Zo organiseer je een open dag zonder last-minute chaos

Begin een open dag niet met versiering of hapjes, maar met de bezoekersroute en het programma. Bepaal waar mensen binnenkomen, zich registreren, koffie halen en activiteiten vinden. Verwerk daarna aanmeldingen en dieetwensen, zodat je catering en badges kunt afstemmen. Plan de opbouw in duidelijke blokken: locatie, bewegwijzering, registratie, catering en activiteiten. Reserveer op de dag zelf minimaal 60 minuten voor instructies en een laatste controle voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en route publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Leveringen en materialen bevestigen
6
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
7
Vrijwilligersinstructies printen
8
Bezoekersbadges voorbereiden
2 personen
9
Weersverwachting controleren
10
Boodschappen doen
3 personen
11
Materialen ophalen
2 personen
12
Locatie vooraf schoonmaken
3 personen
13
Dranken koud zetten
2 personen
14
Hapjes en broodjes voorbereiden
4 personen
15
Koffie- en theepunt klaarmaken
2 personen
16
Partytenten opbouwen
4 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Registratiebalie inrichten
2 personen
19
Cateringbuffet inrichten
3 personen
20
Activiteitenstations klaarzetten
4 personen
21
Bewegwijzering ophangen
2 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Verlichting en speaker testen
2 personen
24
EHBO-set klaarleggen
25
Vrijwilligers ontvangen en instrueren
2 personen

Event

26
Registratiebalie bemannen
2 personen
27
Bezoekers welkom heten
2 personen
28
Rondleidingen begeleiden
3 personen
29
Activiteiten begeleiden
4 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Buffet en tafels opruimen
2 personen
34
Afvalbakken legen
2 personen
35
Avondverlichting controleren
36
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Catering opruimen
3 personen
38
Meubilair afbreken
4 personen
39
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Apparatuur uitschakelen
2 personen
42
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
43
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
44
Materialen inventariseren
2 personen
45
Geleende materialen retourneren
2 personen
46
Gevonden voorwerpen verzamelen
47
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Registratiebalie

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 120
Serveerplateausaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Bewegwijzerbordenaantal 12
Bezoekersbadgesaantal 150

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Schenkflessenaantal 8
Opbergbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
EHBO-set

Catering

Boodschappen

Tips

Publiceer programma en route uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld ook waar de registratiebalie, koffie- en theepunt en activiteitenstations staan; zo voorkom je opstoppingen bij de ingang.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en sluit dit 3 dagen voor de open dag. Gebruik dat overzicht voor bezoekersbadges, catering en de briefing van vrijwilligers.
Plan de opbouw terug vanaf de opening: zet tenten, tafels en stoelen eerst neer, richt daarna registratie en catering in en hang bewegwijzering pas op nadat de looproute definitief is.
Laat vrijwilligers minstens 60 minuten voor aanvang binnenkomen. Geef iedere vrijwilliger een korte schriftelijke instructie met taak, plek, aanspreekpunt en wat te doen bij regen of een volle activiteit.
Test verlichting, speakers en microfoon vóór bezoekers arriveren en controleer alle verlengkabels. Zet EHBO, afvalscheidingsbakken en een plek voor lege bekers zichtbaar maar buiten de bezoekersroute klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een open dag organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met programma, route en uitnodigingen. Zet aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor de open dag vast en gebruik de laatste dag voor leveringen, boodschappen en materiaalcontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor de registratiebalie, 1 voor de catering en 1 per actief activiteitenstation. Plan daarnaast 1 coördinator die tijdens de hele open dag vragen en onverwachte problemen opvangt.
Wanneer zet je de catering klaar voor een open dag?: Richt het buffet en koffie- en theepunt in nadat tafels en bewegwijzering staan, meestal 45 tot 60 minuten voor de start. Zet dranken koud en bereid kwetsbare hapjes zo laat mogelijk, zodat ze vers blijven.
Wat moet je doen bij slecht weer tijdens een open dag?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bouw partytenten op vóór de inrichting en bepaal uiterlijk 24 uur vooraf welke activiteiten naar binnen kunnen en waar bezoekers droog kunnen wachten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.