Einen Tag der offenen Tür mit Freiwilligen organisieren

Ein Tag der offenen Tür gelingt, wenn Programm, Räume und Helfer früh zusammenpassen. Lege zuerst Zielgruppe, erwartete Besucherzahl und Ablauf fest, bevor du Anmeldungen öffnest oder Öffentlichkeitsarbeit startest. Danach planst du Räume, Bestuhlung, Vorträge, Vorführungen und die Aufgaben der Freiwilligen. In den letzten Tagen zählen vor allem bestätigte Reservierungen, gedruckte Unterlagen, Technikproben und ein klarer Lageplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Zielgruppe und Besucherzahl festlegen
2 Personen
3
Standort und Räume prüfen
2 Personen
4
Räume und Bestuhlung reservieren
5
Aufgaben von Freiwilligen beschreiben
2 Personen
6
Freiwillige einladen
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Tag der offenen Tür online veröffentlichen
10
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
14
Programm an Teilnehmer senden
15
Lieferanten und Reservierungen bestätigen
16
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
17
Vorträge und Vorführungen sammeln
2 Personen
18
Moderatoren einweisen
2 Personen
19
Catering-Menü zusammenstellen
2 Personen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
22
Informationsmaterial drucken
2 Personen
23
Anwesenheitsliste drucken
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
26
Kühlprodukte kontrollieren
2 Personen
27
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
28
Location öffnen
2 Personen
29
Räume kontrollieren
2 Personen
30
Tische aufstellen
4 Personen
31
Stühle aufstellen
4 Personen
32
Informationsstände einrichten
4 Personen
33
Empfangstheke einrichten
2 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Beschilderung anbringen
2 Personen
36
Tontechnik anschließen
2 Personen
37
Präsentationsraum testen
2 Personen
38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
39
Snacks vorbereiten
4 Personen
40
Getränke kalt stellen
2 Personen
41
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
42
Namensschilder bereitlegen
43
Volunteer-Briefing abhalten
6 Personen

Event

44
Empfangstheke besetzen
2 Personen
45
Besucher registrieren
2 Personen
46
Programm verteilen
2 Personen
47
Besucher herumführen
4 Personen
48
Infostand besetzen
6 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
50
Snacks servieren
2 Personen
51
Präsentationen betreuen
2 Personen
52
Aktivitäten begleiten
4 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Toiletten kontrollieren
56
Besucherfragen beantworten
2 Personen
57
Fotomomente festhalten
58
Letzte Besucher begleiten
2 Personen
59
Reste sicher verstauen
2 Personen

Nachbereitung

60
Informationsmaterial zusammenstellen
3 Personen
61
Dekoration entfernen
3 Personen
62
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
65
Location reinigen
4 Personen
66
Geräte ausschalten
2 Personen
67
Materialien zurückbringen
3 Personen
68
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
69
Übrig gebliebenen Vorrat kontrollieren
2 Personen
70
Teilnehmer nachverfolgen
2 Personen
71
Freiwilligen danken
2 Personen
72
Fotos sicher speichern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 10
StühleAnz. 80
StehtischeAnz. 4
TischröckeAnz. 10
KlappstühleAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LadekabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 2

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 6
TischdekorationAnz. 10
KreidetafelnAnz. 8
MarkerAnz. 12
KlebebandAnz. 6
SeilAnz. 2
SchereAnz. 6

Catering

ThermosspenderAnz. 4
GetränkespenderAnz. 4
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
KühlelementeAnz. 20
WasserkannenAnz. 8
BrotkörbeAnz. 6
MilchkännchenAnz. 6
ZuckerschälchenAnz. 6
GewürzregaleAnz. 2

Registrierung

NamensschilderAnz. 100
BadgehalterAnz. 100
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 30
AnmeldeboxenAnz. 4
InformationsmappenAnz. 100
FlyerAnz. 150
NotizblöckeAnz. 30
UmschlägeAnz. 100
WegweiserAnz. 12
ProgrammflyerAnz. 150

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 4
KabelmattenAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
ServiettenhalterAnz. 8
SpülbeckenAnz. 4

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Besucherzahl zuerst fest. Plane für jede Vorführung eine feste Startzeit und entscheide, wie viele Sitzplätze, Stehtische und Tische dafür tatsächlich benötigt werden.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Ort, Räume und Kernprogramm feststehen. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und schließe die Rückmeldungen spätestens 7 Tage vor dem Termin ab.
Plane Freiwillige nach Schichten statt nur nach Aufgaben. Besetze mindestens Empfang, Saalbetreuung, Catering, Technik und Abbau und verschicke den Einsatzplan spätestens 3 Tage vorher.
Teste Beamer, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher und beide Verlängerungskabel mindestens 24 Stunden vor Beginn im tatsächlichen Raum. Prüfe dabei auch, ob Vorträge von einem Laptop aus funktionieren.
Bereite Namensschilder, Anwesenheitsliste, Informationsmaterial, Lageplan und Beschilderung am Vortag vor. Lagerfähiges Catering und Getränke kannst du ebenfalls vorher bereitstellen, damit der Aufbau nicht mit dem Empfang kollidiert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür organisieren?: Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Zielgruppe und Besucherzahl. Räume, Bestuhlung und Technik sollten innerhalb der ersten 2 Wochen geprüft und reserviert werden.
Wie viele Freiwillige braucht man für einen Tag der offenen Tür?: Plane mindestens eine Person am Empfang, eine für Technik, eine für Catering und eine für die Raum- oder Besucherbetreuung pro gleichzeitig genutztem Bereich. Für Schichten von 2 bis 3 Stunden brauchst du zusätzliche Ablösung, damit niemand den ganzen Tag durchgehend eingesetzt ist.
Wann sollte die Anmeldung für den Tag der offenen Tür schließen?: Schließe die Anmeldung 7 Tage vor der Veranstaltung, wenn Catering, Sitzplätze und Namensschilder vorbereitet werden müssen. Aktualisiere danach die Anwesenheitsliste und den Freiwilligenplan.
Wann prüft man die Technik für Vorträge und Vorführungen?: Führe den vollständigen Techniktest spätestens 24 Stunden vorher durch. Prüfe Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofon, Lautsprecher, Laptop und Stromversorgung mit allen geplanten Präsentationen.

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