Organiser un concert en plein air : la méthode

Un concert en plein air se prépare dans un ordre précis : sécuriser le lieu, confirmer les artistes, puis régler la technique, l’accueil et la météo. Commence par les autorisations et une visite du site, car elles conditionnent la scène, les branchements, le stationnement et les toilettes. Ensuite, verrouille le programme, les fournisseurs et les inscriptions avant de commander les quantités. Les dernières heures servent surtout à baliser le terrain, tester la caisse et briefer chaque personne sur son rôle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Vérifier les autorisations
2
Effectuer une visite du site
2 personnes
3
Vérifier les prévisions météo
4
Consigner le scénario d'urgence
2 personnes
5
Confirmer les artistes
6
Finaliser le programme
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Faire les réservations
11
Confirmer les fournisseurs
12
Vérifier la liste d’achats
2 personnes
13
Faire les courses
3 personnes
14
Rassembler le matériel
3 personnes
15
Partager les informations sur les artistes
16
Envoyer les indications d'accès
17
Établir le plan de stationnement
2 personnes
18
Aménager le terrain
2 personnes
19
Définir la circulation du public
2 personnes
20
Définir l’assortiment du bar
2 personnes
21
Fixer les prix de restauration
2 personnes
22
Tester le système de caisse
2 personnes
23
Imprimer la liste de contacts
24
Préparer le briefing
25
Balisage du site
4 personnes
26
Monter la scène
5 personnes
27
Installer le matériel sonore
4 personnes
28
Installer l'éclairage
3 personnes
29
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
30
Monter les tentes
4 personnes
31
Installer les tables
3 personnes
32
Installer les chaises
3 personnes
33
Aménager le bar
3 personnes
34
Installer la caisse
2 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Installer la signalisation
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
2 personnes
38
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
39
Préparer les en-cas
4 personnes
40
Mettre les boissons au frais
3 personnes
41
Mettre en place le point café
2 personnes
42
Préparer la vaisselle
2 personnes
43
Briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

44
Accueillir les artistes
2 personnes
45
Ouvrir le vestiaire
2 personnes
46
Tenir l'entrée
3 personnes
47
Orienter le public
2 personnes
48
Encadrer le parking
2 personnes
49
Annoncer le programme
50
Effectuer la vérification du son
3 personnes
51
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes
52
Accompagner les spectacles
3 personnes
53
Alterner les artistes
4 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Servir les boissons
4 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
57
Servir le café et le thé
2 personnes
58
Rassembler les déchets
2 personnes
59
Réapprovisionner les toilettes
60
Vérifier la sécurité du public
2 personnes
61
Annoncer l'heure de fin
62
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

63
Clôturer la caisse
2 personnes
64
Compter le stock restant
2 personnes
65
Démonter le bar
3 personnes
66
Démonter les tentes
4 personnes
67
Dégager les tables
3 personnes
68
Ranger les chaises
3 personnes
69
Démonter la scène
5 personnes
70
Démonter l’équipement sonore
4 personnes
71
Démonter l’éclairage
3 personnes
72
Couper l’électricité
2 personnes
73
Faire la vaisselle
3 personnes
74
Nettoyer le bar
3 personnes
75
Nettoyer le site
5 personnes
76
Évacuer les déchets
3 personnes
77
Nettoyer les toilettes
2 personnes
78
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
79
Inventorier le matériel
2 personnes
80
Emballer le matériel
3 personnes
81
Rendre les articles empruntés
2 personnes
82
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 150
Tabourets de barqté 12
Portantsqté 2
Porte-manteauxqté 4
Éléments de podiumqté 12
Escalier de podium
Sous-mains de barqté 3

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Toilettes DIXIqté 4
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 20

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 8
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 20
Panneaux de menuqté 4
Panneaux indicateursqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Giletsqté 12

Autre

Caisses à monnaieqté 2
Braceletsqté 300
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200
Parapluiesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fais la visite du site au moins 4 semaines avant le concert. Mesure les accès, repère les prises électriques et décide où placer la scène, les tentes, les toilettes DIXI et les files du public.
Confirme les artistes et le programme avant d’envoyer les invitations. Envoie ensuite les indications d’accès et le plan de stationnement au moins 7 jours avant, avec une heure d’arrivée précise pour chaque artiste.
Prépare un plan météo à deux niveaux : une solution pour la pluie et une autre pour le vent ou la chaleur. Consulte les prévisions à J-3, puis de nouveau le matin du concert, et note qui prend la décision d’adapter ou d’arrêter l’événement.
Teste toute la chaîne technique avant l’ouverture : table de mixage, haut-parleurs, moniteurs, microphones, rallonges et multiprises. Prévois au moins 60 minutes de balance et protège les câbles avec des goulottes dans les zones de passage.
Calcule séparément le stock du bar, les gobelets réutilisables et les moyens d’encaissement. Teste chaque caisse et terminal de paiement avant l’arrivée du public, puis imprime une liste de contacts et distribue un briefing court à toute l’équipe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert en plein air ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour un concert avec artistes, fournisseurs et autorisations. Garde les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, la météo, les accès et le matériel.
Quand faut-il vérifier les autorisations pour un concert en plein air ?: Commence les demandes au moins 8 semaines avant la date prévue. Certaines réponses conditionnent le stationnement, les horaires, le niveau sonore et l’installation de la scène.
Combien de temps avant faut-il installer la scène et le son ?: Bloque au moins 4 heures avant l’ouverture pour installer la scène, les haut-parleurs, les moniteurs et l’éclairage. Réserve ensuite 60 minutes à la balance et à un test complet des microphones.
Que faire s’il pleut pendant un concert en plein air ?: Décide à l’avance qui surveille les prévisions et selon quels critères l’événement est adapté ou interrompu. Vérifie les prévisions à J-3 puis le matin même, et garde une solution couverte ainsi qu’un plan d’urgence écrit.

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