So organisierst du ein Eröffnungskonzert
Bei einem Eröffnungskonzert greifen Programm, Künstlerbetreuung, Technik und Einlass eng ineinander. Beginne deshalb mit Datum, Programm und Veranstaltungsort, bevor du Werbung oder Ticketverkauf startest. Danach folgen Verträge, Genehmigungen, Ton- und Lichtplanung sowie die Abstimmung mit Künstlern und Team. Kurz vor dem Termin entscheidet eine genaue Ortskontrolle, ob Bühne, Publikumsbereich, Kabel und Beschilderung wirklich einsatzbereit sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Künstler bestätigen
2 Personen
- 3
Verträge prüfen
2 Personen
- 4
Veranstaltungsort und Publikumsbereich reservieren
- 5
Genehmigungen und Meldungen regeln
- 6
Beschallungskonzept erstellen
2 Personen
- 7
Lichtplan erstellen
2 Personen
- 8
Werbetext schreiben
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Online-Ticketverkauf eröffnen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Catering bestellen
- 14
Technik bestätigen
2 Personen
- 15
Künstlerinformationen sammeln
- 16
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 17
Programm an das Team senden
- 18
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
- 19
Namensschilder erstellen
- 20
Wettervorhersage prüfen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 23
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
- 24
Ort überprüfen
2 Personen
- 25
Bühne und Publikumsbereich absperren
3 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 28
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
- 29
Stromanschlüsse sicher verbinden
2 Personen
- 30
Bühne dekorieren
2 Personen
- 31
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 32
Eingangstresen einrichten
2 Personen
- 33
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 34
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 35
Toiletten kontrollieren
- 36
Künstlergarderobe einrichten
2 Personen
- 37
Technischen Soundcheck durchführen
3 Personen
- 38
Künstler empfangen
2 Personen
- 39
Auftritte durchgehen
3 Personen
- 40
Einlasspersonal instruieren
2 Personen
Event
- 41
Publikum empfangen
4 Personen
- 42
Karten kontrollieren
3 Personen
- 43
Garderobe verwalten
2 Personen
- 44
Eröffnungsrede halten
- 45
Auftritt des ersten Acts begleiten
3 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
- 49
Künstler betreuen
2 Personen
- 50
Pausenprogramm ankündigen
- 51
Auftritt des zweiten Acts betreuen
3 Personen
- 52
Buffet auffüllen
2 Personen
- 53
Publikumsfragen bearbeiten
- 54
Auftritt des Hauptacts begleiten
3 Personen
- 55
Schlusswort halten
- 56
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 57
Garderobe abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 59
Lichtanlage abbauen
2 Personen
- 60
Catering aufräumen
3 Personen
- 61
Abfall sammeln
3 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 64
Location reinigen
4 Personen
- 65
Materialien prüfen
2 Personen
- 66
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 67
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 68
Restmüll wegbringen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- Bühnentreppe
- StehtischeAnz. 8
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 120
- UmkleidestühleAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 120
- Eingangsbereich
Ausstattung
- Mischpult
- PA-LautsprecherAnz. 2
- MonitorlautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- XLR-KabelAnz. 12
- Jack-KabelAnz. 8
- MehrfachsteckdosenAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelkanäleAnz. 12
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 8
- StimmungsbeleuchtungAnz. 12
- LichtstativeAnz. 4
- LichterkettenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 150
- GabelnAnz. 150
- MesserAnz. 150
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 8
- SchälchenAnz. 20
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 12
- ScherenAnz. 3
Dekoration
- Bühnenhintergrund
- WimpelketteAnz. 6
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- TischdeckenAnz. 14
- BlumenarrangementsAnz. 8
- NamensschilderAnz. 30
- BadgehalterAnz. 30
- WegweiserAnz. 12
- ProgrammhefteAnz. 150
- KlebebandAnz. 6
- KabelbinderAnz. 100
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- Besen und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- MikrofasertücherAnz. 20
- ToilettenbürstenAnz. 2
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm zuerst fest und bestätige die Künstler schriftlich. Prüfe Verträge frühzeitig, damit technische Anforderungen, Ankunftszeiten und Verantwortlichkeiten nicht erst in der letzten Woche geklärt werden.
- Starte den Ticketverkauf erst, wenn Veranstaltungsort, Genehmigungen und Kapazität feststehen. Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens bei der Catering-Bestellung.
- Plane Ton und Licht gemeinsam mit dem Raum: Mischpult, PA- und Monitorlautsprecher, Mikrofone, DI-Boxen sowie XLR- und Jack-Kabel müssen zum Bühnenaufbau passen. Sichere Kabel mit Kabelkanälen und lege Verlängerungen nicht quer durch den Publikumsbereich.
- Sende dem Team das fertige Programm und teile Freiwillige mindestens einige Tage vor dem Konzert ein. Beschilderung, Namensschilder und ein klarer Eingangsbereich verhindern Verzögerungen beim Einlass.
- Kontrolliere den Ort am Veranstaltungstag vor dem Aufbau und prüfe die Wettervorhersage. Stelle Bühne und Publikumsbereich erst frei, wenn Absperrungen, Licht, Getränke, lagerfähiges Catering und die Garderobe vorbereitet sind.
Häufige Fragen
- Wann sollte ich ein Eröffnungskonzert organisieren?
- Beginne mit Datum, Programm und Veranstaltungsort, sobald der Termin feststeht. Künstler, Verträge und Genehmigungen sollten mehrere Wochen vor dem Konzert geklärt sein; Technik und Catering bestätigst du spätestens in der letzten Woche.
- Wie viele Helfer braucht man für ein Eröffnungskonzert?
- Das hängt von Besucherzahl und Aufgaben ab, aber plane mindestens eine Person für den Eingangsbereich, eine für Künstlerbetreuung und eine für Technik- oder Raumfragen ein. Teile die Freiwilligen spätestens einige Tage vorher ein und sende ihnen das Programm.
- Wann sollte der Online-Ticketverkauf starten?
- Eröffne den Ticketverkauf erst, wenn Ort, Kapazität, Programm und Genehmigungen feststehen. So vermeidest du Änderungen nach dem Verkaufsstart; prüfe Anmeldungen danach täglich oder mindestens alle zwei bis drei Tage.
- Was muss am Tag des Eröffnungskonzerts zuerst passieren?
- Kontrolliere zuerst den Ort, den Bühnen- und Publikumsbereich sowie Strom- und Fluchtwege. Danach folgen Aufbau, Ton- und Lichtcheck, Beschilderung, Getränke und Catering; plane dafür mindestens zwei bis drei Stunden vor dem Einlass ein.
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