Cómo organizar un mercado navideño al aire libre

Organizar un mercado navideño al aire libre exige coordinar puestos, visitantes, electricidad, comida caliente y cambios de tiempo. Empieza por fijar la fecha, el horario y la distribución del recinto; después confirma expositores, material y necesidades eléctricas. La semana del evento, cierra las inscripciones, prepara el plano, asigna voluntarios y comprueba el pronóstico. El día anterior, deja listas las provisiones, la señalización y un plan claro para la lluvia.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Definir la ubicación y la distribución del recinto
2 personas
3
Anunciar el mercado de Navidad
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Procesar las inscripciones de visitantes
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Contactar con los expositores
2 personas
8
Registrar a los expositores
2 personas
9
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
10
Informar a los responsables de los stands
2 personas
11
Hacer reservas de material
12
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
13
Comprobar el pronóstico del tiempo
14
Tener listo un plan alternativo por lluvia
2 personas
15
Imprimir el plano
16
Crear señales de ruta y aparcamiento
2 personas
17
Hacer acreditaciones para el personal
18
Asignar voluntarios
2 personas
19
Imprimir las instrucciones para el personal
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
23
Almacenar en frío los productos refrigerados
2 personas
24
Preparar aperitivos
4 personas
25
Preparar sopa
2 personas
26
Empaquetar las galletas de Navidad
2 personas
27
Enfriar las bebidas
2 personas
28
Preparar las cajas registradoras
2 personas
29
Preparar el cambio
30
Llevar materiales al lugar
4 personas
31
Despejar el recinto
4 personas
32
Marcar los puntos de electricidad
2 personas
33
Montar las carpas
6 personas
34
Montar los puestos del mercado
6 personas
35
Colocar mesas y sillas
4 personas
36
Colocar cubos de basura
2 personas
37
Colgar la iluminación
4 personas
38
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
39
Colgar la decoración
4 personas
40
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
41
Colocar señalizadores
2 personas
42
Colocar extintores
2 personas
43
Preparar el botiquín de primeros auxilios
44
Montar el buffet de catering
4 personas
45
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
46
Preparar café y té
2 personas
47
Preparar chocolate caliente
2 personas
48
Calentar la sopa
2 personas
49
Montar aperitivos
3 personas
50
Recibir a los expositores
3 personas
51
Guiar a los expositores a sus puestos
3 personas
52
Revisar los puestos del mercado
2 personas
53
Probar las cajas registradoras y los terminales de pago
2 personas
54
Revisar la seguridad del recinto
2 personas

Evento

55
Atender la entrada
2 personas
56
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
57
Repartir planos
58
Atender el catering
4 personas
59
Servir café y té
2 personas
60
Servir chocolate caliente
2 personas
61
Servir sopa
2 personas
62
Servir aperitivos
2 personas
63
Rellenar las bebidas
2 personas
64
Recoger la vajilla
2 personas
65
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
66
Mantener el recinto limpio y seguro
2 personas
67
Comprobar la iluminación
68
Apoyar a los expositores
2 personas
69
Informar a los últimos visitantes
2 personas
70
Cerrar las cajas
2 personas
71
Registrar la salida de los expositores
2 personas

Seguimiento

72
Enfriar comida y bebida
2 personas
73
Lavar la vajilla
3 personas
74
Recoger el catering
4 personas
75
Retirar la decoración
4 personas
76
Desmontar la iluminación
4 personas
77
Desmontar las carpas
6 personas
78
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
79
Recoger mesas y sillas
4 personas
80
Recoger y separar la basura
4 personas
81
Limpiar el recinto
4 personas
82
Devolver los materiales
4 personas
83
Devolver los objetos prestados
2 personas
84
Guardar el stock restante
2 personas
85
Registrar objetos perdidos
86
Dejar el recinto listo para la entrega
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 60
Mesas altascant. 8
Faldones para mesascant. 12
Percheroscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 20
Linternas a pilascant. 10
Baterías de repuestocant. 40

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Figuras navideñascant. 10
Gorros de Navidadcant. 30
Decoración de mesacant. 12
Servilletas navideñascant. 300

Equipo

Bandejas para mantener calientecant. 4
Ollas para sopacant. 2
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 12
Altavoces para exteriorescant. 2
Micrófono
Datáfonoscant. 3
Cajas registradorascant. 3
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Tazones para sopacant. 100
Platoscant. 150
Cuchilloscant. 150
Tenedorescant. 150
Cucharascant. 150
Cucharonescant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocina y de servircant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Bidonescant. 6
Contenedores frigoríficoscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12

Seguridad

Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilios
Conos de advertenciacant. 12
Alfombrillas para cablescant. 20
Guantes de trabajocant. 12

Montaje

Vallas de separacióncant. 12
Cinta de delimitarcant. 4
Paneles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Etiquetas de preciocant. 100
Portapapelescant. 6
Rotuladorescant. 12
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Rollos de cuerdacant. 4
Pesos de lastrecant. 24

Catering

Compras

Consejos

Define el recinto por zonas antes de asignar puestos: reserva espacio para carpas, mesas, circulación, comida y una salida despejada. Imprime el plano y entrega a cada expositor su ubicación con antelación.
Contacta con los expositores varias semanas antes y registra qué necesita cada uno. Confirma por escrito el espacio, la hora de montaje y cualquier requisito eléctrico para no improvisar el mismo día.
Calcula la electricidad puesto por puesto y comprueba la instalación antes de abrir. Usa enrollacables y regletas adecuados, mantén los cables fuera de las zonas de paso y prepara baterías de repuesto para la iluminación.
Para un mercado de varias horas, prepara bebidas calientes y sopa en tandas, no todo de una vez. Guarda los productos refrigerados en neveras portátiles y deja listas las provisiones no perecederas el día anterior.
No esperes al día del evento para decidir qué ocurre si llueve. Comprueba el pronóstico con 48 horas de antelación, define qué zonas se cubren o trasladan y comunica el procedimiento a expositores, voluntarios y visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño al aire libre?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar material y contactar con expositores. Durante las dos últimas semanas, confirma inscripciones, distribución, electricidad, voluntarios y señalización.
¿Cuánta comida y bebida necesito para un mercado navideño?: Calcula las raciones según las inscripciones y añade un margen del 10 al 15 % para imprevistos. Para el primer tramo del evento, prevé aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona y prepara la sopa en tandas para conservarla caliente.
¿Cuándo debo comprobar el tiempo para un mercado al aire libre?: Haz una primera revisión 72 horas antes y una comprobación definitiva 24 horas antes. El plan alternativo por lluvia debe estar decidido y comunicado como mínimo el día anterior.
¿Cómo organizo la electricidad de un mercado navideño?: Haz una lista de equipos eléctricos por puesto al menos una semana antes y comprueba el suministro antes del montaje. Separa iluminación, máquinas de café y otros aparatos, protege los cables y ten baterías de repuesto disponibles.

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