Organiser un concert d’ouverture, étape par étape

Un concert d’ouverture se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le programme et les artistes, puis le lieu, les autorisations et la technique. La billetterie et les invitations viennent ensuite, avec le catering et l’accueil à dimensionner selon les inscriptions. Les dernières 48 heures servent surtout à vérifier le site, les branchements, la signalétique, les boissons et la répartition de l’équipe. Le plan complet regroupe 68 tâches et 63 éléments pour ne rien laisser au hasard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer les artistes
2 personnes
3
Vérifier les contrats
2 personnes
4
Réserver le lieu et l’espace public
5
Gérer les autorisations et les déclarations
6
Établir le plan sonore
2 personnes
7
Élaborer le plan d’éclairage
2 personnes
8
Rédiger le texte promotionnel
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir la billetterie en ligne
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Commander le catering
14
Confirmer la technique
2 personnes
15
Rassembler les informations sur les artistes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Envoyer le programme à l’équipe
18
Préparer la signalétique
2 personnes
19
Créer les badges nominatifs
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
3 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
24
Vérifier le lieu
2 personnes
25
Délimiter la scène et l’espace public
3 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer le système de sonorisation
3 personnes
28
Monter l’installation lumière
2 personnes
29
Raccorder les points d’alimentation en toute sécurité
2 personnes
30
Décorer la scène
2 personnes
31
Installer la signalétique
2 personnes
32
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
33
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
34
Installer le point café et thé
2 personnes
35
Vérifier les toilettes
36
Aménager la loge des artistes
2 personnes
37
Effectuer la balance technique
3 personnes
38
Accueillir les artistes
2 personnes
39
Passer en revue les spectacles
3 personnes
40
Briefer le personnel d’entrée
2 personnes

Événement

41
Accueillir le public
4 personnes
42
Contrôler les billets
3 personnes
43
Gérer le vestiaire
2 personnes
44
Faire le discours d’ouverture
45
Accompagner la première prestation
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
49
Accompagner les artistes
2 personnes
50
Annoncer le programme de la pause
51
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
53
Gérer les questions du public
54
Accompagner la prestation de la tête d'affiche
3 personnes
55
Prononcer le discours de clôture
56
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
57
Finaliser le vestiaire
2 personnes

Suivi

58
Démonter la sono
3 personnes
59
Démonter l'installation d'éclairage
2 personnes
60
Ranger le service traiteur
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Faire la vaisselle
2 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Vérifier le matériel
2 personnes
66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
67
Stocker la restauration restante
2 personnes
68
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Tables hautesqté 8
Tablesqté 6
Chaisesqté 120
Chaises des vestiairesqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Bureau d’accueil

Équipement

Table de mixage
Haut-parleurs PAqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Goulottes de câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Éclairage d’ambianceqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 8
Petits bolsqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Ciseauxqté 3

Décoration

Fond de scène
Guirlande de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 30
Porte-badgesqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Brochures du programmeqté 150
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par bloquer la date, le programme et les artistes avant de réserver la technique. Vérifie les contrats dès confirmation : une modification tardive peut changer les besoins de scène, de son et d’éclairage.
Lance les autorisations et les déclarations dès que le lieu et l’espace public sont confirmés. Garde au moins 2 à 3 semaines de marge pour obtenir les réponses et corriger un dossier incomplet.
Fais valider le plan sonore et le plan d’éclairage avant l’installation. Pour chaque microphone, enceinte et projecteur, prévois l’alimentation, les câbles, les rallonges et la circulation sécurisée des câbles.
Ouvre la billetterie dès que le programme et les horaires sont arrêtés. Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription afin de commander le catering sur une base réelle, plutôt que d’attendre la dernière semaine.
Organise la dernière vérification la veille : lieu, scène, public, signalétique, badges, météo, boissons au frais et restauration longue conservation. Envoie aussi le programme à toute l’équipe et attribue chaque poste à un bénévole précis.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’ouverture ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les artistes, vérifier les contrats, obtenir les autorisations, réserver le lieu et préparer la billetterie.
Quand faut-il lancer la billetterie d’un concert ?: Lance-la dès que la date, le programme et les horaires sont confirmés, idéalement 3 à 6 semaines avant le concert. Cela te donne une base fiable pour les inscriptions et le catering.
Quand faut-il préparer le son et l’éclairage ?: Établis le plan sonore et le plan d’éclairage au moins 2 semaines avant l’événement. Confirme la technique quelques jours avant, puis vérifie les branchements et la circulation des câbles lors de l’installation.
Que vérifier la veille d’un concert d’ouverture ?: Contrôle le lieu, la délimitation de la scène et du public, la signalétique, les badges, la météo et le matériel technique. Mets les boissons au frais la veille et confirme les rôles de chaque membre de l’équipe.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.