Een openingsconcert organiseren: zo pak je het aan

Begin met het programma, de datum en de artiesten, en leg afspraken direct contractueel vast. Reserveer daarna de locatie en werk vergunningen, publieksruimte, geluid en licht uit voordat je kaartverkoop opent. Verzamel tijdig artiesteninformatie, dieetwensen en vrijwilligersgegevens, zodat techniek, ontvangst en catering op elkaar aansluiten. In de laatste week draait alles om bevestigen, klaarzetten en controleren: van kabelgoten en naambadges tot koude dranken en bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Artiesten bevestigen
2 personen
3
Contracten controleren
2 personen
4
Locatie en publieksruimte reserveren
5
Vergunningen en meldingen regelen
6
Geluidsplan opstellen
2 personen
7
Lichtplan opstellen
2 personen
8
Promotietekst schrijven
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Online kaartverkoop openen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Catering bestellen
14
Techniek bevestigen
2 personen
15
Artiesteninformatie verzamelen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Programma naar team sturen
18
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
19
Naambadges maken
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
24
Locatie controleren
2 personen
25
Podium en publieksruimte afzetten
3 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
28
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
29
Stroompunten veilig aansluiten
2 personen
30
Podium decoreren
2 personen
31
Bewegwijzering ophangen
2 personen
32
Entreebalie inrichten
2 personen
33
Cateringbuffet inrichten
3 personen
34
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
35
Toiletten controleren
36
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
37
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
38
Artiesten ontvangen
2 personen
39
Optredens doornemen
3 personen
40
Entreepersoneel instrueren
2 personen

Event

41
Publiek ontvangen
4 personen
42
Kaarten controleren
3 personen
43
Garderobe beheren
2 personen
44
Openingswoord verzorgen
45
Optreden eerste act begeleiden
3 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
49
Artiesten begeleiden
2 personen
50
Pauzeprogramma aankondigen
51
Optreden tweede act begeleiden
3 personen
52
Buffet aanvullen
2 personen
53
Publieksvragen afhandelen
54
Optreden hoofdact begeleiden
3 personen
55
Slotwoord verzorgen
56
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
57
Garderobe afronden
2 personen

Nazorg

58
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
59
Lichtinstallatie afbouwen
2 personen
60
Catering opruimen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Servies afwassen
2 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Materialen controleren
2 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven catering opslaan
2 personen
68
Restafval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Statafelsaantal 8
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 120
Kleedkamerstoelenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Entreebalie

Apparatuur

Mengtafel
PA-speakersaantal 2
Monitor-speakersaantal 2
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Jack-kabelsaantal 8
Multistekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Kabelgotenaantal 12

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 12
Lichtstatievenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 12
Scharenaantal 3

Decoratie

Podiumachterdoek
Vlaggenlijnaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Naambadgesaantal 30
Badgehoudersaantal 30
Pijlbordenaantal 12
Programmafoldersaantal 150
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek niet pas op de concertdag. Bevestig mengtafel, PA-speakers, monitors, microfoons, DI-boxen en kabels uiterlijk één week vooraf en laat het geluidsplan door de technicus controleren.
Open de kaartverkoop pas nadat capaciteit, entreebalie en publieksindeling zijn vastgesteld. Verwerk aanmeldingen dagelijks en sluit de verkoop uiterlijk 24 uur voor het concert als je bezoekerslijsten en catering daarop baseert.
Maak één artiestenoverzicht met aankomsttijd, contactgegevens, technische wensen en kleedkamerbehoeften. Stuur het programma en deze informatie uiterlijk drie dagen vooraf naar het hele team.
Controleer de publieksruimte op de dag zelf minstens vier uur voor aanvang. Zet podiumdelen, podiumtrap, stoelen, statafels en kabelgoten neer voordat bezoekers of catering binnenkomen.
Zet houdbare catering eerder klaar, maar koel dranken pas op tijd zodat ze bij opening koud zijn. Tel herbruikbare drinkglazen, wijnglazen, koffiekopjes en bestek vooraf en leg een reserve klaar voor piekmomenten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een openingsconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Artiesten, locatie, vergunningen en contracten vragen de meeste doorlooptijd; plan techniek en catering uiterlijk 2 weken voor de concertdatum vast.
Wanneer regel je een vergunning voor een openingsconcert?: Controleer dit direct na het vastleggen van datum en locatie, minimaal 8 weken vooraf. Dien een benodigde aanvraag of melding in voordat je kaartverkoop opent, omdat voorwaarden voor geluid, publiek en openingstijden je plan kunnen wijzigen.
Hoeveel drank heb je nodig bij een openingsconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Tel daar extra water bij op en stem de bestelling af op de verwachte bezoekersaantallen en de duur van het programma.
Wanneer test je geluid en licht voor een openingsconcert?: Plan de volledige opbouw en soundcheck minstens 3 uur voor aanvang; reserveer 30 tot 60 minuten voor de soundcheck zelf. Controleer ook microfoons, monitor-speakers, lichtstatieven, LED-podiumlampen en alle kabelverbindingen voordat publiek binnenkomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.