Tag der offenen Tür organisieren: der praktische Ablauf

Ein Tag der offenen Tür gelingt, wenn Besucherführung, Programm und Logistik von Anfang an zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten und Programmpunkte fest, bevor du Einladungen und Online-Informationen veröffentlichst. Danach folgen Anmeldungen, Führungszeiten, Catering, Technik und die Einteilung der Helfer. Plane außerdem früh, wie Besucher ankommen, sich orientieren und bei Fragen jemanden erreichen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Öffnungszeiten kommunizieren
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Veranstaltung online veröffentlichen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Besucherinformationen versenden
8
Wegbeschreibung prüfen
9
Parkinformationen veröffentlichen
10
Führungen reservieren
11
Lieferanten bestätigen
12
Catering bestellen
13
Firmenpräsentation erstellen
2 Personen
14
Vorführungen vorbereiten
3 Personen
15
Moderatoren briefen
2 Personen
16
Führungen einteilen
17
Freiwillige einplanen
18
Kontaktliste erstellen
19
Beschilderung entwerfen
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Infopakete zusammenstellen
3 Personen
22
Werbematerial sammeln
23
Genehmigungen prüfen
24
Versicherungsdaten prüfen
25
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
26
Fluchtwege überprüfen
2 Personen
27
Erste-Hilfe-Material prüfen
28
Toiletten kontrollieren
29
Vorräte einkaufen
3 Personen
30
Getränke kühlen
2 Personen
31
Snacks vorbereiten
3 Personen
32
Kaffeebereich vorbereiten
2 Personen
33
Empfangstheke einrichten
2 Personen
34
Tische aufstellen
4 Personen
35
Stühle aufstellen
3 Personen
36
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
37
Demonstrationsräume einrichten
4 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Beschilderung anbringen
2 Personen
40
Banner anbringen
2 Personen
41
Technik testen
2 Personen
42
Präsentationen testen
2 Personen
43
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
44
Infopakete auslegen
2 Personen
45
Catering bereitstellen
3 Personen
46
Briefing des Empfangsteams
4 Personen
47
Briefing für die Führer
4 Personen

Event

48
Eröffnungsrede halten
49
Besucher empfangen
4 Personen
50
Anmeldungen erfassen
2 Personen
51
Namensschilder verteilen
2 Personen
52
Infopakete verteilen
2 Personen
53
Führungen begleiten
4 Personen
54
Firmenpräsentationen halten
2 Personen
55
Vorführungen durchführen
5 Personen
56
Besucherfragen beantworten
3 Personen
57
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
58
Snacks servieren
3 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Buffet auffüllen
2 Personen
61
Abfall sammeln
2 Personen
62
Toiletten zwischendurch kontrollieren
63
Bestand im Blick behalten
64
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
65
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

66
Präsentationsmaterial ausschalten
2 Personen
67
Catering aufräumen
3 Personen
68
Geschirr sammeln
3 Personen
69
Abfall trennen
2 Personen
70
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Beschilderung entfernen
2 Personen
73
Räume reinigen
4 Personen
74
Geschirr abwaschen
3 Personen
75
Kühlboxen leeren
2 Personen
76
Restbestand einlagern
2 Personen
77
Materialien inventarisieren
2 Personen
78
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
79
Abfall abtransportieren lassen
80
Besucher bedanken
81
Anmeldedaten archivieren
82
Offene Fragen beantworten
2 Personen
83
Fotos und Dateien speichern
84
Werbematerial einlagern
2 Personen
85
Rechnungen sammeln
86
Betriebsstätte wiederherstellen
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
StehtischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
Theke
TischröckeAnz. 12
KleiderständerAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 180
TellerAnz. 160
MesserAnz. 160
GabelnAnz. 160
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
TablettsAnz. 8

Catering

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
BuffetbehälterAnz. 8
GetränkespenderAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
Einkäufe

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
MikrofoneAnz. 2
Mobile LautsprecherAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
FlipchartsAnz. 3
StativeAnz. 4
PowerbanksAnz. 6

Dekoration

FirmenflaggenAnz. 6
BannerAnz. 6
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
TischdekorationAnz. 12
PflanzenAnz. 10
NamensschilderAnz. 200
StifteAnz. 30
Wegweiser-SchilderAnz. 12
PfeiltafelhalterAnz. 12
PlakathalterAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
BatterielampenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 10
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
KeksdosenAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
MülleimerAnz. 10
AbfallcontainerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 6

Sonstiges

KabelbinderAnz. 200
Gaffer TapeAnz. 4
SchreibmappenAnz. 10
KlemmbrettmappenAnz. 10
RegenponchosAnz. 20

Tipps

Lege Programm und Öffnungszeiten zuerst fest und veröffentliche die Besucherinformationen spätestens 3 bis 4 Wochen vorher. Dazu gehören Wegbeschreibung, Parkhinweise, Anmeldemöglichkeiten und reservierbare Führungen.
Plane Führungen mit festen Startzeiten und kleinen Gruppen. Teile Moderatoren und Helfer mindestens 7 Tage vorher ein und gib ihnen Ablauf, Sicherheitsanweisungen und Kontaktliste schriftlich.
Bestelle Catering erst, wenn die Anmeldungen und Ernährungswünsche ausgewertet sind. Rechne Getränke für den Empfang, Kaffee aus mehreren Kaffeemaschinen und ausreichend Geschirr für die erwartete Besucherzahl ein.
Prüfe die Präsentationstechnik mindestens 2 Tage vorher vor Ort: Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Mikrofone und Verlängerungskabel müssen zusammen funktionieren. Ein Ersatzkabel und ein getesteter Präsentationsablauf verhindern Verzögerungen.
Sorge für Orientierung vom Eingang bis zur Führung: Beschilderung, Namensschilder, Infopakete, Absperrpfosten und ein klar besetzter Anlaufpunkt sollten am Veranstaltungstag vor Öffnung bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Tag der offenen Tür planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Genehmigungen und Versicherungsprüfung. Einladungen, Online-Veröffentlichung und Lieferantenbestätigungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin abgeschlossen sein.
Wie organisiert man Führungen beim Tag der offenen Tür?: Lege feste Startzeiten fest und führe eine Reservierungsliste mit Name, Gruppengröße und Kontaktmöglichkeit. Teile die Führungen mindestens 7 Tage vorher ein und plane zwischen zwei Gruppen 10 bis 15 Minuten für den Wechsel ein.
Wie viel Catering braucht man für einen Tag der offenen Tür?: Plane die Mengen nach den Anmeldungen und ergänze eine Reserve von etwa 10 Prozent. Für den Empfang reichen meist 2 bis 3 Getränke pro Person in der ersten Stunde; Kaffee, Wasser und Geschirr sollten während der gesamten Öffnungszeit nachgefüllt werden können.
Wann testet man Technik und Beschilderung?: Teste Laptop, Projektor, Mikrofone und Kabel mindestens 2 Tage vorher am tatsächlichen Einsatzort. Stelle Beschilderung, Namensschilder und Infopakete am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor der Öffnung auf.

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