Organiser une journée portes ouvertes sans rien oublier

Une journée portes ouvertes se prépare dans un ordre précis : valider le lieu et la date, construire le programme, puis organiser les inscriptions, les bénévoles et l’accueil. Commence par le budget et les réservations avant d’annoncer l’événement. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, vérifier le matériel et préparer la signalétique. Ce plan t’aide à coordonner les 65 tâches nécessaires, du premier repérage au rangement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
3 personnes
2
Vérifier la disponibilité du terrain
2 personnes
3
Demander l'autorisation du lieu
4
Faire les réservations
5
Établir le budget
2 personnes
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Concevoir les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier la promotion en ligne
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
13
Élaborer le programme d’activités
3 personnes
14
Définir le parcours et la signalisation
2 personnes
15
Vérifier les prévisions météo
16
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
17
Vérifier les stocks
2 personnes
18
Finaliser la liste de courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Récupérer le matériel
2 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
23
Trier le matériel d’activité
3 personnes
24
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
25
Imprimer le déroulé et les numéros de téléphone
26
Prévoir une alternative en cas de météo défavorable
3 personnes
27
Inspecter le site
3 personnes
28
Monter les tentes
5 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Installer le comptoir d'information
2 personnes
32
Installer l'enregistrement des arrivées
2 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Installer la signalisation
2 personnes
35
Installer les postes d’activité
6 personnes
36
Tester le son et le micro
2 personnes
37
Préparer le café et le thé
3 personnes
38
Préparer les en-cas
4 personnes
39
Aménager le buffet et le point de distribution
3 personnes
40
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
41
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
43
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
44
Accompagner les visites guidées
4 personnes
45
Encadrer les activités de scoutisme
10 personnes
46
Donner des informations aux parents
3 personnes
47
Servir le café et le thé
3 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
2 personnes
53
Alterner les activités
4 personnes
54
Encadrer le programme du soir
6 personnes
55
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

56
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
57
Rassembler le matériel d’activité
5 personnes
58
Démonter les tentes et la décoration
5 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Nettoyer le site
5 personnes
62
Évacuer les déchets
2 personnes
63
Remettre le stock en place
3 personnes
64
Retourner les matériels
2 personnes
65
Nettoyer la cuisine et les toilettes
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Tabourets de barqté 8
Table de comptoir
Nappesqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Tassesqté 40
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Cafetièreqté 4
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 150
Cônesqté 20
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Poêlesqté 2
Bouilloiresqté 3
Tire-bouchonsqté 2
Papier aluminiumqté 3
Boîtes de conservationqté 12

Matériel de sport

Cordesqté 12
Cônes petitsqté 30
Cerceauxqté 10
Ballonsqté 12
Jeu des gobelets d’eauqté 30
Poteaux en boisqté 12
Cordes d’escaladeqté 4
Sets de boussolesqté 12
Lampes de pocheqté 12
Kits de maquillageqté 4
Tables de loisirs créatifsqté 4
Bacs de bricolageqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Sacs poubelleqté 100
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Essuie-toutqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Grandes lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 4
Extincteursqté 2
Gilets réfléchissantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme avant de concevoir les invitations. Prévois au moins 6 semaines pour obtenir l’autorisation du lieu, réserver le matériel et laisser le temps aux visiteurs de s’inscrire.
Répartis les bénévoles par créneaux et par postes, avec une personne référente pour l’accueil, le parcours et la restauration. Envoie le planning définitif au moins 7 jours avant l’événement.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis arrête la liste des participants 3 à 5 jours avant. Tu pourras ainsi ajuster les achats, les assiettes, les verres et les boissons.
Prépare la signalétique avant le jour J : panneaux directionnels, cônes et panneaux d’information doivent couvrir l’arrivée, le parcours et les espaces d’activité. Imprime aussi le déroulé et les numéros de téléphone de l’équipe.
Vérifie la météo 48 heures avant, puis contrôle les tentes, rallonges, multiprises et glacières la veille. Mets les boissons au frais et trie le matériel d’activité avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le terrain, obtenir l’autorisation, réserver le matériel, recruter les bénévoles et gérer les inscriptions.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant la date. Fais une relance environ 10 jours avant, puis établis la liste définitive des participants 3 à 5 jours avant l’accueil.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Répartis les bénévoles sur au moins trois fonctions : accueil, accompagnement du parcours et activités ou restauration. Prévois également une personne de réserve par tranche de 4 heures pour remplacer une absence.
Quand faut-il vérifier le matériel et les prévisions météo ?: Fais un premier contrôle des réservations une semaine avant, puis vérifie les stocks et le matériel la veille. Consulte les prévisions météo 48 heures avant afin d’adapter les tentes, l’accueil et le parcours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.