Offene Probe organisieren: der Ablauf, der funktioniert

Bei einer offenen Probe kommen Probenbetrieb, Publikum und Bewirtung an einem Ort zusammen. Lege deshalb zuerst Datum, Programm, Raum und Probenzeiten fest und verschicke danach die Einladungen. Sobald Anmeldungen und Ernährungswünsche vorliegen, planst du Sitzplätze, Programme, Namensschilder und Catering genauer. Am Veranstaltungstag entscheidet eine technische Generalprobe, ob Ton, Licht, Bühnenfläche und Requisiten rechtzeitig einsatzbereit sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Raum und Probenzeiten reservieren
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Publikumsliste prüfen
7
Programm drucken
8
Technische Ausstattung testen
2 Personen
9
Einkaufen gehen
2 Personen
10
Getränke kühlen
11
Catering vorbereiten
2 Personen
12
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
13
Raum öffnen und lüften
2 Personen
14
Tische aufstellen
2 Personen
15
Publikumssitze aufstellen
3 Personen
16
Probenraum freiräumen
2 Personen
17
Bühnen- und Spielfläche markieren
2 Personen
18
Tonanlage aufstellen
2 Personen
19
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
20
Bühnenbild und Requisiten vorbereiten
3 Personen
21
Cateringtisch einrichten
2 Personen
22
Infotisch einrichten
23
Programme und Namensschilder bereitlegen
24
Technische Generalprobe durchführen
4 Personen
25
Pausensnacks vorbereiten
2 Personen

Event

26
Darsteller und Crew empfangen
2 Personen
27
Teilnehmeranwesenheit erfassen
28
Licht und Ton bereitstellen
2 Personen
29
Probe mit Schauspielern durchführen
8 Personen
30
Publikum empfangen
3 Personen
31
Programm kurz erläutern
32
Offene Probe durchführen
8 Personen
33
Pausensnacks servieren
2 Personen
34
Getränke nachfüllen
35
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
36
Publikum verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

37
Requisiten und Dekor wegräumen
3 Personen
38
Tonanlage ausschalten
2 Personen
39
Stühle und Tische wieder aufstellen
3 Personen
40
Geschirr abwaschen
2 Personen
41
Abfall sammeln
2 Personen
42
Raum reinigen
3 Personen
43
Materialien einladen
2 Personen
44
Geliehene Materialien zurückgeben
45
Übrig gebliebenes Catering einlagern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 50
KlappischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
Garderobenständer
HockerAnz. 8

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Audiomischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4
Flipchart
Flipchart-Marker

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 4
LichtstativeAnz. 2
ArbeitslampenAnz. 2

Dekoration

Willkommensschild
Programmstandard
NamensschilderAnz. 50
BadgehalterAnz. 50
WegweiserAnz. 6
TischdeckenAnz. 6
GarderobennummernAnz. 50

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 60
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
KaffeekannenAnz. 3
WasserkannenAnz. 4

Küche

KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
KüchenmesserAnz. 2
SchälchenAnz. 8
ZangenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
MüllsackhalterAnz. 4
Reinigungs-EimerAnz. 2
WischmoppsAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane den Einlass nicht direkt vor den Beginn der Probe: Öffne und lüfte den Raum mindestens 60 Minuten vorher, damit Sitzplätze, Garderobe, Infotisch und Willkommensschild ohne Zeitdruck vorbereitet werden können.
Teste Lautsprecher, Mikrofone, Audiomischpult, Laptops und Verlängerungskabel mit dem vollständigen Programm. Eine technische Generalprobe von mindestens 30 Minuten zeigt, ob Ton und Licht auch während der Probe funktionieren.
Ordne Publikumssitze und Spielfläche getrennt voneinander an. Markiere die Bühnen- und Spielfläche mit Gaffer Tape, bevor die Gäste eintreffen, und halte den Probenraum frei von Taschen und zusätzlichem Mobiliar.
Kühle die Getränke spätestens zwei Stunden vor dem Einlass und stelle wiederverwendbare Becher, Kaffeetassen, Teller und Besteck gemeinsam an den Cateringtisch. Berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche bei den Pausensnacks, statt erst vor Ort nachzufragen.
Drucke Programme und bereite Namensschilder mit Badgehaltern vor, sobald die Publikumsliste geprüft ist. Lege zusätzlich Wegweiser und Garderobennummern bereit; diese kleinen Dinge werden häufig erst bemerkt, wenn die ersten Gäste schon im Raum stehen.

Häufige Fragen

Wie viel Vorlauf braucht man für eine offene Probe?: Beginne mindestens drei bis vier Wochen vorher mit Termin, Programm, Raumreservierung und Einladungen. Die Anmeldungen solltest du spätestens drei Tage vor der Probe abschließen, damit Catering, Sitzplätze und Namensschilder angepasst werden können.
Wann sollte man die Technik für eine offene Probe testen?: Führe den vollständigen Techniktest am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass durch. Plane anschließend noch mindestens 30 Minuten für die technische Generalprobe mit Ton, Mikrofonen, Licht und Bühnenfläche ein.
Wie viele Getränke braucht man für eine offene Probe?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Kühle die Getränke etwa zwei Stunden vorher, damit sie zum Einlass servierfertig sind.
Wann sollte das Catering für eine offene Probe vorbereitet werden?: Bereite die Pausensnacks und den Cateringtisch etwa 45 bis 60 Minuten vor dem Einlass vor. Erfasse Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung und kennzeichne unterschiedliche Speisen, bevor das Publikum eintrifft.

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