Zo organiseer je een open mic-avond
Begin een open mic-avond niet met de boodschappen, maar met de optredens en de techniek. Bevestig eerst datum, locatie en deelnemers, zodat je weet hoeveel acts en publieksplaatsen je moet plannen. Maak daarna een strak programma, regel geluidsapparatuur en wijs vrijwilligers toe voor ontvangst, techniek en drankjes. Op de dag zelf draait alles om een tijdige soundcheck, een vrije speelplek en een duidelijke overgang tussen de acts.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie en datum bevestigen
- 2
Uitnodigingen versturen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Optredens bevestigen
- 6
Optreedvolgorde opstellen
- 7
Reserveringen controleren
- 8
Muziekbestanden verzamelen
- 9
Geluidsset reserveren
- 10
Vrijwilligers indelen
- 11
Programma afdrukken
- 12
Boodschappen doen
2 personen
- 13
Apparatuur verzamelen
2 personen
- 14
Accu's en apparaten opladen
- 15
Locatie openen
2 personen
- 16
Vluchtroutes controleren
2 personen
- 17
Zaalindeling uitzetten
2 personen
- 18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 19
Speelplek inrichten
2 personen
- 20
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
- 21
Verlichting ophangen
2 personen
- 22
Versiering ophangen
2 personen
- 23
Drankstation inrichten
2 personen
- 24
Hapjes klaarzetten
2 personen
- 25
Dranken koud zetten
2 personen
- 26
Registratietafel klaarzetten
- 27
Microfoons en instrumenten testen
2 personen
- 28
Optredens met artiesten doornemen
2 personen
Event
- 29
Deuren openen en gasten welkom heten
2 personen
- 30
Gasten registreren
2 personen
- 31
Artiesten naar de speelplek begeleiden
- 32
Optredens aankondigen
- 33
Dranken serveren
2 personen
- 34
Dranken bijvullen
- 35
Hapjes aanvullen
- 36
Geluidsniveau bewaken
- 37
Gebruikte glazen verzamelen
- 38
Laatste optreden afronden
- 39
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 40
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 41
Versiering verwijderen
2 personen
- 42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 43
Servies afwassen
2 personen
- 44
Afval verzamelen
2 personen
- 45
Zaal schoonmaken
3 personen
- 46
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 47
Locatie afsluiten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 60
- Barkrukkenaantal 4
- Kledingrek
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- DI-box
- Laptop
- Muziekstandaard
- Audiokabelsaantal 6
- Instrumentkabelsaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Gaffertapeaantal 2
Verlichting
- LED-lampenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 2
Servies
- Glazenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 30
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 8
- Schenkkanaantal 3
Keuken
- Koelboxenaantal 3
- IJsschep
- Flessenopenersaantal 3
- Kurkentrekkersaantal 2
Decoratie
- Welkomstbord
- Programmastandaardsaantal 3
- Tafelkledenaantal 6
Schoonmaak
- Bezemsaantal 2
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Handveger en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Sluit de inschrijving enkele dagen voor de avond en bevestig per optreden de duur, benodigde aansluitingen en muziekbestanden. Zo voorkom je dat een act pas bij de soundcheck meldt dat er een laptop, DI-box of extra microfoon nodig is.
- Plan de optreedvolgorde met korte wisseltijden en zet die op een programma. Houd bij voorkeur een reserveplek achter de hand voor uitval en laat iedere deelnemer uiterlijk vóór aanvang weten wanneer die klaar moet staan.
- Reserveer de geluidsset ruim vóór de avond en test speakers, mengpaneel, draadloze microfoons, kabels en stekkerdozen samen. Laad accu’s en apparaten volledig op en neem gaffertape mee om kabels op de vloer vast te zetten.
- Richt de zaal eerst in op zicht en veiligheid: speelplek, stoelen, tafels en verlichting komen vóór de versiering. Controleer vluchtroutes voordat kabels en sfeerverlichting worden aangebracht.
- Zet drankjes koud en richt het drankstation vóór de deuren opengaan in. Verzamel dieetwensen vooraf en maak hapjes, glazen, servies en een duidelijke plek voor gebruikte spullen klaar, zodat niemand tijdens een optreden hoeft te improviseren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt een open mic-avond?
- Reken voor een avond met 10 tot 15 optredens op ongeveer 2,5 tot 3,5 uur, inclusief korte wissels en een pauze. Plan per act meestal 5 tot 10 minuten en houd 30 minuten vooraf vrij voor opbouw en soundcheck.
- Hoeveel optredens plan je op een open mic-avond?
- Plan bij een programma van 3 uur ongeveer 12 tot 18 acts als iedere deelnemer 5 tot 8 minuten krijgt. Reserveer daarnaast minimaal 30 minuten voor wissels, aankondigingen en een pauze.
- Wanneer moet je de muziekbestanden en dieetwensen verzamelen?
- Vraag muziekbestanden en dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór de avond op. Controleer de bestanden daarna op de laptop en geef de cateraar of boodschappenverantwoordelijke vóór het boodschappen doen een definitief overzicht.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de soundcheck?
- Plan minimaal 60 minuten voor de soundcheck bij een kleine open mic-avond en 90 minuten als meerdere instrumenten of aansluitingen worden gebruikt. Laat de eerste optredende acts als eerste testen, zodat je na de controle nog tijd houdt voor correcties.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!