Cómo organizar una jornada de puertas abiertas sin improvisar

Una jornada de puertas abiertas necesita más que una fecha y una invitación. Primero define el programa y el horario; después organiza las inscripciones, las visitas guiadas, las demostraciones y la atención en recepción. La información sobre aparcamiento, accesos y preferencias dietéticas debe llegar antes del evento, no el mismo día. Este orden te ayuda a detectar a tiempo los permisos, proveedores, equipos y personas que suelen quedar sin confirmar.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Comunicar el horario de apertura
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Publicar el evento en línea
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Enviar información a los visitantes
8
Comprobar las indicaciones de la ruta
9
Publicar información de estacionamiento
10
Reservar visitas guiadas
11
Confirmar proveedores
12
Pedir el catering
13
Crear una presentación de empresa
2 personas
14
Preparar demostraciones
3 personas
15
Informar a los presentadores
2 personas
16
Organizar visitas guiadas
17
Programar voluntarios
18
Elaborar la lista de contactos
19
Diseñar la señalización
20
Preparar acreditaciones
2 personas
21
Preparar los paquetes informativos
3 personas
22
Recoger material promocional
23
Comprobar permisos
24
Comprobar los datos del seguro
25
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
26
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
27
Comprobar los suministros de primeros auxilios
28
Comprobar los baños
29
Comprar suministros
3 personas
30
Enfriar bebidas
2 personas
31
Preparar aperitivos
3 personas
32
Preparar la zona de café
2 personas
33
Montar el mostrador de recepción
2 personas
34
Montar mesas
4 personas
35
Colocar las sillas
3 personas
36
Preparar el espacio de presentación
3 personas
37
Montar las salas de demostración
4 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Colocar la señalización
2 personas
40
Colocar banners
2 personas
41
Probar la técnica
2 personas
42
Probar presentaciones
2 personas
43
Preparar la mesa de registro
2 personas
44
Colocar los paquetes informativos
2 personas
45
Preparar la restauración
3 personas
46
Briefing del equipo de recepción
4 personas
47
Briefing para los guías
4 personas

Evento

48
Dar el discurso de apertura
49
Recibir a los visitantes
4 personas
50
Registrar inscripciones
2 personas
51
Repartir acreditaciones
2 personas
52
Repartir paquetes informativos
2 personas
53
Guiar visitas
4 personas
54
Dar presentaciones de la empresa
2 personas
55
Ofrecer demostraciones
5 personas
56
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
57
Servir café y té
2 personas
58
Servir aperitivos
3 personas
59
Rellenar las bebidas
2 personas
60
Reponer el bufé
2 personas
61
Recoger la basura
2 personas
62
Comprobar los baños periódicamente
63
Llevar el inventario
64
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
65
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

66
Apagar el material de presentación
2 personas
67
Recoger el catering
3 personas
68
Recoger la vajilla
3 personas
69
Clasificar residuos
2 personas
70
Recoger mesas y sillas
4 personas
71
Retirar la decoración
3 personas
72
Retirar la señalización
2 personas
73
Limpiar espacios
4 personas
74
Lavar la vajilla
3 personas
75
Vaciar neveras portátiles
2 personas
76
Guardar el stock restante
2 personas
77
Inventariar materiales
2 personas
78
Devolver los objetos prestados
2 personas
79
Retirar los residuos
80
Dar las gracias a los visitantes
81
Archivar datos de inscripción
82
Responder las preguntas pendientes
2 personas
83
Guardar fotos y archivos
84
Guardar el material promocional
2 personas
85
Recopilar facturas
86
Restaurar el local de la empresa
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Mesas altascant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mostrador de recepción
Faldones para mesascant. 12
Percheroscant. 3
Postes separadorescant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 180
Platoscant. 160
Cuchilloscant. 160
Tenedorescant. 160
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Bandejascant. 8

Catering

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de bufécant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Cubiterascant. 4
Compras

Equipo

Portátilescant. 3
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Cables HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Micrófonoscant. 2
Altavoces móvilescant. 2
Pulsadores de presentacióncant. 2
Pizarras de hojascant. 3
Trípodescant. 4
Baterías externascant. 6

Decoración

Banderas de la empresacant. 6
Bannerscant. 6
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Decoración de mesacant. 12
Plantascant. 10
Tarjetas de nombrecant. 200
Bolígrafoscant. 30
Señales de orientacióncant. 12
Soportes para paneles de flechascant. 12
Portapósterscant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de bateríacant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 10
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Botes de galletascant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Papelelerascant. 10
Contenedores de basuracant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 8
Alfombrillas antideslizantescant. 6

Promoción

Paquetes informativoscant. 200
Tarjetas de visitacant. 500
Bolsas de regalocant. 200
Bloc de notascant. 200
Pegatinascant. 300
Tarjetas de encuestacant. 200

Otros

Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 4
Portadocumentoscant. 10
Carpetas portapapelescant. 10
Ponchos para la lluviacant. 20

Consejos

Cierra la fecha, el horario de apertura y el programa antes de publicar el evento. Deja al menos 4 semanas para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y comunicar las indicaciones de acceso.
Usa las inscripciones para recoger preferencias dietéticas y reservar las visitas guiadas. Asigna una duración concreta a cada visita y evita llenar todos los turnos al 100 %: deja margen para llegadas tardías.
Confirma proveedores, catering, permisos y seguro como mínimo 10 días antes. El café, las bebidas y la comida requieren además tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas y recipientes de servicio preparados por separado.
Haz una prueba completa de la presentación y las demostraciones 2 o 3 días antes. Comprueba portátiles, proyectores, pantallas, cables HDMI, alargadores, regletas y micrófonos en el mismo espacio donde se utilizarán.
Prepara la recepción y la señalización antes de la apertura: mostrador, acreditaciones, paquetes informativos, postes separadores y rutas visibles. Entrega a voluntarios y presentadores un horario escrito y unas instrucciones de seguridad, y reúne sus teléfonos en una lista de contactos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza al menos 6 semanas antes si habrá inscripciones, visitas guiadas, demostraciones y catering. Deja la última semana para confirmar proveedores, voluntarios, equipos, permisos y la información enviada a los visitantes.
¿Cuándo debo publicar el horario y abrir las inscripciones?: Publica el horario y abre las inscripciones unas 4 semanas antes. Cierra o revisa el registro entre 2 y 3 días antes para actualizar las visitas guiadas, las preferencias dietéticas y el número previsto de asistentes.
¿Qué hay que preparar para las visitas guiadas?: Define los recorridos, la duración y el aforo de cada turno con al menos 2 semanas de antelación. Confirma a los guías y comunica a los visitantes el punto de encuentro, la hora de llegada y las indicaciones de la ruta antes del evento.
¿Cuándo se prueba el equipo audiovisual?: Haz una prueba completa entre 48 y 72 horas antes, con la presentación y las demostraciones reales. Comprueba también los cables, las regletas, los alargadores, el micrófono y una alternativa por si falla el proyector.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.