Cómo organizar una noche de micrófono abierto
Una noche de micrófono abierto funciona cuando las actuaciones, el sonido y los cambios de escenario siguen un orden claro. Empieza cerrando lugar y fecha, y después controla las inscripciones, las preferencias alimentarias y los archivos de música. La semana del evento conviene confirmar cada actuación y reserva; el mismo día, deja tiempo para probar micrófonos, altavoces y conexiones. El plan completo reúne 47 tareas y 37 materiales para que no tengas que improvisar durante la noche.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar lugar y fecha
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Confirmar las actuaciones
- 6
Elaborar el orden de actuación
- 7
Comprobar las reservas
- 8
Reunir archivos de música
- 9
Reservar el equipo de sonido
- 10
Asignar voluntarios
- 11
Imprimir el programa
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Recoger el equipo
2 personas
- 14
Cargar baterías y dispositivos
- 15
Abrir la ubicación
2 personas
- 16
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
- 17
Marcar la distribución de la sala
2 personas
- 18
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 19
Montar la zona de juego
2 personas
- 20
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 21
Colgar la iluminación
2 personas
- 22
Colgar la decoración
2 personas
- 23
Montar el puesto de bebidas
2 personas
- 24
Preparar los aperitivos
2 personas
- 25
Enfriar las bebidas
2 personas
- 26
Preparar la mesa de registro
- 27
Probar micrófonos e instrumentos
2 personas
- 28
Repasar las actuaciones con los artistas
2 personas
Evento
- 29
Abrir las puertas y dar la bienvenida a los invitados
2 personas
- 30
Registrar a los invitados
2 personas
- 31
Guiar a los artistas hasta el lugar de actuación
- 32
Anunciar las actuaciones
- 33
Servir las bebidas
2 personas
- 34
Rellenar las bebidas
- 35
Reponer los aperitivos
- 36
Vigilar el nivel de sonido
- 37
Recoger los vasos usados
- 38
Cerrar la última actuación
- 39
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 40
Apagar el equipo
2 personas
- 41
Retirar la decoración
2 personas
- 42
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 43
Lavar la vajilla
2 personas
- 44
Recoger la basura
2 personas
- 45
Limpiar la sala
3 personas
- 46
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 47
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 60
- Taburetes de barcant. 4
- Perchero
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Caja DI
- Portátil
- Atril para partituras
- Cables de audiocant. 6
- Cables de instrumentoscant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Cinta gaffercant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 4
- Iluminación ambientalcant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 70
- Tazas de cafécant. 30
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 8
- Jarracant. 3
Cocina
- Neveras portátilescant. 3
- Cuchara para helado
- Abrebotellascant. 3
- Sacacorchoscant. 2
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Atriles para programascant. 3
- Mantelescant. 6
Limpieza
- Escobascant. 2
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de preparar el programa. Con la lista definitiva puedes confirmar las actuaciones, calcular los cambios entre participantes y elaborar un orden que indique quién actúa y a qué hora.
- Haz una prueba de sonido antes de abrir las puertas. Comprueba los micrófonos inalámbricos, la mesa de mezclas, los altavoces activos, la caja DI y todos los cables; deja baterías y dispositivos cargados desde el día anterior.
- Asigna voluntarios con funciones concretas y una hora de llegada. Una persona puede recibir a los participantes, otra controlar el orden de actuación y otra atender bebidas, aperitivos y cambios de escenario.
- Marca la distribución de la sala antes de colocar mesas y sillas. Reserva una zona despejada para actuar, deja visibles las rutas de evacuación y coloca los atriles con programas donde el público pueda consultarlos.
- Enfría las bebidas y prepara el puesto de servicio antes de recibir al público. Los vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas y abridores suelen quedarse para el último momento, cuando ya empieza la primera actuación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de micrófono abierto?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar el lugar, enviar invitaciones y gestionar inscripciones. Deja cerradas las actuaciones y el orden de participación al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de los artistas?
- Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento. Así todavía tienes tiempo para confirmar cada actuación, reunir los archivos de música y preparar el programa impreso.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar el equipo de sonido?
- Llega al menos 3 horas antes de abrir la ubicación. Reserva entre 60 y 90 minutos para conectar la mesa de mezclas, los micrófonos, los altavoces y probar cada entrada.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una noche de micrófono abierto?
- Cuenta con un mínimo de 3 voluntarios: uno para recibir y orientar a los participantes, otro para controlar el orden y otro para bebidas y aperitivos. Añade una cuarta persona si esperas más de 50 asistentes o muchos cambios de instrumentos.
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