Open-Mic-Abend organisieren: Schritt für Schritt
Beginne bei einem Open-Mic-Abend nicht mit der Dekoration, sondern mit Bühne, Technik und Auftrittsplan. Bestätige zuerst Ort, Datum und alle Auftretenden, bevor du Einladungen und Anmeldungen koordinierst. Danach legst du die Reihenfolge fest, sammelst Musikdateien und reservierst die Soundanlage. Am Veranstaltungstag brauchst du ausreichend Zeit für Aufbau, Soundcheck, Licht und eine klare Einweisung der Helfer. So vermeidest du die häufigsten Verzögerungen kurz vor dem ersten Auftritt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ort und Datum bestätigen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Auftritte bestätigen
- 6
Aufführungsreihenfolge festlegen
- 7
Reservierungen prüfen
- 8
Musikdateien sammeln
- 9
Soundanlage reservieren
- 10
Freiwillige einteilen
- 11
Programm drucken
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Ausrüstung sammeln
2 Personen
- 14
Akkus und Geräte aufladen
- 15
Location öffnen
2 Personen
- 16
Fluchtwege überprüfen
2 Personen
- 17
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
- 18
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Spielbereich einrichten
2 Personen
- 20
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 21
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
- 22
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 23
Getränkestation einrichten
2 Personen
- 24
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 25
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 26
Registrierungstisch aufbauen
- 27
Mikrofone und Instrumente testen
2 Personen
- 28
Auftritte mit Künstlern durchgehen
2 Personen
Event
- 29
Türen öffnen und Gäste willkommen heißen
2 Personen
- 30
Gäste registrieren
2 Personen
- 31
Künstler zum Spielbereich begleiten
- 32
Auftritte ankündigen
- 33
Getränke servieren
2 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
- 35
Snacks auffüllen
- 36
Lautstärke überwachen
- 37
Benutzte Gläser einsammeln
- 38
Finalen Auftritt abschließen
- 39
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 40
Geräte ausschalten
2 Personen
- 41
Dekoration entfernen
2 Personen
- 42
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 44
Abfall sammeln
2 Personen
- 45
Saal reinigen
3 Personen
- 46
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 47
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 60
- BarhockerAnz. 4
- Kleiderständer
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- DI-Box
- Laptop
- Notenständer
- AudiokabelAnz. 6
- InstrumentenkabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Gaffa-TapeAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 2
Geschirr
- GläserAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 30
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 8
- KaraffeAnz. 3
Küche
- KühlboxenAnz. 3
- Eislöffel
- FlaschenöffnerAnz. 3
- KorkenzieherAnz. 2
Dekoration
- Willkommensschild
- ProgrammständerAnz. 3
- TischdeckenAnz. 6
Reinigung
- BesenAnz. 2
- BodenabzieherAnz. 2
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Auftrittsreihenfolge spätestens 3 Tage vorher fest und teile jedem Beitrag eine realistische Dauer inklusive Umbauzeit zu. So entstehen zwischen den Acts keine langen Pausen.
- Plane für den Technikaufbau mindestens 2 Stunden ein. Teste dabei jedes Funkmikrofon, die DI-Box, alle Kabel und die Musikdateien einzeln, statt nur die Lautsprecher einzuschalten.
- Sammle Musikdateien und besondere Bühnenwünsche spätestens 48 Stunden vorher. Frage auch nach benötigten Instrumentenkabeln, Notenständern oder einem Laptop-Anschluss.
- Teile die Helfer vor Beginn festen Aufgaben zu: Einlass, Getränkestation, Bühnenumbau und Zeitkontrolle. Eine Person sollte ausschließlich die Auftrittsreihenfolge im Blick behalten.
- Stelle Getränke und Snacks erst nach dem Techniktest vollständig bereit, halte die Getränke aber rechtzeitig kalt. Prüfe außerdem vor dem Einlass die Fluchtwege und lasse Kabel mit Gaffa-Tape sichern.
Häufige Fragen
- Wie viel Zeit braucht man, um einen Open-Mic-Abend zu organisieren?
- Rechne mit mindestens 2 bis 3 Wochen Vorlauf, wenn mehrere Auftretende und eine externe Soundanlage beteiligt sind. Die Auftritte sollten spätestens 3 Tage vor dem Termin bestätigt sein.
- Wann sollte man die Auftrittsreihenfolge festlegen?
- Lege die Reihenfolge spätestens 3 Tage vor dem Open-Mic-Abend fest und informiere alle Auftretenden sofort. Berücksichtige pro Beitrag auch 5 bis 10 Minuten für Umbau oder Mikrofonwechsel.
- Wie lange dauert der Aufbau für einen Open-Mic-Abend?
- Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Licht und Tontechnik sowie zusätzlich 30 Minuten für den Soundcheck ein. Öffne die Location so früh, dass vor dem Einlass noch Zeit für Korrekturen bleibt.
- Wie viele Mikrofone braucht man für einen Open-Mic-Abend?
- Das hängt von den Auftritten ab, aber zwei Mikrofone sind für Moderation und wechselnde Beiträge meist ein sinnvoller Ausgangspunkt. Prüfe spätestens 48 Stunden vorher, ob einzelne Acts zusätzliche Mikrofone, eine DI-Box oder Instrumentenkabel benötigen.
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