Organiser les bénévoles pour une journée portes ouvertes

Une journée portes ouvertes repose sur une coordination précise bien avant l’arrivée des visiteurs. Commencez par fixer le programme et le nombre attendu, puis découpez la journée en rôles et en créneaux réalistes. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les disponibilités doivent être centralisés dans un seul tableau. Prévoyez ensuite la signalétique, les badges, le matériel de présentation et un briefing suffisamment tôt pour éviter les absences et les doublons le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir le public cible et le nombre de visiteurs
2 personnes
3
Vérifier le lieu et les espaces
2 personnes
4
Réserver les espaces et l’agencement
5
Décrire les rôles des bénévoles
2 personnes
6
Inviter les bénévoles
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier la journée portes ouvertes en ligne
10
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
14
Envoyer le programme aux participants
15
Confirmer les prestataires et les réservations
16
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
17
Collecter les présentations et démonstrations
2 personnes
18
Briefer les présentateurs
2 personnes
19
Composer le menu traiteur
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Imprimer le matériel d’information
2 personnes
23
Imprimer la liste de présence
24
Faire les courses
3 personnes
25
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
26
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
27
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Vérifier les espaces
2 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Installer les stands d’information
4 personnes
33
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Installer la signalisation
2 personnes
36
Raccorder le matériel audio
2 personnes
37
Tester l’espace de présentation
2 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Préparer les en-cas
4 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
42
Préparer les badges nominatifs
43
Animer le briefing des bénévoles
6 personnes

Événement

44
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
45
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
46
Distribuer le programme
2 personnes
47
Guider les visiteurs
4 personnes
48
Tenir le stand d'information
6 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
51
Animer les présentations
2 personnes
52
Encadrer les activités
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
56
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
57
Immortaliser les moments photo
58
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
59
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

60
Rassembler le matériel d’information
3 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Rapporter le matériel
3 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Vérifier les stocks restants
2 personnes
70
Relancer les participants
2 personnes
71
Remercier les bénévoles
2 personnes
72
Sauvegarder les photos en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 4
Jupes de tableqté 10
Chaises pliantesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 6
Batteries externesqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 6
Décoration de tableqté 10
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Ciseauxqté 6

Catering

Distributeurs thermosqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Plats de service avec couvercleqté 8
Pains de glaceqté 20
Carafes d’eauqté 8
Corbeilles à painqté 6
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6
Supports à épicesqté 2

Inscription

Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Bacs d’inscriptionqté 4
Dossiers d'informationqté 100
Brochuresqté 150
Blocs-notesqté 30
Enveloppesqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Flyers du programmeqté 150

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 8
Bacs à vaisselleqté 4

Courses

Courses

Conseils

Fixez les besoins avant d’inviter les bénévoles : comptez un responsable par espace ou activité, puis ajoutez une personne volante pour les pauses, les imprévus et l’accueil des retardataires.
Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de relancer les personnes non confirmées et de refaire le planning si un créneau reste vide.
Envoyez à chaque bénévole son rôle, son horaire, le lieu de rendez-vous et un contact le jour J au plus tard 3 jours avant. Un planning général ne suffit pas pour éviter les malentendus.
Organisez un briefing de 20 à 30 minutes avant l’ouverture. Montrez les espaces, les sorties, le point d’accueil, la signalétique et l’emplacement du matériel comme le vidéoprojecteur, le microphone et les rallonges.
Prévoyez les relèves avant de servir le café ou le repas. Pour chaque poste tenu en continu, indiquez une pause précise et vérifiez les quantités de tasses, verres, assiettes et couverts la veille.

Questions fréquentes

Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum un bénévole par espace ou activité ouverte au public, plus une personne volante pour les pauses et les imprévus. Pour 5 espaces, partez donc sur 6 personnes par créneau, puis ajoutez les équipes de montage et de rangement.
Quand faire le planning des bénévoles ?: Préparez une première version dès que les inscriptions commencent et finalisez-la 7 jours avant la journée portes ouvertes. Envoyez les horaires individuels au plus tard 3 jours avant, puis confirmez les présences lors du briefing.
Combien de temps doit durer le briefing des bénévoles ?: Prévoyez 20 à 30 minutes juste avant l’ouverture, avec un rappel des rôles et un tour des espaces. Si les présentations ou démonstrations utilisent du matériel audiovisuel, ajoutez un test technique de 30 minutes.
Que faut-il vérifier la veille avec les bénévoles ?: Contrôlez les confirmations, les badges, la liste de présence, la signalétique et les besoins alimentaires. Vérifiez aussi que les réservations sont confirmées et que les ordinateurs, le vidéoprojecteur, le microphone et les câbles sont disponibles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.