Zo organiseer je een openlucht kerstmarkt

Begin met de datum, openingstijden en locatie voordat je standhouders of bezoekers uitnodigt. Deel het terrein daarna logisch in: marktkramen, partytenten, eet- en drinkpunten, zitplekken, stroompunten en looproutes. Regel standhouders en materiaal vroeg, want vooral kramen, tenten en elektriciteit zijn lastig op het laatste moment te vervangen. Werk vervolgens de bezoekerscommunicatie, vrijwilligersindeling en catering uit. Controleer in de laatste week het weer en leg een alternatief plan klaar voor wind, regen of kou.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en terreinindeling bepalen
2 personen
3
Kerstmarkt aankondigen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen voor bezoekers verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Standhouders benaderen
2 personen
8
Standhouders registreren
2 personen
9
Standplaatsen toewijzen
2 personen
10
Standhouders informeren
2 personen
11
Reserveringen voor materiaal maken
12
Elektriciteitsvoorziening controleren
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Alternatief weerplan klaarzetten
2 personen
15
Plattegrond afdrukken
16
Route- en parkeerborden maken
2 personen
17
Naamkaartjes voor medewerkers maken
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Medewerkersinstructies afdrukken
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
23
Koelproducten gekoeld opslaan
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Soep voorbereiden
2 personen
26
Kerstkoekjes verpakken
2 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Kassa's voorbereiden
2 personen
29
Wisselgeld klaarleggen
30
Materialen naar locatie brengen
4 personen
31
Terrein vrijmaken
4 personen
32
Stroompunten uitzetten
2 personen
33
Partytenten opbouwen
6 personen
34
Marktkramen opbouwen
6 personen
35
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
36
Afvalbakken plaatsen
2 personen
37
Verlichting ophangen
4 personen
38
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
39
Versiering ophangen
4 personen
40
Kerstboom plaatsen
3 personen
41
Wegwijzers plaatsen
2 personen
42
Brandblussers plaatsen
2 personen
43
EHBO-koffer klaarzetten
44
Cateringbuffet inrichten
4 personen
45
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
46
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
47
Warme chocolademelk bereiden
2 personen
48
Soep op temperatuur brengen
2 personen
49
Hapjes uitstallen
3 personen
50
Standhouders ontvangen
3 personen
51
Standhouders naar plaatsen begeleiden
3 personen
52
Marktkramen controleren
2 personen
53
Kassa's en pinapparaten testen
2 personen
54
Terreinveiligheid controleren
2 personen

Event

55
Entree bemannen
2 personen
56
Bezoekers verwelkomen
2 personen
57
Plattegronden uitdelen
58
Catering bemannen
4 personen
59
Koffie en thee serveren
2 personen
60
Warme chocolademelk serveren
2 personen
61
Soep serveren
2 personen
62
Hapjes serveren
2 personen
63
Dranken bijvullen
2 personen
64
Servies verzamelen
2 personen
65
Afvalbakken legen
2 personen
66
Terrein schoon en veilig houden
2 personen
67
Verlichting controleren
68
Standhouders ondersteunen
2 personen
69
Laatste bezoekers informeren
2 personen
70
Kassa's afsluiten
2 personen
71
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

72
Eten en drinken koelen
2 personen
73
Servies afwassen
3 personen
74
Catering opruimen
4 personen
75
Versiering verwijderen
4 personen
76
Verlichting demonteren
4 personen
77
Partytenten afbreken
6 personen
78
Marktkramen afbreken
6 personen
79
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
80
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
81
Terrein schoonmaken
4 personen
82
Materialen terugbrengen
4 personen
83
Geleende spullen retourneren
2 personen
84
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
85
Gevonden voorwerpen registreren
86
Terrein opleveringsklaar maken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 8
Tafelrokkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 6
Opbergkrattenaantal 20

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Batterijlantaarnsaantal 10
Reservebatterijenaantal 40

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerstfigurenaantal 10
Kerstmutsenaantal 30
Tafeldecoratieaantal 12
Kerstservettenaantal 300

Apparatuur

Warmhoudbakkenaantal 4
Soepketelsaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Verlenghaspelsaantal 8
Verdeelstekkersaantal 12
Buitenspeakersaantal 2
Microfoon
Pinapparatenaantal 3
Kassa'saantal 3
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Soepkommenaantal 100
Bordenaantal 150
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Jerrycansaantal 6
Koelcontainersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalknijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
EHBO-koffers
Waarschuwingspionnenaantal 12
Kabelmattenaantal 20
Werkhandschoenenaantal 12

Inrichting

Afzethekkenaantal 12
Pionlintaantal 4
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Prijskaartjesaantal 100
Klembordenaantal 6
Stiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Touwrollenaantal 4
Ballastgewichtenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de terreinindeling op schaal en houd looproutes vrij van verlenghaspels, tafels en opbergkratten. Zet marktkramen en partytenten zo neer dat bezoekers elkaar niet blokkeren en medewerkers achter de kramen kunnen werken.
Plan elektriciteit per zone voordat je apparatuur reserveert. Tel koffiezetapparaten, waterkokers, soepketels, warmhoudbakken en verlichting bij elkaar op en leg per aansluiting een verlenghaspel, verdeelstekker en reserveoplossing vast.
Vraag standhouders uiterlijk twee weken vooraf om hun definitieve gegevens, materiaalbehoefte en eventuele dieet- of allergie-informatie. Gebruik die gegevens voor de standplaatsverdeling, plattegrond en medewerkersinstructies.
Bereid soep en hapjes niet pas op de marktdag voor. Zet houdbare voorraad eerder klaar, bewaar koelproducten gekoeld en plan een vast moment waarop warmhoudbakken en soepketels worden gevuld.
Maak een weerplan dat ook praktisch uitvoerbaar is: bepaal vooraf welke onderdelen onder partytenten kunnen, waar bezoekers schuilen en wie de weersverwachting controleert. Leg daarnaast bewegwijzering, batterijlantaarns en reservebatterijen klaar voor een donkere of natte opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een openlucht kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Reserveer materiaal en controleer de elektriciteitsvoorziening uiterlijk 4 weken voor de markt, zodat je nog alternatieven kunt regelen.
Hoe deel je een openlucht kerstmarkt in?: Maak eerst zones voor standhouders, eten en drinken, zitplekken, opslag en medewerkers. Houd doorgaande looproutes minimaal 1,5 meter breed en teken stroompunten, tenten, kramen en parkeer- of routeborden op één plattegrond.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een kerstmarkt?: Werk met het verwachte bezoekersaantal en reserveer voor warme dranken ongeveer 2 tot 3 consumpties per bezoeker. Bereid soep en hapjes in porties voor, maar houd extra warme drank en servetten achter de hand voor piekmomenten.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een openlucht kerstmarkt?: Neem 48 uur vooraf een definitieve weerbeslissing en controleer de verwachting opnieuw op de ochtend zelf. Gebruik partytenten alleen als ze veilig kunnen worden verankerd en bepaal vooraf wanneer je het programma verplaatst, inkort of afgelast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.