Zo organiseer je een open repetitie zonder gedoe

Begin met het vastleggen van de repetitiedatum, de publieksmomenten en de beschikbare ruimte. Daarna werk je terug vanaf de ontvangst: regel uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen voordat je programma’s en catering voorbereidt. Op de dag zelf moeten repetitievloer, publieksstoelen en techniek elkaar niet in de weg staan. Reserveer minstens 90 minuten voor opbouw en een volledige technische doorloop, zodat microfoons, speakers, verlichting en speelvlak vóór binnenkomst zijn getest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Ruimte en repetitietijden reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Publiekslijst controleren
7
Programma afdrukken
8
Technische benodigdheden testen
2 personen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Dranken koelen
11
Catering voorbereiden
2 personen
12
Materialen naar locatie brengen
2 personen
13
Ruimte openen en ventileren
2 personen
14
Tafels opstellen
2 personen
15
Publieksstoelen opstellen
3 personen
16
Repetitievloer vrijmaken
2 personen
17
Podium- en speelvlak markeren
2 personen
18
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
19
Verlichting controleren
2 personen
20
Decor en rekwisieten klaarzetten
3 personen
21
Cateringtafel inrichten
2 personen
22
Informatietafel inrichten
23
Programma's en naambadges klaarleggen
24
Technische doorloop uitvoeren
4 personen
25
Pauzehapjes voorbereiden
2 personen

Event

26
Acteurs en crew ontvangen
2 personen
27
Aanwezigheid van deelnemers registreren
28
Licht en geluid klaarzetten
2 personen
29
Repetitie met acteurs uitvoeren
8 personen
30
Publiek ontvangen
3 personen
31
Programma kort toelichten
32
Open repetitie uitvoeren
8 personen
33
Pauzehapjes serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
35
Vragen van publiek beantwoorden
2 personen
36
Publiek uitgeleiden
2 personen

Nazorg

37
Rekwisieten en decor opruimen
3 personen
38
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
39
Stoelen en tafels terugplaatsen
3 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Ruimte schoonmaken
3 personen
43
Materialen inladen
2 personen
44
Geleende materialen retourneren
45
Overgebleven catering opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 50
Klaptafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Garderoberek
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Audiomixer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Flip-over
Flip-overstiften

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Werklampenaantal 2

Decoratie

Welkomstbord
Programmastandaard
Naambadgesaantal 50
Badgehoudersaantal 50
Pijlbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Garderobenummersaantal 50

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Waterkannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Schaaltjesaantal 8
Tangenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Vuilniszakhoudersaantal 4
Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met twee duidelijke zones: houd de repetitievloer volledig vrij en plaats publieksstoelen daarbuiten. Markeer het podium- of speelvlak met gaffer tape, zodat stoelen, kabels en rekwisieten niet ongemerkt in de speelruimte terechtkomen.
Plan de technische doorloop vóór het publiek arriveert en test elk onderdeel afzonderlijk: microfoons, audiomixer, speakers, verlengkabels, stekkerdozen en LED-spots. Leg werklampen klaar voor de opbouw, maar controleer ook waar bezoekers niet over kabels kunnen struikelen.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf in één publiekslijst. Gebruik die lijst bij de ontvangst en leg programma’s, naambadges en badgehouders minstens 30 minuten voor opening klaar bij de informatietafel.
Koel dranken en bereid pauzehapjes pas nadat de publieksstroom en opstelling vaststaan. Reken voor de catering op een aparte tafel met tafellaken, herbruikbare bekers, koffiekopjes, borden, besteksets en serveerschalen, zodat de ontvangst niet tussen de repetitiekabels plaatsvindt.
Open de ruimte minstens 90 minuten voor aanvang, ventileer direct en controleer daarna de publieksroute. Zet welkomstbord, pijlborden, garderoberek of kapstokken en garderobenummers klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt; dat voorkomt zoeken en opstoppingen bij de deur.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een open repetitie organiseren?: Leg datum, programma en ruimte bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 2 weken voor de open repetitie en sluit de aanmeldingen ongeveer 3 dagen vooraf voor een bruikbare publiekslijst en cateringinschatting.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een open repetitie?: Plan minimaal 90 minuten voor het openen en ventileren van de ruimte, het opstellen van tafels en stoelen, het vrijmaken van de repetitievloer en het plaatsen van decor en rekwisieten. Reserveer daarna nog 30 tot 45 minuten voor de technische doorloop.
Wanneer test je de techniek voor een open repetitie?: Test geluidsapparatuur en verlichting op de dag zelf tijdens de technische doorloop, uiterlijk 30 minuten voordat bezoekers binnenkomen. Controleer microfoons, mixer, speakers, kabels, stekkerdozen en LED-spots niet alleen op werking, maar ook op veilige kabelroutes.
Hoeveel drank en catering moet je voorbereiden voor een open repetitie?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon, afhankelijk van de duur en de pauze. Gebruik de aanmeldingen van 3 dagen vooraf om hapjes, servies en dieetwensen af te stemmen en houd een kleine reserve aan voor onverwachte bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.