Cómo organizar un concierto al aire libre

Organizar un concierto al aire libre empieza mucho antes de montar el escenario. Primero confirma los permisos, visita el lugar y define qué harás si cambia el tiempo; después cierra artistas, programa, proveedores y recorrido del público. La parte técnica necesita una prueba completa de sonido, iluminación y conexiones eléctricas, no solo una revisión rápida. También tendrás que coordinar aparcamiento, inscripciones, preferencias dietéticas, caja, baños y el cierre del recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Comprobar permisos
2
Realizar una visita al lugar
2 personas
3
Comprobar el pronóstico del tiempo
4
Definir el escenario de emergencia
2 personas
5
Confirmar a los artistas
6
Definir el programa final
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Hacer reservas
11
Confirmar proveedores
12
Revisar la lista de compras
2 personas
13
Hacer la compra
3 personas
14
Reunir los materiales
3 personas
15
Compartir información de los artistas
16
Enviar indicaciones
17
Hacer el plan de aparcamiento
2 personas
18
Distribuir el terreno
2 personas
19
Determinar el flujo del público
2 personas
20
Definir la variedad de bar
2 personas
21
Fijar los precios de hostelería
2 personas
22
Probar el sistema de caja
2 personas
23
Imprimir la lista de contactos
24
Preparar la sesión informativa
25
Cerrar el recinto
4 personas
26
Montar el escenario
5 personas
27
Colocar el equipo de sonido
4 personas
28
Colocar el equipo de iluminación
3 personas
29
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
30
Montar tiendas
4 personas
31
Montar mesas
3 personas
32
Colocar las sillas
3 personas
33
Montar la barra
3 personas
34
Preparar la caja
2 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Colocar la señalización
2 personas
37
Comprobar los baños
2 personas
38
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
39
Preparar aperitivos
4 personas
40
Enfriar las bebidas
3 personas
41
Montar el punto de café
2 personas
42
Preparar la vajilla
2 personas
43
Informar a los voluntarios
2 personas

Evento

44
Recibir a los artistas
2 personas
45
Abrir el guardarropa
2 personas
46
Atender la entrada
3 personas
47
Guiar al público
2 personas
48
Acompañar al parking
2 personas
49
Anunciar el programa
50
Realizar la prueba de sonido
3 personas
51
Realizar la comprobación de luces
2 personas
52
Coordinar las actuaciones
3 personas
53
Cambiar de artistas
4 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Servir las bebidas
4 personas
56
Rellenar las bebidas
3 personas
57
Servir café y té
2 personas
58
Recoger la basura
2 personas
59
Reponer los baños
60
Comprobar la seguridad del público
2 personas
61
Anunciar la hora de finalización
62
Guiar al público hacia la salida
3 personas

Seguimiento

63
Cerrar la caja
2 personas
64
Contar el stock restante
2 personas
65
Desmontar el bar
3 personas
66
Desmontar las tiendas
4 personas
67
Recoger las mesas
3 personas
68
Recoger sillas
3 personas
69
Desmontar el escenario
5 personas
70
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
71
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
72
Cortar la electricidad
2 personas
73
Lavar la vajilla
3 personas
74
Limpiar la barra
3 personas
75
Limpiar el recinto
5 personas
76
Retirar los residuos
3 personas
77
Limpiar los baños
2 personas
78
Recoger objetos perdidos
2 personas
79
Inventariar materiales
2 personas
80
Empaquetar los materiales
3 personas
81
Devolver los objetos prestados
2 personas
82
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 150
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 2
Percheroscant. 4
Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenario
Bandejas de barcant. 3

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
DIXI toiletscant. 4
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cajas de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 20

Iluminación

Barras de luz LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de obracant. 4
Linternascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 200
Cubiertoscant. 200
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 8
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 20
Carteles del menúcant. 4
Carteles direccionalescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Paños de limpiezacant. 20

Seguridad

Vallas de separacióncant. 20
Cinta de señalizacióncant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecoscant. 12

Otros

Cajas de caudalescant. 2
Pulserascant. 300
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 6
Cinta americanacant. 8
Bridascant. 200
Paraguascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Visita el lugar antes de contratar equipos y dibuja la distribución: escenario, público, bar, baños, aparcamiento y salidas. Comprueba especialmente dónde pasarán los cables y si necesitarás canaletas para evitar tropiezos.
Define el plan meteorológico con antelación. Decide cuántas horas antes cancelar, trasladar o proteger el concierto, y reserva carpas de fiesta y lámparas de obra solo cuando encajen con ese plan.
Cierra el programa final y comparte las indicaciones de llegada con artistas y público al menos 48 horas antes. Incluye aparcamiento, horarios, acceso al escenario y un teléfono de contacto.
Haz una prueba técnica completa el mismo día, antes de abrir las puertas: mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, luces y regletas deben funcionar juntos. Deja cables alargadores y repuestos accesibles, no guardados en otro vehículo.
Calcula el servicio del bar por franjas, no solo por asistentes. Ten listas las neveras, vasos reutilizables, copas, cajas y datáfonos antes de la apertura, y prueba cada caja o terminal con suficiente antelación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto al aire libre?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para tramitar permisos, confirmar artistas y reservar proveedores. Durante las dos últimas semanas se cierran el programa, las inscripciones, el aparcamiento y las compras.
¿Qué se hace primero al organizar un concierto al aire libre?: Primero comprueba los permisos y visita el lugar. En esa visita define el escenario de emergencia, las salidas, el recorrido del público, el aparcamiento y la ubicación de baños, bar y equipos.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Hazla el mismo día, como mínimo 3 horas antes de la entrada del público. Prueba todos los micrófonos, monitores, altavoces, conexiones y luces con el programa real o una simulación completa.
¿Qué hacer si llueve durante un concierto al aire libre?: Define el escenario de emergencia antes de enviar las invitaciones y fija un momento concreto para tomar la decisión, por ejemplo 24 horas antes. No esperes a que empiece la lluvia: protege equipos, informa al público y cierra el recinto según el plan.

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