Weihnachtsmarkt im Freien organisieren

Ein Weihnachtsmarkt im Freien steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Kläre zuerst Datum, Öffnungszeiten und die Aufteilung des Geländes, bevor du Standbetreiber oder Helfer einteilst. Danach folgen Anmeldungen, Standplätze, Strom, Beschilderung und die Verpflegung. Plane außerdem früh einen Wetterplan: Kälte, Regen und Wind betreffen nicht nur Besucher, sondern auch Zelte, Beleuchtung und warme Speisen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Location und Geländeaufteilung festlegen
2 Personen
3
Weihnachtsmarkt ankündigen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen von Besuchern bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
8
Standbetreiber registrieren
2 Personen
9
Standplätze zuweisen
2 Personen
10
Standbetreiber informieren
2 Personen
11
Materialreservierungen vornehmen
12
Stromversorgung kontrollieren
2 Personen
13
Wettervorhersage prüfen
14
Alternativen Wetterplan bereithalten
2 Personen
15
Lageplan drucken
16
Route- und Parkschilder erstellen
2 Personen
17
Namensschilder für Mitarbeitende erstellen
18
Freiwillige einteilen
2 Personen
19
Mitarbeiteranweisungen drucken
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
23
Kühlprodukte gekühlt lagern
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
4 Personen
25
Suppe vorbereiten
2 Personen
26
Weihnachtsplätzchen verpacken
2 Personen
27
Getränke kalt stellen
2 Personen
28
Kassen vorbereiten
2 Personen
29
Wechselgeld bereitlegen
30
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
31
Gelände freimachen
4 Personen
32
Stromanschlüsse markieren
2 Personen
33
Partyzelte aufbauen
6 Personen
34
Marktstände aufbauen
6 Personen
35
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
36
Mülleimer aufstellen
2 Personen
37
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
38
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
39
Dekoration aufhängen
4 Personen
40
Weihnachtsbaum aufstellen
3 Personen
41
Wegweiser aufstellen
2 Personen
42
Feuerlöscher aufstellen
2 Personen
43
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
44
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
45
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
46
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
47
Heiße Schokolade zubereiten
2 Personen
48
Suppe auf Temperatur bringen
2 Personen
49
Snacks auslegen
3 Personen
50
Aussteller empfangen
3 Personen
51
Standbetreiber zu ihren Plätzen begleiten
3 Personen
52
Marktstände kontrollieren
2 Personen
53
Kassen und Kartenterminals testen
2 Personen
54
Geländesicherheit überprüfen
2 Personen

Event

55
Eingang besetzen
2 Personen
56
Besucher begrüßen
2 Personen
57
Pläne verteilen
58
Catering besetzen
4 Personen
59
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
60
Heiße Schokolade servieren
2 Personen
61
Suppe servieren
2 Personen
62
Snacks servieren
2 Personen
63
Getränke nachfüllen
2 Personen
64
Geschirr sammeln
2 Personen
65
Mülleimer leeren
2 Personen
66
Gelände sauber und sicher halten
2 Personen
67
Beleuchtung kontrollieren
68
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
69
Letzte Besucher informieren
2 Personen
70
Kassen abschließen
2 Personen
71
Standbetreiber auschecken
2 Personen

Nachbereitung

72
Essen und Getränke kühlen
2 Personen
73
Geschirr abwaschen
3 Personen
74
Catering aufräumen
4 Personen
75
Dekoration entfernen
4 Personen
76
Beleuchtung abbauen
4 Personen
77
Partyzelte abbauen
6 Personen
78
Marktstände abbauen
6 Personen
79
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
80
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
81
Gelände reinigen
4 Personen
82
Materialien zurückbringen
4 Personen
83
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
84
Restbestand einlagern
2 Personen
85
Fundgegenstände registrieren
86
Gelände abnahmebereit machen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 60
StehtischeAnz. 8
TischröckeAnz. 12
KleiderständerAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 20
BatterielaternenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 40

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtsfigurenAnz. 10
WeihnachtsmützenAnz. 30
TischdekorationAnz. 12
WeihnachtsserviettenAnz. 300

Ausstattung

WarmhaltebehälterAnz. 4
SuppenkesselAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
SteckdosenleistenAnz. 12
AußenlautsprecherAnz. 2
Mikrofon
KartenlesegeräteAnz. 3
KassenAnz. 3
PowerbanksAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12
PreisschilderAnz. 100
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 12
KlebebandrollenAnz. 8
SeilrollenAnz. 4
BallastgewichteAnz. 24

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 150
SuppenschalenAnz. 100
TellerAnz. 150
MesserAnz. 150
GabelnAnz. 150
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und ServiermesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
KanisterAnz. 6
KühlcontainerAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallzangenAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-Koffer
WarnkegelAnz. 12
KabelmattenAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Öffnungszeiten fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane für Aufbau, Einlass und Abbau jeweils ein eigenes Zeitfenster von mindestens 60 Minuten ein.
Teile das Gelände erst auf, wenn du die Zahl der Standbetreiber kennst. Reserviere Wege, einen klar erkennbaren Eingang sowie Stellflächen für Zelte, Marktstände, Tische und Stehtische.
Prüfe die Stromversorgung mindestens 7 Tage vorher. Zähle alle Geräte mit Strombedarf zusammen und halte Verlängerungskabel, Steckdosenleisten sowie Ersatzbatterien für die Beleuchtung bereit.
Gib Helfern schriftliche Anweisungen statt nur mündlicher Absprachen. Weise jeder Schicht eine konkrete Aufgabe zu und erstelle Namensschilder, damit Besucher am Markt schnell Ansprechpartner finden.
Bereite haltbare Vorräte früher vor und lagere Kühlprodukte erst kurz vor dem Markt gekühlt ein. Suppe, Kaffee und andere warme Angebote brauchen Warmhaltebehälter, Suppenkessel, Kaffeemaschinen oder Wasserkocher und sollten nicht erst während des Einlasses organisiert werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt im Freien organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Geländeaufteilung und der Suche nach Standbetreibern. Strom, Helfer, Beschilderung und Material sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin feststehen.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt im Freien?: Plane pro gleichzeitig besetztem Bereich mindestens eine verantwortliche Person ein und zusätzlich 2 bis 4 Helfer für Einlass, Nachschub und spontane Probleme. Bei wechselnden Schichten brauchst du für jede Schicht eine eigene Einteilung.
Wann sollte man den Wetterplan für einen Weihnachtsmarkt prüfen?: Erstelle den Alternativplan spätestens 7 Tage vor dem Markt und prüfe die Wettervorhersage erneut 48 und 24 Stunden vorher. Lege dabei fest, wann Zelte, Außenlautsprecher oder empfindliche Dekoration gesichert oder entfernt werden.
Wie viel Essen und Trinken braucht man für einen Weihnachtsmarkt?: Plane die Mengen nach den bestätigten Anmeldungen und rechne bei warmen Getränken mit etwa 2 bis 3 Portionen pro Besucher. Kaufe haltbare Vorräte früher ein, während Kühlprodukte erst kurz vor dem Termin gekühlt gelagert werden sollten.

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