Tag der offenen Tür organisieren: der praktische Ablauf

Bei einem Tag der offenen Tür entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Ablauf. Lege zuerst Datum, Programm und Raumaufteilung fest, reserviere danach den Ort und teile die Zuständigkeiten ein. Einladungen, Anmeldungen und Lieferungen brauchen Vorlauf; Technik, Aktivitäten und Verpflegung werden in den letzten Tagen konkret geprüft. Plane außerdem, wie Besucher den Eingang, die Programmpunkte und die Ausgabestellen ohne Nachfrage finden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Für den Tag der offenen Tür anmelden
4
Einladungen erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Werbung aufhängen
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Freiwillige einteilen
2 Personen
10
Aktivitäten bestätigen
2 Personen
11
Lieferungen reservieren
12
Lageplan erstellen
2 Personen
13
Beschilderung erstellen
2 Personen
14
Programm drucken
15
Namensschilder erstellen
2 Personen
16
Bargeld besorgen
17
Einkaufen gehen
3 Personen
18
Getränke kalt stellen
2 Personen
19
Snacks vorbereiten
4 Personen
20
Materialien zusammenstellen
3 Personen
21
Aktivitäten vorbereiten
3 Personen
22
Technik testen
2 Personen
23
Ort überprüfen
2 Personen
24
Zelt und Vordach aufbauen
4 Personen
25
Tische aufstellen
3 Personen
26
Stühle aufstellen
3 Personen
27
Empfangstheke einrichten
2 Personen
28
Cateringtisch einrichten
3 Personen
29
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
30
Müllstationen aufstellen
2 Personen
31
Dekoration aufhängen
3 Personen
32
Beschilderung anbringen
2 Personen
33
Informationsstände aufbauen
4 Personen
34
Spielmaterial bereitlegen
3 Personen
35
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen
36
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
37
Mikrofon testen
2 Personen
38
Rundgang vor der Eröffnung
2 Personen
39
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

40
Besucher empfangen
3 Personen
41
Anmeldungen erfassen
2 Personen
42
Programm verteilen
2 Personen
43
Besucher herumführen
4 Personen
44
Infostand besetzen
4 Personen
45
Vorführungen betreuen
3 Personen
46
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
47
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
48
Snacks servieren
3 Personen
49
Getränke ausgeben
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Cateringvorräte auffüllen
2 Personen
52
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Toiletten kontrollieren
55
Programmpunkte ankündigen
56
Musik organisieren
57
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

58
Geräte ausschalten
2 Personen
59
Catering aufräumen
4 Personen
60
Geschirr sammeln
3 Personen
61
Abfall sammeln
3 Personen
62
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
63
Dekoration entfernen
3 Personen
64
Aktivitätenmaterial einpacken
3 Personen
65
Location reinigen
4 Personen
66
Küche reinigen
2 Personen
67
Fundsachen sammeln
68
Materialien zurückbringen
2 Personen
69
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
70
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
71
Endkontrolle des Veranstaltungsortes
2 Personen
72
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 14
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierplattenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LaptopsAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 150
BallonbandAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 6
KreidetafelnAnz. 8
KreidestifteAnz. 12
NamensschilderAnz. 100
TischnummernAnz. 14

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 10
LaternenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
KühlelementeAnz. 20

Registrierung

AnmeldeformulareAnz. 120
KugelschreiberAnz. 30
KlemmbrettmappenAnz. 6
ArmbänderAnz. 120
Kleingeldkasse

Sportmaterial

SpieleAnz. 8
KegelAnz. 20
ReifenAnz. 6
SitzsäckeAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallgreiferAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Lageplan mindestens 4 Wochen vorher fest. So kannst du Aktivitäten bestätigen, Einladungen verschicken und Beschilderung sowie Programmblätter rechtzeitig erstellen.
Teile Helfer nicht nur nach Aufgaben, sondern auch nach Zeitfenstern ein: mindestens eine Person für Aufbau, Empfang, Verpflegung und Technik sollte 30 Minuten vor Beginn vor Ort sein.
Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher. Plane Snacks, Teller, Besteck und Getränke getrennt und stelle kalte Getränke erst am Veranstaltungstag in Kühlboxen oder Kühlschränke.
Teste Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Laptops, Beamer und Projektionsleinwand spätestens am Vortag am tatsächlichen Aufstellort. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und die Stromwege.
Bereite Namensschilder, Tischnummern, Kreidetafeln und den Lageplan am Vortag vor. Zelte, Vordach, Tische und Stühle sollten so stehen, dass Eingang, Aktivitäten und Verpflegung auch bei schlechtem Wetter erreichbar bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür planen?: Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Einladungen und Werbung sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin vorbereitet und verschickt beziehungsweise aufgehängt werden.
Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?: Plane mindestens eine feste Person für Empfang, Technik, Verpflegung und jede größere Aktivität ein. Für Aufbau und Abbau solltest du zusätzlich jeweils 2 bis 4 Helfer für etwa 60 bis 90 Minuten einteilen.
Wann soll man Getränke und Snacks vorbereiten?: Kaufe haltbare Lebensmittel und Getränke etwa 3 bis 5 Tage vorher. Snacks bereitest du am Vortag vor; Getränke werden am Veranstaltungstag gekühlt, damit Kühlboxen und Ausgabestellen nicht unnötig lange belegt sind.
Was muss man am Tag vor dem Tag der offenen Tür prüfen?: Kontrolliere Raum, Strom, Technik, Beschilderung, Materialien und Lieferungen am Vortag. Ein vollständiger Rundgang mit Lageplan und Programm dauert etwa 30 Minuten und zeigt fehlende Kabel, Stühle oder Namensschilder rechtzeitig.

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