Cómo organizar un concierto inaugural sin dejar cabos sueltos
Un concierto inaugural se organiza mejor siguiendo una secuencia estricta: primero se fijan la fecha, el programa y los artistas; después se cierran el lugar, los permisos y la técnica. La venta de entradas y las invitaciones deben empezar cuando ya puedes comunicar un programa fiable. En la última semana, el trabajo pasa a la coordinación: preferencias dietéticas, voluntarios, señalización, acreditaciones y horarios. El día del concierto, comprueba el espacio, enfría las bebidas y protege los accesos al escenario y al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Confirmar a los artistas
2 personas
- 3
Revisar contratos
2 personas
- 4
Reservar la ubicación y el espacio para el público
- 5
Gestionar permisos y notificaciones
- 6
Elaborar el plan de sonido
2 personas
- 7
Elaborar el plan de iluminación
2 personas
- 8
Escribir texto promocional
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Abrir la venta de entradas online
- 11
Gestionar inscripciones
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Pedir el catering
- 14
Confirmar la técnica
2 personas
- 15
Recopilar información de los artistas
- 16
Asignar voluntarios
2 personas
- 17
Enviar el programa al equipo
- 18
Preparar la señalización
2 personas
- 19
Hacer tarjetas de identificación
- 20
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 21
Hacer la compra
3 personas
- 22
Enfriar las bebidas
2 personas
- 23
Preparar catering no perecedero
2 personas
- 24
Comprobar el lugar
2 personas
- 25
Cerrar el acceso al escenario y al área del público
3 personas
- 26
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 27
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 28
Montar la instalación de iluminación
2 personas
- 29
Conectar de forma segura los puntos de electricidad
2 personas
- 30
Decorar el escenario
2 personas
- 31
Colgar señalización
2 personas
- 32
Montar el mostrador de entrada
2 personas
- 33
Montar el buffet de catering
3 personas
- 34
Montar el punto de café y té
2 personas
- 35
Comprobar los baños
- 36
Montar el camerino de los artistas
2 personas
- 37
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
- 38
Recibir a los artistas
2 personas
- 39
Repasar las actuaciones
3 personas
- 40
Instruir al personal de entrada
2 personas
Evento
- 41
Recibir al público
4 personas
- 42
Comprobar los mapas
3 personas
- 43
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 44
Dar el discurso de apertura
- 45
Acompañar la actuación del primer artista
3 personas
- 46
Servir aperitivos
3 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Mantener limpia la zona del público
2 personas
- 49
Acompañar a los artistas
2 personas
- 50
Anunciar el programa del descanso
- 51
Coordinar la actuación del segundo acto
3 personas
- 52
Reponer el bufé
2 personas
- 53
Atender las preguntas del público
- 54
Acompañar la actuación del artista principal
3 personas
- 55
Preparar el discurso de clausura
- 56
Guiar al público hacia la salida
3 personas
- 57
Terminar el guardarropa
2 personas
Seguimiento
- 58
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 59
Desmontar la instalación de luces
2 personas
- 60
Recoger el catering
3 personas
- 61
Recoger la basura
3 personas
- 62
Lavar la vajilla
2 personas
- 63
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 64
Limpiar el lugar
4 personas
- 65
Comprobar los materiales
2 personas
- 66
Devolver el material prestado
2 personas
- 67
Guardar la catering sobrante
2 personas
- 68
Llevar los residuos a la basura
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Escalera del escenario
- Mesas altascant. 8
- Mesascant. 6
- Sillascant. 120
- Sillas del vestuariocant. 8
- Percheroscant. 3
- Perchascant. 120
- Mostrador de entrada
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavoces de PAcant. 2
- Monitores de escenariocant. 2
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Cables XLRcant. 12
- Cables jackcant. 8
- Regletas múltiplescant. 8
- Cables alargadorescant. 10
- Canaletas para cablescant. 12
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 8
- Iluminación ambientalcant. 12
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 150
- Tenedorescant. 150
- Cuchilloscant. 150
- Cucharascant. 100
- Cucharones de servircant. 8
- Cuencoscant. 20
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 3
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Bandejas de serviciocant. 12
- Tijerascant. 3
Decoración
- Telón de fondo del escenario
- Guirnalda de banderinescant. 6
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Mantelescant. 14
- Arreglos floralescant. 8
- Credencialescant. 30
- Portabadgescant. 30
- Carteles direccionalescant. 12
- Folletos del programacant. 150
- Cinta adhesivacant. 6
- Bridascant. 100
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Escoba y recogedorcant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Paños de microfibracant. 20
- Escobillas de bañocant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra contratos, permisos y notificaciones antes de abrir la venta online. Si el programa cambia después, tendrás que corregir invitaciones, inscripciones y materiales de comunicación.
- Prepara el plan de sonido y de iluminación con tiempo suficiente para confirmar mesa de mezclas, PA, monitores, micrófonos, cables y luces LED. Cuenta también las regletas, alargadores y canaletas: suelen olvidarse hasta el montaje.
- Pide a cada artista la información necesaria para el programa y envíala al equipo en una única versión final. Hazlo varios días antes para que voluntarios, recepción y técnica trabajen con los mismos horarios y nombres.
- Calcula por separado el aforo sentado, las mesas altas y el espacio de circulación. Comprueba que el mostrador de entrada, las sillas, los percheros y la señalización no bloqueen la entrada ni el acceso al escenario.
- Deja para el día del evento solo las tareas que realmente dependen del momento: revisar el pronóstico, comprobar el lugar, enfriar las bebidas y preparar el catering no perecedero. Haz una última revisión antes de abrir y cierra el acceso al escenario y al área del público cuando empiece el concierto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto inaugural?
- Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha, programa, artistas, contratos, ubicación y permisos. Reserva las últimas 2 semanas para confirmar técnica, equipo, voluntarios, catering y comunicación final.
- ¿Cuándo debo abrir la venta de entradas online?
- Ábrela cuando el programa, los artistas, el lugar y el horario estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Así puedes gestionar inscripciones y recoger preferencias dietéticas sin rehacer la información pública.
- ¿Cuándo se confirma el equipo de sonido y de iluminación?
- Confirma la técnica como mínimo 14 días antes y vuelve a comprobarla durante la semana del concierto. La lista debe incluir mesa de mezclas, PA, monitores, micrófonos, soportes, cables, alimentación y luces.
- ¿Qué hay que preparar el día del concierto inaugural?
- Reserva las 3 o 4 horas previas para comprobar el lugar, colocar la señalización y las acreditaciones, revisar el escenario, enfriar las bebidas y dejar listo el catering no perecedero. Antes de recibir al público, verifica accesos, voluntarios y cierre de las zonas restringidas.
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