Cómo organizar un ensayo abierto sin perder el control
Un ensayo abierto combina el trabajo escénico con la atención al público, así que conviene organizarlo en dos líneas paralelas. Primero fija la fecha, el programa y los horarios de ensayo; después controla inscripciones, necesidades dietéticas y asistencia. El día del evento, reserva tiempo para despejar y marcar el suelo, montar sonido e iluminación y preparar la mesa de información. La técnica debe estar probada antes de que lleguen los espectadores, no durante la apertura.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el espacio y los horarios de ensayo
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Comprobar la lista de asistentes
- 7
Imprimir el programa
- 8
Probar los equipos técnicos
2 personas
- 9
Hacer la compra
2 personas
- 10
Enfriar bebidas
- 11
Preparar el catering
2 personas
- 12
Llevar materiales al lugar
2 personas
- 13
Abrir y ventilar el espacio
2 personas
- 14
Montar mesas
2 personas
- 15
Colocar las sillas para el público
3 personas
- 16
Despejar el suelo de ensayo
2 personas
- 17
Marcar el escenario y el área de juego
2 personas
- 18
Montar el equipo de sonido
2 personas
- 19
Comprobar la iluminación
2 personas
- 20
Preparar la decoración y los accesorios
3 personas
- 21
Montar la mesa de catering
2 personas
- 22
Montar la mesa de información
- 23
Preparar los programas y las acreditaciones
- 24
Realizar el ensayo técnico
4 personas
- 25
Preparar tentempiés para el descanso
2 personas
Evento
- 26
Recibir a los actores y al equipo
2 personas
- 27
Registrar la asistencia de los participantes
- 28
Preparar la iluminación y el sonido
2 personas
- 29
Realizar el ensayo con los actores
8 personas
- 30
Recibir al público
3 personas
- 31
Explicar brevemente el programa
- 32
Realizar un ensayo abierto
8 personas
- 33
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
- 34
Rellenar las bebidas
- 35
Responder preguntas del público
2 personas
- 36
Despedir al público
2 personas
Seguimiento
- 37
Recoger los atrezos y la decoración
3 personas
- 38
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 39
Volver a colocar las sillas y mesas
3 personas
- 40
Lavar la vajilla
2 personas
- 41
Recoger la basura
2 personas
- 42
Limpiar el espacio
3 personas
- 43
Cargar los materiales
2 personas
- 44
Devolver el material prestado
- 45
Guardar la catering sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 50
- Mesas plegablescant. 6
- Percheroscant. 2
- Perchero
- Taburetescant. 8
Equipo
- Portátilescant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
- Pizarra de hojas
- Rotuladores para pizarra
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Lámparas de trabajocant. 2
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Estructura básica del programa
- Credencialescant. 50
- Portabadgescant. 50
- Carteles direccionalescant. 6
- Mantelescant. 6
- Números de guardarropacant. 50
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 60
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharones de servircant. 8
- Jarras de cafécant. 3
- Jarras de aguacant. 4
Cocina
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
- Cuencoscant. 8
- Pinzascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Soportes para bolsas de basuracant. 4
- Cubo de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y los horarios antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 7 días para recibir inscripciones y preferencias dietéticas, y usa esa lista para calcular sillas, acreditaciones y catering.
- Haz una prueba técnica completa como mínimo 2 horas antes de abrir las puertas. Comprueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, focos, cables y regletas en la misma posición que tendrán durante el ensayo.
- Separa claramente el suelo de ensayo de la zona del público. Marca el escenario y el área de juego antes de colocar las sillas; así evitarás mover mobiliario cuando el grupo ya esté calentando.
- Prepara la mesa de información con programas, acreditaciones y carteles direccionales antes de montar el catering. Imprime algunos programas adicionales: suelen hacer falta cuando llegan acompañantes no incluidos en la primera lista.
- Calcula los tentempiés y las bebidas según la duración del descanso, y enfría las bebidas con antelación. Deja vasos, tazas, platos, cubiertos y bandejas preparados antes de que empiece el ensayo técnico, no durante la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un ensayo abierto?
- Fija la fecha y el programa al menos 3 semanas antes. Envía las invitaciones con un plazo mínimo de 7 días para gestionar inscripciones, preferencias dietéticas y la lista final de asistentes.
- ¿Cuándo se debe hacer la prueba técnica?
- Realízala como mínimo 2 horas antes de recibir al público. La prueba debe incluir sonido, iluminación, micrófonos, cables, mesa de mezclas y la posición definitiva del área de juego.
- ¿Cuántas sillas necesito para un ensayo abierto?
- Prepara una silla por cada asistente confirmado y añade aproximadamente un 10 % extra. Por ejemplo, para 40 personas, coloca 44 sillas y revisa la cifra cuando cierres la lista de asistentes.
- ¿Cuándo se prepara el catering del ensayo abierto?
- Monta la mesa y deja listos platos, cubiertos, vasos y bandejas entre 30 y 60 minutos antes de la apertura. Los alimentos que necesiten preparación deben estar terminados antes del ensayo técnico para que nadie tenga que abandonar su puesto.
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