Cómo organizar una jornada de puertas abiertas sin perder el control
Una jornada de puertas abiertas necesita más que una fecha y unas invitaciones. Primero hay que asegurar el recinto, definir el programa y calcular el presupuesto; después se coordinan las inscripciones, los voluntarios, la señalización y el material. La mayor parte de los problemas aparece en los últimos días: faltan confirmaciones, no se ha revisado el inventario o nadie sabe quién recibe a los visitantes. Sigue este orden para llegar al día del evento con las decisiones cerradas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
3 personas
- 2
Comprobar la disponibilidad del recinto
2 personas
- 3
Solicitar permiso al recinto
- 4
Hacer reservas
- 5
Elaborar presupuesto
2 personas
- 6
Reclutar voluntarios
2 personas
- 7
Diseñar invitaciones
2 personas
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Publicar la promoción en línea
2 personas
- 10
Gestionar inscripciones
2 personas
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Crear el horario de voluntarios
2 personas
- 13
Desarrollar el programa de actividades
3 personas
- 14
Definir la ruta y la señalización
2 personas
- 15
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 16
Crear la lista final de participantes
2 personas
- 17
Comprobar el inventario
2 personas
- 18
Finalizar la lista de compras
2 personas
- 19
Hacer la compra
3 personas
- 20
Recoger los materiales
2 personas
- 21
Enfriar las bebidas
2 personas
- 22
Preparar catering no perecedero
2 personas
- 23
Clasificar el material de actividades
3 personas
- 24
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 25
Imprimir el plan de trabajo y los números de teléfono
- 26
Preparar plan alternativo por lluvia
3 personas
- 27
Inspeccionar el recinto
3 personas
- 28
Montar tiendas
5 personas
- 29
Montar mesas
4 personas
- 30
Colocar las sillas
3 personas
- 31
Montar el mostrador de información
2 personas
- 32
Preparar el registro de recepción
2 personas
- 33
Colgar la decoración
3 personas
- 34
Colocar la señalización
2 personas
- 35
Montar puestos de actividad
6 personas
- 36
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
- 37
Preparar café y té
3 personas
- 38
Preparar aperitivos
4 personas
- 39
Montar el buffet y la zona de servicio
3 personas
- 40
Realizar el control de seguridad
3 personas
- 41
Instruir a los voluntarios
3 personas
Evento
- 42
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
- 43
Registrar a los visitantes
3 personas
- 44
Guiar visitas
4 personas
- 45
Coordinar actividades de scouting
10 personas
- 46
Dar información a los padres
3 personas
- 47
Servir café y té
3 personas
- 48
Servir aperitivos
3 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Reponer el bufé
2 personas
- 51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 52
Comprobar los baños
2 personas
- 53
Cambiar actividades
4 personas
- 54
Coordinar el programa de la noche
6 personas
- 55
Despedir a los últimos visitantes
3 personas
Seguimiento
- 56
Recoger comida y bebida
4 personas
- 57
Reunir material de actividades
5 personas
- 58
Desmontar las carpas y la decoración
5 personas
- 59
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Limpiar el recinto
5 personas
- 62
Retirar los residuos
2 personas
- 63
Devolver el stock al almacén
3 personas
- 64
Devolver los materiales
2 personas
- 65
Limpiar la cocina y los baños
3 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 10
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas de cervezacant. 6
- Taburetes de barcant. 8
- Mesa de mostrador
- Mantelescant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 120
- Tazascant. 40
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Decoración de mesacant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 150
- Conoscant. 20
- Paneles informativoscant. 8
- Señales de orientacióncant. 12
- Pizarrascant. 4
Equipo
- Equipo de sonido móvil
- Micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Portátilescant. 2
- Impresora
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras medidorascant. 3
- Sartenescant. 2
- Teterascant. 3
- Sacacorchoscant. 2
- Papel de aluminiocant. 3
- Recipientes herméticoscant. 12
Material deportivo
- Cuerdascant. 12
- Conos pequeñoscant. 30
- Aroscant. 10
- Pelotascant. 12
- Juego de vasos de aguacant. 30
- Postes de maderacant. 12
- Cuerdas de escaladacant. 4
- Juegos de brújulascant. 12
- Linternascant. 12
- Kits de maquillajecant. 4
- Mesas de manualidadescant. 4
- Cajas para manualidadescant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 10
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Pilas AAcant. 24
- Pilas AAAcant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Escobacant. 4
- Recogedores de basuracant. 4
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Bolsas de basuracant. 100
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Toallas de papelcant. 8
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternas grandescant. 4
- Cinta de balizamientocant. 4
- Extintorescant. 2
- Chalecos reflectantescant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el horario y el programa antes de publicar la convocatoria. Comprueba primero la disponibilidad del recinto y tramita cualquier permiso o reserva con varias semanas de margen.
- Abre las inscripciones con preguntas concretas sobre preferencias dietéticas y prepara una lista final de participantes. Revísala entre 48 y 72 horas antes para ajustar el catering y las tarjetas de nombre.
- Asigna a cada voluntario un turno y una función: recepción, orientación, actividades o apoyo técnico. Entrega el horario junto con el plan de trabajo y los números de teléfono, en papel y no solo en el móvil.
- Diseña el recorrido antes de colocar las mesas, las carpas y las sillas. Usa conos, paneles informativos, pizarras y señales de orientación para que una persona que llega por primera vez sepa adónde ir sin preguntar.
- Haz una comprobación final del inventario y de las compras entre 24 y 48 horas antes. Deja preparadas las bebidas para enfriar, el catering no perecedero, las bandejas, la vajilla, los cables y el equipo de sonido.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes: primero fija la fecha, confirma el recinto, solicita permisos y prepara el presupuesto. Reserva las dos últimas semanas para invitaciones, inscripciones, voluntarios y compras.
- ¿Cuándo debo cerrar la lista de participantes?
- Cierra la lista final entre 48 y 72 horas antes de la jornada. Así puedes confirmar las preferencias dietéticas, preparar las tarjetas de nombre y calcular mejor las bebidas, los vasos y la vajilla.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?
- Como punto de partida, asigna al menos una persona a recepción, una a orientación y una por cada actividad simultánea. Añade una persona de apoyo técnico si utilizas micrófono, equipo de sonido o cables de extensión.
- ¿Cuándo hay que revisar el material y preparar las bebidas?
- Comprueba el inventario y completa la compra entre 24 y 48 horas antes. Enfría las bebidas el mismo día o la víspera, según la capacidad de las neveras portátiles y el volumen que tengas que servir.
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