Organiser une journée portes ouvertes sans rien laisser au hasard

Une journée portes ouvertes se prépare d’abord comme un parcours de visite, pas comme une simple réception. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis ouvrez rapidement les inscriptions pour connaître le nombre de participants et leurs besoins alimentaires. Les dernières semaines servent à répartir les bénévoles, confirmer les activités et préparer la signalétique. La veille, concentrez-vous sur le matériel, les boissons au frais, les badges et les tests techniques afin que l’accueil puisse démarrer à l’heure.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Inscription pour la journée portes ouvertes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Afficher la promotion
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Confirmer les activités
2 personnes
11
Réserver les livraisons
12
Créer le plan
2 personnes
13
Créer la signalisation
2 personnes
14
Imprimer le programme
15
Créer des badges nominatifs
2 personnes
16
Prévoir de l’argent liquide
17
Faire les courses
3 personnes
18
Mettre les boissons au frais
2 personnes
19
Préparer les en-cas
4 personnes
20
Rassembler le matériel
3 personnes
21
Préparer les activités
3 personnes
22
Tester la technique
2 personnes
23
Vérifier le lieu
2 personnes
24
Monter la tente et l’auvent
4 personnes
25
Installer les tables
3 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
28
Installer la table traiteur
3 personnes
29
Mettre en place le point café
2 personnes
30
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Installer la signalisation
2 personnes
33
Monter les stands d’information
4 personnes
34
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
35
Installer le matériel de présentation
2 personnes
36
Installer le système son
2 personnes
37
Tester le microphone
2 personnes
38
Visite préalable à l’ouverture
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

40
Accueil des visiteurs
3 personnes
41
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
42
Distribuer le programme
2 personnes
43
Guider les visiteurs
4 personnes
44
Tenir le stand d'information
4 personnes
45
Encadrer les démonstrations
3 personnes
46
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
47
Servir le café et le thé
3 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Distribuer les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner le stock de traiteur
2 personnes
52
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
55
Annoncer les éléments du programme
56
Fournir la musique
57
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

58
Éteindre l’équipement
2 personnes
59
Ranger le service traiteur
4 personnes
60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Préparer le matériel d'activités
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Nettoyer la cuisine
2 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
68
Rapporter le matériel
2 personnes
69
Retourner les matériels de location
2 personnes
70
Ranger les stocks restants
2 personnes
71
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
72
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Nappesqté 14
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 2
Compositions floralesqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12
Badges nominatifsqté 100
Numéros de tableqté 14

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 10
Lanternesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Saladiersqté 6
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Pains de glaceqté 20

Inscription

Formulaires d'inscriptionqté 120
Stylos à billeqté 30
Chemises à pinceqté 6
Braceletsqté 120
Caisse de petite monnaie

Matériel de sport

Jeuxqté 8
Cônesqté 20
Cerceauxqté 6
Poufsqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez des horaires précis pour chaque activité et indiquez clairement l’heure d’arrivée, l’adresse et les modalités d’inscription.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, de recueillir les besoins alimentaires et d’adapter les quantités d’en-cas, de boissons et de vaisselle.
Attribuez chaque bénévole à une mission et à une plage horaire. Prévoyez au moins une personne pour l’accueil, une pour l’orientation et une pour chaque activité en cours, avec une relève pendant les pauses.
Préparez un plan visible dès l’entrée : emplacement des activités, tables, toilettes, espace boissons et sorties. Imprimez le programme et les panneaux avant la veille, car la signalétique est souvent repoussée jusqu’au dernier moment.
Testez la sonorisation, les microphones, le vidéoprojecteur et les rallonges avant l’ouverture. Gardez aussi de l’argent liquide et une multiprise de secours : ces petits oublis bloquent rapidement l’accueil ou une démonstration.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, préparer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez les 3 derniers jours pour confirmer les activités, répartir les bénévoles et vérifier le matériel.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date, puis faites un rappel 5 à 7 jours avant. Fixez une date limite d’inscription environ 3 jours avant l’événement pour ajuster l’accueil et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 personne pour l’orientation et 1 responsable par activité simultanée. Ajoutez une relève après 2 à 3 heures pour éviter de laisser un poste sans surveillance.
Que préparer la veille d’une journée portes ouvertes ?: Rassemblez les tables, chaises, badges, programmes, panneaux et matériel d’activité, puis mettez les boissons au frais et préparez les en-cas. Faites aussi un dernier test technique et vérifiez le lieu au moins 2 heures avant l’ouverture le lendemain.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.