Organiser une journée portes ouvertes, étape par étape

Commencez par fixer la date, les horaires d’ouverture et le programme avant de communiquer quoi que ce soit. Prévoyez ensuite les inscriptions, les visites guidées, les démonstrations et l’accueil des visiteurs. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, le stationnement, les autorisations et les branchements du matériel audiovisuel. Un déroulé précis permet aussi de répartir les bénévoles et d’éviter les files d’attente à l’arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Communiquer les horaires d’ouverture
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Publier l’événement en ligne
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Envoyer les informations aux visiteurs
8
Vérifier l’itinéraire
9
Publier les informations de stationnement
10
Réserver des visites guidées
11
Confirmer les fournisseurs
12
Commander le catering
13
Créer une présentation d'entreprise
2 personnes
14
Préparer les démonstrations
3 personnes
15
Briefer les présentateurs
2 personnes
16
Répartir les visites guidées
17
Planifier les bénévoles
18
Établir la liste de contacts
19
Concevoir la signalétique
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Composer les dossiers d’information
3 personnes
22
Rassembler le matériel promotionnel
23
Vérifier les autorisations
24
Vérifier les informations d'assurance
25
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
26
Vérifier les issues de secours
2 personnes
27
Vérifier le matériel de premiers secours
28
Vérifier les toilettes
29
Acheter les stocks
3 personnes
30
Refroidir les boissons
2 personnes
31
Préparer les en-cas
3 personnes
32
Préparer le coin café
2 personnes
33
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
34
Installer les tables
4 personnes
35
Installer les chaises
3 personnes
36
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
37
Aménager les espaces de démonstration
4 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Installer la signalisation
2 personnes
40
Installer les bannières
2 personnes
41
Tester la technique
2 personnes
42
Tester les présentations
2 personnes
43
Préparer la table d'inscription
2 personnes
44
Disposer les packs d’infos
2 personnes
45
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
46
Briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
47
Briefing des guides
4 personnes

Événement

48
Prononcer le discours d’ouverture
49
Accueillir les visiteurs
4 personnes
50
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
51
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
52
Distribuer les dossiers d’information
2 personnes
53
Accompagner les visites guidées
4 personnes
54
Présenter des entreprises
2 personnes
55
Assurer les démonstrations
5 personnes
56
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
57
Servir le café et le thé
2 personnes
58
Servir des amuse-bouches
3 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
61
Rassembler les déchets
2 personnes
62
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
63
Gérer le stock
64
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
65
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

66
Éteindre le matériel de présentation
2 personnes
67
Ranger le service traiteur
3 personnes
68
Rassembler la vaisselle
3 personnes
69
Trier les déchets
2 personnes
70
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Retirer la signalétique
2 personnes
73
Nettoyer les espaces
4 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Vider les glacières
2 personnes
76
Ranger le stock restant
2 personnes
77
Inventorier le matériel
2 personnes
78
Rendre les articles empruntés
2 personnes
79
Faire évacuer les déchets
80
Remercier les visiteurs
81
Archiver les données d’inscription
82
Répondre aux questions en attente
2 personnes
83
Sauvegarder les photos et les fichiers
84
Ranger le matériel promotionnel
2 personnes
85
Rassembler les factures
86
Remettre en état le site de l’entreprise
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Accueil
Jupes de tableqté 12
Porte-manteauxqté 3
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 180
Assiettesqté 160
Couteauxqté 160
Fourchettesqté 160
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plateauxqté 8

Catering

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à buffetqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Courses

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Microphonesqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Cliques de présentationqté 2
Chevaletsqté 3
Trépiedsqté 4
Batteries externesqté 6

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 6
Bannièresqté 6
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Plantesqté 10
Badges nominatifsqté 200
Stylosqté 30
Panneaux directionnelsqté 12
Supports de panneaux de directionqté 12
Porte-affichesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à batterieqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 10
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Boîtes à biscuitsqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Tapis antidérapantsqté 6

Promotion

Packs d'informationqté 200
Cartes de visiteqté 500
Sacs cadeauxqté 200
Blocs-notesqté 200
Autocollantsqté 300
Cartes d’enquêteqté 200

Autre

Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 4
Chemises à pinceqté 10
Chemises à pinceqté 10
Ponchos de pluieqté 20

Conseils

Fixez le programme au moins 4 semaines avant la date : indiquez les horaires d’ouverture, la durée des visites guidées et les créneaux de démonstration avant d’envoyer les invitations.
Fermez ou vérifiez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement. Demandez à ce moment-là les besoins alimentaires et envoyez les informations pratiques, notamment l’itinéraire et le stationnement.
Testez chaque présentation au moins 24 heures à l’avance avec les ordinateurs portables, projecteurs, écrans, câbles HDMI, rallonges et multiprises. Prévoyez un câble de rechange et une solution si le son ne fonctionne pas.
Organisez l’accueil avant le jour J : badges nominatifs, dossiers d’information, signalétique et liste de contacts doivent être regroupés au même endroit. Placez des poteaux de balisage dès l’entrée pour guider les visiteurs vers les visites et les démonstrations.
Confirmez les fournisseurs et le catering 48 à 72 heures avant l’ouverture. Comptez les tasses, verres, assiettes et couverts selon le nombre d’inscrits, puis vérifiez les machines à café, bouilloires, thermos et équipements de maintien au frais.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Cela laisse le temps de fixer le programme, réserver les visites guidées, confirmer les fournisseurs, vérifier les autorisations et communiquer les horaires.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant l’événement, puis publiez un rappel 7 jours avant. Demandez une confirmation d’inscription afin d’estimer les besoins en accueil, catering et visites guidées.
Comment organiser les visites guidées pendant une journée portes ouvertes ?: Répartissez les visiteurs par créneaux de 30 à 45 minutes et prévoyez un responsable pour chaque groupe. Confirmez les réservations au plus tard 3 jours avant et affichez clairement le point de départ.
Que vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?: La veille, contrôlez les autorisations, l’assurance, les consignes de sécurité, la signalétique et le matériel audiovisuel. Faites aussi un briefing de 30 minutes avec les présentateurs et les bénévoles pour confirmer les rôles et les horaires.

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