Open-Air-Konzert organisieren: die richtige Reihenfolge

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Prüfe Genehmigungen und Lärmvorgaben mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. Beim Ortstermin legst du außerdem Stromwege, Toilettenstandorte, Absperrungen und die Zufahrt für Lieferanten fest.
• Lege spätestens 14 Tage vorher einen Regen- und Notfallplan fest. Bestimme konkret, wer bei Gewitter, Starkregen oder einem medizinischen Notfall entscheidet und wie Besucher informiert werden.
• Plane den Besucherfluss vom Parkplatz bis zum Geländeausgang. Ein Parkplan, klarer Einlass und getrennte Wege für Lieferanten verhindern Staus; drucke die Kontaktliste für das Team mindestens einmal aus.
• Teste Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone und Kabel vor dem Veranstaltungstag. Für Kabel, Licht und Strom solltest du Aufbauzeit einplanen, statt Verlängerungskabel und Kabelkanäle erst kurz vor dem Soundcheck zu suchen.
• Bestätige Catering und Barangebot etwa 7 Tage vorher und erfasse Ernährungswünsche bis zu einem festen Stichtag. Teste Kassenboxen und Kartenlesegeräte vor dem Einlass und stelle Getränke, Kühlung sowie Mehrwegbecher rechtzeitig bereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss ich ein Open-Air-Konzert organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Genehmigungen, Ortstermin und Künstlerbestätigung. Die Detailplanung für Gelände, Catering, Technik und Helfer sollte spätestens 14 Tage vor dem Termin stehen.

Was braucht man für ein Open-Air-Konzert?

Neben Bühne und Sitzgelegenheiten brauchst du unter anderem Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone, Stromzubehör, Beleuchtung, Toiletten, Kühlung und Kassensysteme. Die genaue Menge hängt von Besucherzahl, Programm und Gelände ab.

Wann soll ich den Wetterplan für ein Open-Air-Konzert machen?

Lege das Notfallszenario bereits 2 bis 4 Wochen vorher fest und prüfe die Wettervorhersage ab 7 Tagen vor dem Konzert täglich. Definiere außerdem eine klare Entscheidungsschwelle für Absage, Unterbrechung oder Verlegung.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Open-Air-Konzerts?

Plane mindestens einen vollen Aufbautag ein, bei größerer Technik oder mehreren Lieferanten besser 24 bis 36 Stunden. Der Soundcheck sollte mehrere Stunden vor dem Einlass abgeschlossen sein, damit Fehler noch behoben werden können.

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