Organiser une soirée open mic sans perdre le fil
Une soirée open mic repose sur un enchaînement précis : confirmer le lieu, recueillir les inscriptions, préparer le son, puis cadrer les passages. Le point délicat n’est pas seulement de trouver des participants, mais de garder un rythme régulier entre les prestations. Prévoyez aussi le temps de test des microphones, des fichiers musicaux et des branchements. Le plan ci-dessous vous aide à avancer dans le bon ordre, sans laisser les vérifications techniques et l’accueil au dernier moment.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer le lieu et la date
- 2
Envoyer les invitations
- 3
Traiter les inscriptions
- 4
Recueillir les besoins alimentaires
- 5
Confirmer les prestations
- 6
Établir l’ordre de passage
- 7
Vérifier les réservations
- 8
Rassembler les fichiers musicaux
- 9
Réserver le matériel de sonorisation
- 10
Répartir les bénévoles
- 11
Imprimer le programme
- 12
Faire les courses
2 personnes
- 13
Rassembler l’équipement
2 personnes
- 14
Recharger les batteries et les appareils
- 15
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 16
Vérifier les issues de secours
2 personnes
- 17
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
- 18
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 19
Aménager l’aire de jeux
2 personnes
- 20
Raccorder le matériel audio
2 personnes
- 21
Installer l'éclairage
2 personnes
- 22
Suspendre la décoration
2 personnes
- 23
Installer le point boisson
2 personnes
- 24
Préparer les en-cas
2 personnes
- 25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 26
Préparer la table d'inscription
- 27
Tester les microphones et les instruments
2 personnes
- 28
Passer en revue les spectacles avec les artistes
2 personnes
Événement
- 29
Ouvrir les portes et accueillir les invités
2 personnes
- 30
Enregistrer les invités
2 personnes
- 31
Accompagner les artistes jusqu’au lieu de jeu
- 32
Annoncer les spectacles
- 33
Servir les boissons
2 personnes
- 34
Réapprovisionner les boissons
- 35
Ravitaillement des amuse-bouches
- 36
Surveiller le niveau sonore
- 37
Rassembler les verres utilisés
- 38
Clore la dernière prestation
- 39
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
- 40
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 41
Retirer la décoration
2 personnes
- 42
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 43
Faire la vaisselle
2 personnes
- 44
Rassembler les déchets
2 personnes
- 45
Nettoyer la salle
3 personnes
- 46
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 47
Fermer le lieu
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 60
- Tabourets de barqté 4
- Portant à vêtements
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Boîtier DI
- Ordinateur portable
- Pupitre à musique
- Câbles audioqté 6
- Câbles d'instrumentsqté 4
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Gafferqté 2
Éclairage
- Lampes LEDqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 2
Vaisselle
- Verresqté 70
- Tasses à caféqté 30
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafeqté 3
Cuisine
- Glacièresqté 3
- Pelle à glace
- Tire-bouchonsqté 3
- Tire-bouchonsqté 2
Décoration
- Panneau d’accueil
- Pupitres de programmeqté 3
- Nappesqté 6
Nettoyage
- Balaisqté 2
- Raclettes de solqté 2
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Demandez dès l’inscription le type de prestation, la durée prévue et les besoins alimentaires afin d’établir un ordre de passage réaliste.
- Bloquez une vraie plage de préparation technique le jour J. Testez chaque microphone sans fil, le boîtier DI, les câbles et l’ordinateur portable avant l’arrivée du public, puis gardez du gaffer et des rallonges accessibles.
- Construisez le programme en prévoyant une courte marge entre deux prestations. Imprimez plusieurs exemplaires de l’ordre de passage et affichez-en un à l’accueil pour éviter les appels répétés aux participants.
- Ne repoussez pas l’aménagement de la salle à l’ouverture. Installez les tables, les chaises, les tabourets et l’espace de jeu avant le raccordement audio, puis vérifiez que les issues de secours restent dégagées.
- Préparez le point boisson avant l’arrivée des premiers participants. Mettez les boissons au frais, sortez les verres et les en-cas, et rechargez les batteries ainsi que les appareils la veille.
Questions fréquentes
- Combien de temps prévoir pour organiser une soirée open mic ?
- Commencez au moins 3 à 4 semaines avant la date. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de réserver la sonorisation.
- Quand établir l’ordre de passage d’une soirée open mic ?
- Finalisez-le 3 à 5 jours avant l’événement, après avoir vérifié les réservations et les besoins techniques. Gardez ensuite une petite marge pour les changements de dernière minute.
- Combien de temps faut-il pour installer le son le jour J ?
- Prévoyez au minimum 90 minutes avant l’ouverture des portes pour raccorder la table de mixage, les microphones, les câbles et les retours, puis effectuer un test complet. Ajoutez 30 minutes si plusieurs instruments ou fichiers musicaux sont prévus.
- Que faut-il vérifier juste avant l’arrivée du public ?
- Faites une vérification 30 minutes avant l’ouverture : issues de secours, programme affiché, microphones testés, boissons au frais, espace de jeu dégagé et bénévoles à leur poste. C’est aussi le moment de confirmer que chaque participant connaît son passage.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !