Organiser un marché de Noël en plein air, étape par étape

Un marché de Noël en plein air se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme une fête. Commencez par fixer la date, les horaires et le plan du terrain avant de contacter les exposants. Prévoyez ensuite les inscriptions, les emplacements, l’électricité, l’éclairage et une solution de repli en cas de mauvais temps. La restauration demande aussi une organisation précise : produits frais au froid, soupe maintenue au chaud et boissons chaudes disponibles dès l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Déterminer le site et l’agencement du terrain
2 personnes
3
Annoncer le marché de Noël
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Contacter les exposants
2 personnes
8
Enregistrer les exposants
2 personnes
9
Attribuer les emplacements
2 personnes
10
Informer les exposants
2 personnes
11
Faire les réservations pour le matériel
12
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
13
Vérifier les prévisions météo
14
Préparer un plan météo de secours
2 personnes
15
Imprimer le plan
16
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
2 personnes
17
Créer des badges nominatifs pour le personnel
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Imprimer les consignes pour le personnel
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
23
Stocker les produits frais au froid
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Préparer la soupe
2 personnes
26
Emballer les biscuits de Noël
2 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Préparer les caisses
2 personnes
29
Préparer la monnaie
30
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
31
Dégager le site
4 personnes
32
Couper les points d’alimentation électrique
2 personnes
33
Monter les tentes de réception
6 personnes
34
Monter les stands de marché
6 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Installer les poubelles
2 personnes
37
Installer l'éclairage
4 personnes
38
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
39
Suspendre la décoration
4 personnes
40
Installer le sapin de Noël
3 personnes
41
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
42
Placer les extincteurs
2 personnes
43
Préparer la trousse de premiers secours
44
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
45
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
46
Préparer le café et le thé
2 personnes
47
Préparer du chocolat chaud
2 personnes
48
Réchauffer la soupe
2 personnes
49
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
50
Accueillir les exposants
3 personnes
51
Guider les exposants vers leurs emplacements
3 personnes
52
Vérifier les stands du marché
2 personnes
53
Tester les caisses et les terminaux de paiement
2 personnes
54
Vérifier la sécurité du site
2 personnes

Événement

55
Tenir l'entrée
2 personnes
56
Accueillir les visiteurs
2 personnes
57
Distribuer les plans
58
Assurer le service traiteur
4 personnes
59
Servir le café et le thé
2 personnes
60
Servir du chocolat chaud
2 personnes
61
Servir la soupe
2 personnes
62
Servir des amuse-bouches
2 personnes
63
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
64
Rassembler la vaisselle
2 personnes
65
Vider les poubelles
2 personnes
66
Maintenir le site propre et sûr
2 personnes
67
Vérifier l'éclairage
68
Soutenir les exposants
2 personnes
69
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
70
Fermer les caisses
2 personnes
71
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

72
Refroidir la nourriture et les boissons
2 personnes
73
Faire la vaisselle
3 personnes
74
Ranger le service traiteur
4 personnes
75
Retirer la décoration
4 personnes
76
Démonter l’éclairage
4 personnes
77
Démonter les tentes de fête
6 personnes
78
Démonter les stands du marché
6 personnes
79
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
80
Collecter et trier les déchets
4 personnes
81
Nettoyer le site
4 personnes
82
Rapporter le matériel
4 personnes
83
Rendre les articles empruntés
2 personnes
84
Ranger le stock restant
2 personnes
85
Enregistrer les objets trouvés
86
Préparer le site pour la remise
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 8
Jupes de tableqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Caisses de rangementqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lampes à pilesqté 10
Piles de rechangeqté 40

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Personnages de Noëlqté 10
Bonnets de Noëlqté 30
Décoration de tableqté 12
Serviettes de Noëlqté 300

Équipement

Bacs de maintien au chaudqté 4
Marmites à soupeqté 2
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Haut-parleurs d’extérieurqté 2
Microphone
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 3
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Bol à soupeqté 100
Assiettesqté 150
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Jerricansqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12

Sécurité

Extincteursqté 4
Trousses de premiers secours
Cônes de signalisationqté 12
Passe-câblesqté 20
Gants de travailqté 12

Aménagement

Barrières de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 4
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Étiquettes de prixqté 100
Presse-papiersqté 6
Marqueursqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Rouleaux de cordeqté 4
Poids de ballastqté 24

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, les horaires d’ouverture et le plan du terrain avant de lancer les invitations. Gardez des allées d’au moins 1,50 m et réservez une zone clairement identifiée pour chaque stand.
Contactez les exposants au moins 6 à 8 semaines avant le marché. Demandez dès l’inscription leurs besoins en électricité, leur mobilier et leurs contraintes alimentaires afin d’éviter les changements de dernière minute.
Testez l’alimentation électrique avant l’installation. Répartissez les rallonges et multiprises par zone, gardez des lampes à piles et des piles de rechange, et ne comptez pas uniquement sur les guirlandes lumineuses.
Préparez le plan météo de secours au moins 7 jours avant l’événement, puis vérifiez les prévisions à J-3 et le matin même. Indiquez à l’avance qui décide d’un déplacement, d’une annulation ou d’une modification des horaires.
Organisez la restauration par créneaux : stockez les produits frais au froid, préparez les en-cas avant l’ouverture et mettez la soupe en maintien au chaud environ 30 minutes avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi des thermos pour limiter les files aux machines à café et aux bouilloires.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël en plein air ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les exposants, les réservations de tentes et de stands, l’électricité et les autorisations prennent souvent plus de temps que prévu.
Quand contacter les exposants pour un marché de Noël ?: Lancez les premiers contacts 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions environ 3 semaines avant afin d’attribuer les emplacements et d’imprimer le plan.
Comment prévoir l’électricité pour un marché de Noël extérieur ?: Faites l’inventaire des équipements électriques au moins 3 semaines avant, puis testez l’installation avant le montage. Prévoyez des rallonges, des multiprises adaptées et un éclairage autonome sur chaque zone.
Que faire s’il pleut le jour du marché de Noël ?: Décidez du plan de secours au plus tard 7 jours avant et vérifiez la météo à J-3 puis le matin même. Prévoyez des tentes, un emplacement de repli et une personne chargée d’informer les exposants et les visiteurs.

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