Organiser une répétition ouverte, étape par étape

Une répétition ouverte demande de coordonner les artistes, le public et la technique dans une même salle. Commencez par fixer la date et le programme, puis réservez les horaires de répétition avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions et les besoins alimentaires donnent ensuite une base fiable pour les sièges, les badges et le buffet. Sur place, gardez du temps pour libérer le sol, marquer l’aire de jeu et faire un test technique complet avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les horaires de répétition
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Vérifier la liste des participants
7
Imprimer le programme
8
Tester le matériel technique
2 personnes
9
Faire les courses
2 personnes
10
Refroidir les boissons
11
Préparer le service traiteur
2 personnes
12
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
13
Ouvrir et aérer la salle
2 personnes
14
Installer les tables
2 personnes
15
Installer les sièges du public
3 personnes
16
Libérer le sol de répétition
2 personnes
17
Marquer la scène et l’aire de jeu
2 personnes
18
Installer l’équipement sonore
2 personnes
19
Vérifier l'éclairage
2 personnes
20
Installer le décor et les accessoires
3 personnes
21
Installer la table traiteur
2 personnes
22
Aménager le stand d’information
23
Préparer les programmes et les badges nominatifs
24
Réaliser la répétition technique
4 personnes
25
Préparer les en-cas de pause
2 personnes

Événement

26
Accueillir les acteurs et l’équipe
2 personnes
27
Enregistrer la présence des participants
28
Installer la lumière et le son
2 personnes
29
Répéter avec les acteurs
8 personnes
30
Accueillir le public
3 personnes
31
Présenter brièvement le programme
32
Répéter en ouverture
8 personnes
33
Servir les en-cas de pause
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
35
Répondre aux questions du public
2 personnes
36
Accompagner le public à la sortie
2 personnes

Suivi

37
Ranger les accessoires et la déco
3 personnes
38
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
39
Remettre les chaises et les tables en place
3 personnes
40
Faire la vaisselle
2 personnes
41
Rassembler les déchets
2 personnes
42
Nettoyer l’espace
3 personnes
43
Charger le matériel
2 personnes
44
Restituer le matériel emprunté
45
Stocker la restauration restante

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 50
Tables pliantesqté 6
Porte-manteauxqté 2
Portant à vêtements
Tabouretsqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Mixeur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Paperboard
Feutres pour paperboard

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes de chantierqté 2

Décoration

Panneau d’accueil
Support du programme
Badges nominatifsqté 50
Porte-badgesqté 50
Panneaux indicateursqté 6
Nappesqté 6
Numéros de vestiaireqté 50

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Carafes d’eauqté 4

Cuisine

Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Petits bolsqté 8
Pincesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Porte-sacs-poubelleqté 4
Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez au moins deux créneaux distincts : un pour l’installation et les réglages, puis un pour la répétition technique. Testez chaque microphone, haut-parleur, rallonge et projecteur avant de disposer les sièges.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant la répétition. Utilisez la liste finale pour prévoir les chaises, les badges nominatifs, les programmes imprimés et les besoins alimentaires signalés.
Laissez le sol de répétition entièrement libre avant de placer les sièges du public. Marquez la scène et l’aire de jeu au ruban gaffer afin d’éviter que les tables ou les câbles ne débordent sur l’espace artistique.
Préparez l’accueil comme un petit parcours : panneau d’accueil, programme, badges, indications vers les sièges et vestiaire. Installez le stand d’information avant l’ouverture, pas pendant l’arrivée des premiers spectateurs.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas de pause avant le début. Séparez la table traiteur de la zone de jeu et prévoyez les gobelets, tasses, assiettes, couverts et plateaux déjà accessibles.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour installer une répétition ouverte ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’arrivée du public pour ouvrir et aérer la salle, installer les tables et les sièges, libérer le sol et mettre en place la technique. Ajoutez un créneau séparé pour la répétition technique.
Quand envoyer les invitations pour une répétition ouverte ?: Envoyez-les dès que la date, le programme, le lieu et les horaires sont confirmés. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de vérifier la liste des participants et d’ajuster l’accueil et le buffet.
Combien de boissons prévoir pour une répétition ouverte ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Gardez une marge pour les artistes et les personnes qui restent pendant la pause.
Quand faire le test technique ?: Faites un premier contrôle dès l’installation, puis une répétition technique complète avant l’ouverture de la salle au public. Vérifiez notamment les microphones, le mixeur audio, les haut-parleurs, l’éclairage et les câbles au sol.

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