Zo organiseer je een open dag zonder last-minute chaos

Begin een open dag niet met versiering, maar met het terrein, de datum en een programma dat bezoekers in één oogopslag begrijpen. Leg daarna vast hoeveel mensen je verwacht, wie welke taak uitvoert en hoe bezoekers van entree naar activiteiten lopen. Reserveer op tijd partytenten, tafels, stoelen en geluidsapparatuur; vooral materiaal en vrijwilligers zijn lastig op het laatste moment te regelen. Werk in de laatste week met een definitieve deelnemerslijst, een voorraadcontrole en een draaiboek met telefoonnummers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
3 personen
2
Beschikbaarheid terrein controleren
2 personen
3
Toestemming locatie aanvragen
4
Reserveringen maken
5
Begroting opstellen
2 personen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotie online plaatsen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
13
Activiteitenprogramma uitwerken
3 personen
14
Route en bewegwijzering bepalen
2 personen
15
Weersverwachting controleren
16
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
17
Voorraad controleren
2 personen
18
Boodschappenlijst afronden
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Materialen ophalen
2 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
23
Activiteitsmateriaal sorteren
3 personen
24
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
25
Draaiboek en telefoonnummers printen
26
Weersalternatief klaarzetten
3 personen
27
Terrein inspecteren
3 personen
28
Tenten opbouwen
5 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Informatiebalie inrichten
2 personen
32
Ontvangstregistratie klaarzetten
2 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
35
Activiteitsposten opbouwen
6 personen
36
Geluid en microfoon testen
2 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Buffet en uitgifte inrichten
3 personen
40
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
41
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

42
Bezoekers verwelkomen
4 personen
43
Bezoekers registreren
3 personen
44
Rondleidingen begeleiden
4 personen
45
Scoutingactiviteiten begeleiden
10 personen
46
Informatie geven aan ouders
3 personen
47
Koffie en thee serveren
3 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Buffet bijvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten controleren
2 personen
53
Activiteiten wisselen
4 personen
54
Avondprogramma begeleiden
6 personen
55
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

56
Eten en drinken opruimen
4 personen
57
Activiteitenmateriaal verzamelen
5 personen
58
Tenten en decoratie afbreken
5 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Terrein schoonmaken
5 personen
62
Afval afvoeren
2 personen
63
Voorraad terugplaatsen
3 personen
64
Materialen retourneren
2 personen
65
Keuken en toiletten schoonmaken
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Balietafel
Tafelkledenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Mokkenaantal 40
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Koffiepottenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 150
Pionnenaantal 20
Informatiebordenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 4

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Laptopsaantal 2
Printer

Keuken

Snijplankenaantal 6
KoksMessenaantal 6
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Koekenpannenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Touwenaantal 12
Pionnen kleinaantal 30
Hoepelsaantal 10
Ballenaantal 12
Waterbekers spelaantal 30
Houten palenaantal 12
Klimtouwenaantal 4
Kompassetsaantal 12
Zaklampenaantal 12
Schminksetsaantal 4
Knutseltafelsaantal 4
Knutselbakkenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalzakkenaantal 100
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampen grootaantal 4
Afzetlintaantal 4
Brandblussersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van 30 tot 60 minuten en wijs per activiteit één verantwoordelijke vrijwilliger aan. Zo weet je tijdens de open dag direct wie moet bijspringen als een onderdeel uitloopt.
Maak minstens één week vooraf een plattegrond met entree, balietafel, activiteiten, catering en toiletten. Zet informatieborden en wegwijzerborden op plekken waar bezoekers van richting veranderen, niet alleen bij de ingang.
Controleer vijf tot zeven dagen vooraf of je genoeg klaptafels, klapstoelen, glazen, mokken en serveerschalen hebt. Tel ook verlengkabels en stekkerdozen na; die worden vaak pas gemist wanneer de geluidsset al staat.
Zet dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk drie dagen voor de open dag om in een definitieve deelnemerslijst. Gebruik die lijst voor catering, naamkaartjes en het vrijwilligersrooster, zodat je niet op de ochtend zelf hoeft te schatten.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan waar partytenten, koelboxen en activiteitenmateriaal komen. Print het draaiboek en de telefoonnummers, en leg een papieren exemplaar bij de balietafel en bij de coördinator.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een open dag organiseren?: Begin bij voorkeur zes tot acht weken vooraf met datum, terrein, programma en begroting. Reserveer materiaal en regel vrijwilligers uiterlijk drie weken van tevoren; de laatste week gebruik je voor bevestigingen en controle.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag?: Reken op minimaal één vrijwilliger per actief onderdeel en twee mensen bij ontvangst en informatie. Bij vier activiteiten en een aparte cateringtafel kom je dus al snel uit op zeven tot acht vrijwilligers, exclusief een coördinator.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een open dag?: Stuur de eerste uitnodiging drie tot vier weken vooraf en plaats online promotie vanaf dat moment. Vraag aanmeldingen uiterlijk vijf dagen voor de open dag op, zodat je catering, naamkaartjes en het rooster kunt afronden.
Wat moet je de dag voor een open dag klaarzetten?: Zet houdbare catering, naamkaartjes, informatieborden, bewegwijzering en gesorteerd activiteitsmateriaal klaar. Zet dranken pas de avond ervoor koud, controleer de voorraad en leg het geprinte draaiboek met telefoonnummers bij de balietafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.