Zo organiseer je een open dag zonder last-minute gedoe

Begin met het programma en de locatie, niet met de aankleding. Leg vast wat bezoekers wanneer kunnen doen, hoeveel mensen je verwacht en welke activiteiten begeleiding nodig hebben. Daarna volgen aanmelding, promotie, vrijwilligers en leveranciers. In de laatste week draait alles om controleren: plattegrond, bewegwijzering, materialen, techniek, eten en drinken. Zo voorkom je dat je op de dag zelf nog verlengkabels zoekt, naamkaartjes schrijft of ontdekt dat een activiteit niet past in de beschikbare ruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Open dag aanmelden
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotie ophangen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Activiteiten bevestigen
2 personen
11
Leveringen reserveren
12
Plattegrond maken
2 personen
13
Bewegwijzering maken
2 personen
14
Programma afdrukken
15
Naamkaartjes maken
2 personen
16
Contant geld regelen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
4 personen
20
Materialen verzamelen
3 personen
21
Activiteiten klaarzetten
3 personen
22
Techniek testen
2 personen
23
Locatie controleren
2 personen
24
Tent en luifel opbouwen
4 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen plaatsen
3 personen
27
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
28
Cateringtafel inrichten
3 personen
29
Koffiepunt inrichten
2 personen
30
Afvalpunten plaatsen
2 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
33
Informatiestands opbouwen
4 personen
34
Spelmateriaal klaarleggen
3 personen
35
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
36
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
37
Microfoon testen
2 personen
38
Rondgang voor opening
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

40
Ontvangst bezoekers
3 personen
41
Aanmeldingen registreren
2 personen
42
Programma uitdelen
2 personen
43
Bezoekers rondleiden
4 personen
44
Informatiestand bemannen
4 personen
45
Demonstraties begeleiden
3 personen
46
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
47
Koffie en thee serveren
3 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken uitgeven
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Cateringvoorraad aanvullen
2 personen
52
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
55
Programmaonderdelen aankondigen
56
Muziek verzorgen
57
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
59
Catering opruimen
4 personen
60
Servies verzamelen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Activiteitenmateriaal inpakken
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Keuken schoonmaken
2 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen
68
Materialen terugbrengen
2 personen
69
Huurmaterialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
71
Locatie eindinspecteren
2 personen
72
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 14
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Tafelnummersaantal 14

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10
Lantaarnsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Koelelementenaantal 20

Registratie

Inschrijfformulierenaantal 120
Balpennenaantal 30
Clipboardmappenaantal 6
Polsbandjesaantal 120
Kleingeldkassa

Sportmateriaal

Spelletjesaantal 8
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 6
Zitzakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst het programma en maak daarna de plattegrond. Reserveer voor ontvangst, activiteiten, koffie en wachtrijen afzonderlijke plekken; houd bij drukke onderdelen extra loopruimte vrij.
Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma vaststaan en plan uiterlijk één week voor de open dag een controle van de aanmeldingen. Vraag dieetwensen meteen mee, zodat hapjes niet op het laatste moment aangepast moeten worden.
Deel vrijwilligers per tijdsblok en taak in, bijvoorbeeld voor ontvangst, activiteiten, catering en techniek. Geef iedereen vooraf een korte instructie met starttijd, verzamelpunt en telefoonnummer van de coördinator.
Test geluidsinstallatie, draadloze microfoons, laptop, beamer en projectiescherm op locatie vóór de bezoekers komen. Leg verlengkabels en stekkerdozen vooraf langs de plattegrond vast; techniekproblemen ontstaan vaak door te korte kabels of ontbrekende aansluitingen.
Zet de opbouw in een vaste volgorde: eerst tenten en tafels, daarna bewegwijzering en activiteiten, vervolgens koffie, drank en hapjes. Zet dranken pas vlak voor de ontvangst koud en bewaar programma’s, naamkaartjes en contant geld op één herkenbare plek bij de ingang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren. Reserveer de locatie en leg het programma eerst vast; plan promotie en uitnodigingen daarna. Houd de laatste week vrij voor aanmeldingen, leveringen en een volledige controle.
Hoe maak je een programma voor een open dag?: Werk met blokken van 30 tot 60 minuten en zet ontvangst, activiteiten, pauzes en afsluiting in een duidelijke volgorde. Plan minimaal 15 minuten wisseltijd tussen onderdelen die op dezelfde ruimte of techniek zijn aangewezen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag?: Reken minimaal één vrijwilliger voor ontvangst, één per begeleide activiteit en één coördinator voor techniek en onverwachte problemen. Bij meerdere gelijktijdige activiteiten heb je dus al snel vier tot zes mensen per tijdsblok nodig.
Wanneer moet je de catering voor een open dag regelen?: Reserveer leveringen en bepaal het aantal hapjes en drankjes uiterlijk twee weken vooraf. Verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en doe de laatste boodschappen één dag van tevoren, zodat koffie, water en gekoelde dranken op tijd klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.