Zo organiseer je een openluchtconcert

Begin niet met het boeken van apparatuur, maar met de locatie, vergunningen en het programma. Daarna leg je de publieksstroom, stroomvoorziening, horeca en het weerplan vast. Een openluchtconcert loopt vooral vast wanneer techniek, toiletten, parkeren en artiesteninformatie te laat worden geregeld. Werk terug vanaf de concertdatum en plan een locatiebezoek, leveranciersbevestiging en gezamenlijke briefing ruim vooraf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunningen controleren
2
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
3
Weersverwachting controleren
4
Noodscenario vastleggen
2 personen
5
Artiesten bevestigen
6
Programma definitief maken
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Reserveringen maken
11
Leveranciers bevestigen
12
Inkooplijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Materialen verzamelen
3 personen
15
Artiënteninformatie delen
16
Routebeschrijving versturen
17
Parkeerplan maken
2 personen
18
Terrein indelen
2 personen
19
Publieksstroom bepalen
2 personen
20
Barassortiment bepalen
2 personen
21
Horecaprijzen vaststellen
2 personen
22
Kassasysteem testen
2 personen
23
Contactlijst afdrukken
24
Briefing voorbereiden
25
Terrein afzetten
4 personen
26
Podium opbouwen
5 personen
27
Geluidsapparatuur plaatsen
4 personen
28
Lichtapparatuur plaatsen
3 personen
29
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
30
Tenten opbouwen
4 personen
31
Tafels opstellen
3 personen
32
Stoelen plaatsen
3 personen
33
Bar inrichten
3 personen
34
Kassa inrichten
2 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
37
Toiletten controleren
2 personen
38
Afvalpunten plaatsen
2 personen
39
Hapjes voorbereiden
4 personen
40
Dranken koud zetten
3 personen
41
Koffiepunt inrichten
2 personen
42
Servies klaarzetten
2 personen
43
Vrijwilligers briefen
2 personen

Event

44
Artiesten ontvangen
2 personen
45
Garderobe openen
2 personen
46
Entree bemannen
3 personen
47
Publiek verwijzen
2 personen
48
Parkeerplaats begeleiden
2 personen
49
Programma aankondigen
50
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
51
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
52
Optredens begeleiden
3 personen
53
Artiënten wisselen
4 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken serveren
4 personen
56
Dranken bijvullen
3 personen
57
Koffie en thee schenken
2 personen
58
Afval verzamelen
2 personen
59
Toiletten bijvullen
60
Publieksveiligheid controleren
2 personen
61
Eindtijd aankondigen
62
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

63
Kassa afsluiten
2 personen
64
Overgebleven voorraad tellen
2 personen
65
Bar afbreken
3 personen
66
Tenten afbreken
4 personen
67
Tafels opruimen
3 personen
68
Stoelen opruimen
3 personen
69
Podium afbouwen
5 personen
70
Geluidsapparatuur afbouwen
4 personen
71
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
72
Stroom uitschakelen
2 personen
73
Servies afwassen
3 personen
74
Bar schoonmaken
3 personen
75
Terrein schoonmaken
5 personen
76
Afval afvoeren
3 personen
77
Toiletten schoonmaken
2 personen
78
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
79
Materialen inventariseren
2 personen
80
Materialen verpakken
3 personen
81
Geleende spullen retourneren
2 personen
82
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 150
Barkrukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Kapstokkenaantal 4
Podiumdelenaantal 12
Podiumtrap
Barbladenaantal 3

Apparatuur

Mengtafel
Speakersaantal 4
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DIXI-toilettenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Kassaboxenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 20

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 8
Prikkabelsaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Serveerbladenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 20
Menubordenaantal 4
Pijlbordenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Poetsdoekenaantal 20

Veiligheid

Afzethekkenaantal 20
Markeerlintaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Hesjesaantal 12

Overig

Geldkistjesaantal 2
Polsbandjesaantal 300
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Ducttapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Paraplu'saantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bezoek het terrein minstens 6 weken vooraf en teken podium, publiek, bar, toiletten, parkeerplaatsen en kabelroutes in. Controleer daarbij waar podiumdelen, partytenten en kabelgoten veilig kunnen staan.
Leg het programma en de artiesteninformatie uiterlijk 2 weken vooraf definitief vast. Deel per artiest de aankomsttijd, route, parkeren, soundcheck en contactpersoon; zo voorkom je stiltes en zoekwerk achter de schermen.
Maak het weerplan uiterlijk 48 uur vooraf concreet. Bepaal wie beslist over verplaatsen of afgelasten, waar bezoekers schuilen en hoe je mengtafel, speakers, microfoons en verlichting droog houdt.
Test kassaboxen en pinapparaten vóór de opening en tel per verkooppunt een reserveoplossing mee. Stem barassortiment, horecaprijzen en koeling af voordat de boodschappen worden gedaan.
Plan de terreinbriefing op de dag zelf minstens 2 uur vóór de eerste bezoekers. Loop dan publieksstroom, noodscenario, contactlijst, terreinafzetting, kabels, toiletten en afsluiting gezamenlijk na.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een openluchtconcert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met vergunningen, locatie en artiesten. Plan het locatiebezoek in de eerste 2 weken en maak programma, leveranciers en parkeerplan uiterlijk 2 weken voor het concert definitief.
Hoe maak je een weerplan voor een openluchtconcert?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor aanvang. Leg vooraf één beslismoment vast en bepaal dan of je het programma aanpast, het terrein afsluit of bezoekers naar een beschutte plek leidt.
Wanneer regel je de techniek voor een openluchtconcert?: Bevestig mengtafel, speakers, podiummonitoren, microfoons, stroom en verlichting uiterlijk 3 weken vooraf. Test alle aansluitingen en pinapparaten vóór de briefing op de concertdag.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een openluchtconcert?: Reserveer minimaal 4 tot 6 uur voor podium, tenten, bar, toiletten, kabelgoten en terreinindeling. Voeg extra tijd toe als er een soundcheck is; die moet vóór de publieksopening afgerond zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.