Einen Tag der offenen Tür Schritt für Schritt organisieren

Ein Tag der offenen Tür gelingt, wenn Besucherführung, Raumaufteilung und Programm früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum und Ablauf fest, teile danach Räume und Verantwortliche ein und kümmere dich rechtzeitig um Anmeldungen, Führungen und Technik. Plane außerdem Empfang, Beschilderung und Verpflegung als zusammenhängenden Besucherweg. Besonders oft fehlen am Veranstaltungstag Namensschilder, geprüfte Präsentationen, freie Kabelwege oder gekühlte Getränke.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Räume und Klassenräume einteilen
2 Personen
3
Für den Tag der offenen Tür anmelden
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Website und Social Media aktualisieren
2 Personen
6
Anmeldeformular prüfen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Führungen reservieren
10
Catering bestellen
11
Getränkevorrat bestellen
12
Technik reservieren
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Lageplan erstellen
15
Programm drucken
16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
17
Beschilderung erstellen
2 Personen
18
Präsentationen sammeln
2 Personen
19
Aktivitäten testen
3 Personen
20
Raumpräsentationen kontrollieren
3 Personen
21
Bestand prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
2 Personen
23
Materialien bereitstellen
3 Personen
24
Kühlschränke kontrollieren
25
Räume im Voraus reinigen
3 Personen
26
Tische aufstellen
4 Personen
27
Stühle aufstellen
4 Personen
28
Empfangstheke einrichten
2 Personen
29
Infostände einrichten
4 Personen
30
Dekoration aufhängen
3 Personen
31
Beschilderung anbringen
2 Personen
32
Technik anschließen
2 Personen
33
Präsentationen vorbereiten
3 Personen
34
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
35
Snacks vorbereiten
3 Personen
36
Getränke kalt stellen
2 Personen
37
Toiletten kontrollieren
38
Briefing für das Empfangsteam geben
5 Personen
39
Briefing für Rundgangsleiter geben
8 Personen

Event

40
Besucher empfangen
4 Personen
41
Anmeldungen erfassen
3 Personen
42
Programm verteilen
2 Personen
43
Führungen begleiten
8 Personen
44
Schnupperstunden betreuen
6 Personen
45
Informationsgespräche führen
6 Personen
46
Aktivitäten begleiten
6 Personen
47
Präsentationen halten
3 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
53
Verlorene Gegenstände erfassen
54
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

55
Catering aufräumen
3 Personen
56
Materialien abbauen
5 Personen
57
Dekoration entfernen
3 Personen
58
Technik ausschalten
2 Personen
59
Geschirr abwaschen
3 Personen
60
Abfall sammeln
3 Personen
61
Räume reinigen
5 Personen
62
Toiletten reinigen
2 Personen
63
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
64
Gelände ablaufen
3 Personen
65
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
66
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
67
Anmeldedaten archivieren
68
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 24
StühleAnz. 180
StehtischeAnz. 8
Empfangstresen
UmkleideräckelAnz. 4
TischdeckenAnz. 24
AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 180
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
KaffeelöffelAnz. 120

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 12
KühlbeutelAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 6
BeamerAnz. 4
ProjektionsleinwändeAnz. 4
LautsprecherAnz. 4
MikrofoneAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
HDMI-KabelAnz. 8
USB-SticksAnz. 8
LadestationenAnz. 4
Passwortfreie RouterAnz. 2

Dekoration

BallonsAnz. 200
WimpelkettenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
Fotowand
WegweiserAnz. 20
PostenhalterAnz. 20
NamensschildhalterAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
StehlampenAnz. 6
NotlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 18
Mülleimer draußenAnz. 8
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
StaubsaugerAnz. 3
ReinigungswagenAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 8
GummihandschuheAnz. 12
WäschekörbeAnz. 4

Papierkram

ProgrammhefteAnz. 300
PläneAnz. 250
AnmeldeformulareAnz. 300
NamensschilderAnz. 250
A4-PapierAnz. 2000
StifteAnz. 60
StifteAnz. 48
KlemmbretterAnz. 20
KlebebandAnz. 12
SchreibblöckeAnz. 30

Aktivitäten

ExperimentmaterialienAnz. 8
BastelsetsAnz. 12
BuntstifteAnz. 24
MalmalbücherAnz. 24
BausätzeAnz. 8
SpielmaterialienAnz. 10
SportbälleAnz. 12
KegelAnz. 24
StoppuhrenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 4
AbsperrseileAnz. 8

Garderobe

KleiderbügelAnz. 200
GarderobenständerAnz. 4
GarderobenmarkenAnz. 250

Präsentation

PräsentationstafelnAnz. 16
FlipchartsAnz. 6
Flipchart-PapierAnz. 12
MagnetsätzeAnz. 12
ProspektständerAnz. 12

Tipps

Lege Programm und Zeitfenster mindestens 6 Wochen vorher fest. Plane Führungen mit festen Startzeiten und begrenze die Gruppengröße, damit Empfang und Räume nicht gleichzeitig überlaufen.
Teile Räume nach Besucherweg ein: Empfang, Garderobe, Präsentationen, Aktivitäten und Verpflegung sollten klar aufeinander folgen. Erstelle spätestens 2 Wochen vorher einen Lageplan und drucke zusätzliche Exemplare für den Empfang.
Prüfe Anmeldungen und Ernährungswünsche 7 Tage vor dem Termin. Bestelle Catering und Getränkevorrat danach und rechne bei Getränken für das erste Besucherstundenfenster mit 2 bis 3 Portionen pro Person.
Teste Präsentationen, Beamer, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag in den tatsächlichen Räumen. Lege HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und Ersatzlösungen am jeweiligen Einsatzort bereit, statt sie erst beim Aufbau zu suchen.
Plane den Aufbau mit einem festen Zeitplan: Räume am Vortag reinigen, Kühlschränke und Kühlboxen kontrollieren und Materialien am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten vor dem Einlass bereitstellen. Beschilderung, Namensschilder und Empfangstresen gehören zu den ersten sichtbaren Punkten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür planen?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumaufteilung. Einladungen, Website, Anmeldeformular und Führungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin vorbereitet sein.
Wann sollte man Catering und Getränke für einen Tag der offenen Tür bestellen?: Bestelle Catering und Getränkevorrat ungefähr 7 bis 14 Tage vorher, sobald die Anmeldezahlen belastbar sind. Prüfe die endgültigen Ernährungswünsche nochmals 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung.
Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?: Plane mindestens eine Person für den Empfang, eine Ansprechperson pro Führungsgruppe und je eine verantwortliche Person für Technik und Verpflegung ein. Bei mehreren Räumen sollte zusätzlich pro gleichzeitig geöffnetem Bereich eine Betreuung eingeplant werden.
Wann sollte die Technik für den Tag der offenen Tür getestet werden?: Führe einen vollständigen Test am Vortag durch und prüfe Beamer, Projektionsleinwände, Lautsprecher, Mikrofone und Kabel in den vorgesehenen Räumen. Am Veranstaltungstag reicht dann eine kurze Funktionskontrolle 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass.

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