Einen Tag der offenen Tür Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Tag der offenen Tür kommen Besucher oft zu unterschiedlichen Zeiten und ohne genaue Vorkenntnisse. Deshalb brauchst du einen klaren Ablauf, gut sichtbare Wegweiser und Helfer an den richtigen Stellen. Beginne mit Datum, Gelände und Programm, bevor du Einladungen verschickst oder Material einkaufst. Plane außerdem früh, wie Anmeldungen, Ernährungswünsche, Empfang und Aktivitäten zusammenpassen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
3 Personen
2
Verfügbarkeit des Geländes prüfen
2 Personen
3
Genehmigung für den Veranstaltungsort anfragen
4
Reservierungen vornehmen
5
Budget erstellen
2 Personen
6
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
7
Einladungen gestalten
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Werbung online stellen
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
13
Aktivitätsprogramm ausarbeiten
3 Personen
14
Route und Beschilderung festlegen
2 Personen
15
Wettervorhersage prüfen
16
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
17
Bestand prüfen
2 Personen
18
Einkaufsliste abschließen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Materialien abholen
2 Personen
21
Getränke kalt stellen
2 Personen
22
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
23
Aktivitätsmaterial sortieren
3 Personen
24
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
25
Ablaufplan und Telefonnummern ausdrucken
26
Wetteralternative bereitstellen
3 Personen
27
Gelände inspizieren
3 Personen
28
Zelte aufbauen
5 Personen
29
Tische aufstellen
4 Personen
30
Stühle aufstellen
3 Personen
31
Informationsstand einrichten
2 Personen
32
Empfangsregistrierung vorbereiten
2 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Beschilderung anbringen
2 Personen
35
Aktivitätsstationen aufbauen
6 Personen
36
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
37
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
38
Snacks vorbereiten
4 Personen
39
Buffet und Ausgabe einrichten
3 Personen
40
Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen
41
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

42
Besucher begrüßen
4 Personen
43
Besucher registrieren
3 Personen
44
Führungen begleiten
4 Personen
45
Pfadfinderaktivitäten betreuen
10 Personen
46
Informationen an Eltern geben
3 Personen
47
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
48
Snacks servieren
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Buffet nachfüllen
2 Personen
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Toiletten kontrollieren
2 Personen
53
Aktivitäten wechseln
4 Personen
54
Abendprogramm betreuen
6 Personen
55
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

56
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
57
Material für Aktivitäten sammeln
5 Personen
58
Zelte und Dekoration abbauen
5 Personen
59
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
60
Geschirr abwaschen
3 Personen
61
Gelände reinigen
5 Personen
62
Abfall entsorgen
2 Personen
63
Vorräte zurückstellen
3 Personen
64
Materialien zurückgeben
2 Personen
65
Küche und Toiletten reinigen
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
BarhockerAnz. 8
Empfangstisch
TischdeckenAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 120
TassenAnz. 40
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
TischdekorationAnz. 12
NamensschilderAnz. 150
KegelAnz. 20
InfotafelnAnz. 8
Wegweiser-SchilderAnz. 12
KreidetafelnAnz. 4

Ausstattung

Mobiles Soundsystem
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
LaptopsAnz. 2
Drucker

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
PfannenAnz. 2
WasserkocherAnz. 3
KorkenzieherAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltedosenAnz. 12

Sportmaterial

SeileAnz. 12
Kleine HütchenAnz. 30
ReifenAnz. 10
BälleAnz. 12
WasserkelchspielAnz. 30
HolzpfähleAnz. 12
KletterseileAnz. 4
KompasssetsAnz. 12
TaschenlampenAnz. 12
SchminksetsAnz. 4
BasteltischeAnz. 4
BastelboxenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
LichterkettenAnz. 6
AA-BatterienAnz. 24
AAA-BatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesenAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
MüllsäckeAnz. 100
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtücherAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Große TaschenlampenAnz. 4
AbsperrbandAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 2
WarnwestenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm zuerst fest und prüfe danach, ob das Gelände verfügbar ist und welche Genehmigungen du brauchst. Rechne für Reservierungen und Rückmeldungen mindestens vier bis sechs Wochen Vorlauf ein.
Plane den Empfang als eigenen Bereich: Ein Empfangstisch, Namensschilder und Infotafeln verhindern Rückfragen direkt am Eingang. Drucke Ablaufplan und wichtige Telefonnummern spätestens am Vortag aus.
Teile Freiwillige in feste Schichten ein, statt nur eine allgemeine Helferliste zu führen. Besetze Empfang, Aktivitäten, Getränke und Rundgänge jeweils mit mindestens einer verantwortlichen Person.
Prüfe die endgültige Teilnehmerliste zwei bis drei Tage vor der Veranstaltung und gleiche sie mit Ernährungswünschen und Catering ab. Lagerfähige Speisen kannst du früher bereitstellen; empfindliche Waren sollten erst kurz vor Beginn gekühlt werden.
Kontrolliere am Vortag Wetter, Stromversorgung und Orientierung auf dem Gelände. Stelle Wegweiser, Kreidetafeln und Infotafeln so auf, dass Besucher Eingang, Aktivitäten und Ausgänge ohne Nachfrage finden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür planen?: Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Gelände, Genehmigungen und Budget. Vier Wochen vor dem Termin sollten Helfer, Programm und Einladungen feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Empfang, Aktivitäten, Getränke und Rundgänge. Für Schichten von zwei bis drei Stunden brauchst du meist zwei bis vier zusätzliche Helfer, damit niemand den ganzen Tag durchgehend eingesetzt wird.
Wann sollte man die Einladungen für den Tag der offenen Tür verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa drei bis vier Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung spätestens sieben Tage vorher, damit Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Material angepasst werden können.
Was muss man am Tag vor dem Tag der offenen Tür erledigen?: Bereite Namensschilder, Beschilderung, Ablaufplan und Aktivitätsmaterial vor und prüfe die Wettervorhersage. Getränke, Kühlboxen, Geschirr und technische Ausstattung sollten vollständig kontrolliert und fehlende Dinge spätestens am Vortag besorgt oder abgeholt werden.

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