Cómo coordinar voluntarios en una jornada de puertas abiertas

Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando cada voluntario sabe dónde debe estar, durante cuánto tiempo y a quién acudir si surge un problema. Empieza por fijar el programa y calcular el número de visitantes; después organiza las funciones, las inscripciones y los turnos. En los días previos, cierra proveedores, demostraciones, señalización y catering. Este plan reúne 72 tareas y 79 elementos para que no tengas que improvisar el montaje ni la atención al público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Definir el público objetivo y el número de visitantes
2 personas
3
Comprobar el recinto y las salas
2 personas
4
Reservar espacios y montaje
5
Describir las funciones de los voluntarios
2 personas
6
Invitar a los voluntarios
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
10
Distribuir carteles promocionales
3 personas
11
Gestionar inscripciones
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Crear el horario de voluntarios
2 personas
14
Enviar el programa a los participantes
15
Confirmar proveedores y reservas
16
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
17
Recoger presentaciones y demostraciones
2 personas
18
Instruir a los presentadores
2 personas
19
Preparar el menú de catering
2 personas
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
22
Imprimir material informativo
2 personas
23
Imprimir la lista de asistencia
24
Hacer la compra
3 personas
25
Preparar catering no perecedero
2 personas
26
Comprobar los productos refrigerados
2 personas
27
Llevar materiales al lugar
4 personas
28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Comprobar los espacios
2 personas
30
Montar mesas
4 personas
31
Colocar las sillas
4 personas
32
Montar los puestos informativos
4 personas
33
Montar el mostrador de recepción
2 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Colocar la señalización
2 personas
36
Conectar el equipo de sonido
2 personas
37
Probar el espacio de presentación
2 personas
38
Preparar café y té
2 personas
39
Preparar aperitivos
4 personas
40
Enfriar las bebidas
2 personas
41
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
42
Preparar tarjetas con nombres
43
Realizar la sesión informativa para voluntarios
6 personas

Evento

44
Atender la recepción
2 personas
45
Registrar a los visitantes
2 personas
46
Repartir el programa
2 personas
47
Guiar a los visitantes
4 personas
48
Atender el stand de información
6 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Servir aperitivos
2 personas
51
Coordinar presentaciones
2 personas
52
Coordinar actividades
4 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Comprobar los baños
56
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
57
Capturar los momentos fotográficos
58
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas
59
Guardar los restos de forma segura
2 personas

Seguimiento

60
Reunir material informativo
3 personas
61
Retirar la decoración
3 personas
62
Desmontar mesas y sillas
4 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Clasificar y retirar residuos
3 personas
65
Limpiar el lugar
4 personas
66
Apagar el equipo
2 personas
67
Devolver los materiales
3 personas
68
Devolver los objetos prestados
2 personas
69
Comprobar el stock restante
2 personas
70
Dar seguimiento a los participantes
2 personas
71
Agradecer a los voluntarios
2 personas
72
Guardar fotos de forma segura

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 10
Sillascant. 80
Mesas altascant. 4
Faldones para mesascant. 10
Sillas plegablescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 2

Equipo

Portátilescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables de cargacant. 6
Baterías externascant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 6
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Arreglos floralescant. 6
Decoración de mesacant. 10
Pizarrascant. 8
Rotuladores fosforescentescant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2
Tijerascant. 6

Catering

Dispensadores térmicoscant. 4
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejas de servir con tapacant. 8
Acumuladores de fríocant. 20
Jarras de aguacant. 8
Cestas de pancant. 6
Jarras de lechecant. 6
Azucareroscant. 6
Estantes de especiascant. 2

Registro

Tarjetas de nombrecant. 100
Portabadgescant. 100
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Envases de registrocant. 4
Carpetas informativascant. 100
Folletoscant. 150
Bloc de notascant. 30
Sobrescant. 100
Carteles direccionalescant. 12
Folletos del programacant. 150

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4
Linternas a pilascant. 6

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 8

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de servilletascant. 8
Cubetas para lavarcant. 4

Compras

Compras

Consejos

Define los turnos con al menos 7 días de antelación. Asigna una persona responsable de cada franja y deja unos 15 minutos de solapamiento para entregar información y resolver incidencias.
No publiques la convocatoria sin describir las funciones. Indica si el voluntario recibirá visitantes, apoyará una demostración, controlará la asistencia o ayudará con el catering, y calcula al menos 2 personas para la recepción en las horas de mayor afluencia.
Cierra las inscripciones antes de preparar el horario. Reserva tiempo para revisar preferencias dietéticas, confirmar ausencias y enviar a cada participante su turno, el programa y el punto de encuentro al menos 48 horas antes.
Haz un recorrido completo por el recinto el día anterior. Comprueba que el mapa, la señalización, las salas, el proyector, la pantalla, los altavoces, el micrófono y los cables alargadores estén en su sitio y funcionen juntos.
Prepara el catering y la recepción por separado. Deja listo el material no perecedero el día anterior, coloca tarjetas de nombre y lista de asistencia antes de abrir las puertas, y calcula una zona de reposición para tazas, vasos, platos y cubiertos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar los voluntarios?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes de la jornada. Fija primero la fecha, el programa y las funciones; deja la confirmación definitiva de turnos para 7 días antes y envía las instrucciones finales 48 horas antes.
¿Cuántos voluntarios necesito para una jornada de puertas abiertas?: Depende del número de visitantes y de las salas, pero calcula una persona para recepción por cada 50 visitantes previstos, además de una persona por demostración o sala activa. Añade al menos 2 personas de reserva para cubrir pausas y ausencias.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de voluntarios?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para recoger preferencias dietéticas, completar los turnos, confirmar a los proveedores y avisar a quienes no hayan recibido una función.
¿Qué se suele olvidar al coordinar una jornada de puertas abiertas?: Suelen quedar para el último momento la señalización, la lista de asistencia, las tarjetas de nombre y los adaptadores o cables. Revísalos 24 horas antes y comprueba también que el catering tenga vajilla, jarras, termos y espacio de conservación en frío.

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