Cómo organizar una jornada de puertas abiertas sin perder el control
Una jornada de puertas abiertas funciona cuando el visitante sabe adónde ir desde que llega y el equipo conoce su papel. Empieza por definir el recorrido, publicar el programa y gestionar las inscripciones; después cierra materiales, comida y personal. El montaje debe seguir un orden: señalización y carpas, registro, actividades, catering y pruebas técnicas. Reserva tiempo para lo que suele retrasarse: acreditaciones, preferencias dietéticas, entregas y previsión meteorológica.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Publicar el programa y la ruta
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Confirmar entregas y materiales
- 6
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
- 7
Imprimir las instrucciones para voluntarios
- 8
Preparar las acreditaciones de visitantes
2 personas
- 9
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 10
Hacer la compra
3 personas
- 11
Recoger los materiales
2 personas
- 12
Limpiar previamente el recinto
3 personas
- 13
Enfriar las bebidas
2 personas
- 14
Preparar aperitivos y bocadillos
4 personas
- 15
Preparar el punto de café y té
2 personas
- 16
Montar las carpas
4 personas
- 17
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 18
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 19
Montar el buffet de catering
3 personas
- 20
Preparar los puestos de actividades
4 personas
- 21
Colgar señalización
2 personas
- 22
Colgar la decoración
3 personas
- 23
Probar la iluminación y el altavoz
2 personas
- 24
Preparar el botiquín
- 25
Recibir e instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 26
Atender la mesa de registro
2 personas
- 27
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 28
Guiar visitas
3 personas
- 29
Coordinar actividades
4 personas
- 30
Servir café y té
2 personas
- 31
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Recoger el buffet y las mesas
2 personas
- 34
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 35
Comprobar la iluminación nocturna
- 36
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 37
Recoger el catering
3 personas
- 38
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 39
Desmontar las carpas y la decoración
4 personas
- 40
Lavar la vajilla
3 personas
- 41
Apagar el equipo
2 personas
- 42
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
- 43
Retirar los residuos por separado
2 personas
- 44
Inventariar materiales
2 personas
- 45
Devolver el material prestado
2 personas
- 46
Recoger objetos perdidos
- 47
Archivar datos de inscripción
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 10
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas altascant. 6
- Mostrador de registro
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 120
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazas de cafécant. 100
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas para servircant. 12
- Termoscant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Arcos de globoscant. 2
- Mantelescant. 12
- Paneles de señalizacióncant. 12
- Credenciales para visitantescant. 150
Equipo
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chef y de pancant. 8
- Pinzas de servircant. 8
- Botellas para servircant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Contenedores de separación de residuoscant. 6
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Botiquín de primeros auxilios
Catering
- Compras
Consejos
- Publica el programa y la ruta al menos 10 días antes. Incluye horarios, punto de registro y recorrido, y envía una confirmación a cada persona inscrita.
- Cierra las preferencias dietéticas 5 días antes de la jornada. Usa ese dato para separar la compra, preparar el catering y evitar improvisaciones en el buffet.
- Prepara las acreditaciones y las instrucciones de voluntarios el día anterior. Entrega estas últimas durante una reunión de 15 minutos antes de abrir las puertas.
- Monta primero las carpas, las mesas y la señalización, y después los puestos de actividades y la decoración. Así puedes comprobar el recorrido completo antes de recibir visitantes.
- Haz una prueba de altavoz, micrófono, iluminación y cables con 2 horas de margen. Comprueba también el pronóstico y decide con antelación qué materiales deben quedar protegidos bajo las carpas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza al menos 3 semanas antes. Deja cerrados el programa, la ruta y las inscripciones durante las dos primeras semanas, y reserva los últimos 5 días para materiales, catering, acreditaciones y personal.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?
- Envíalas entre 10 y 14 días antes. Pide la inscripción y las preferencias dietéticas desde el primer mensaje, y manda una confirmación final 2 días antes con el horario y la ruta.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?
- Como referencia, asigna 1 voluntario para el registro, 1 para cada puesto de actividad y 1 persona de apoyo por cada 30 visitantes previstos. Reúne a todo el equipo 15 minutos antes de la apertura.
- ¿Cuándo se monta el catering y se enfrían las bebidas?
- Enfría las bebidas entre 2 y 3 horas antes y monta el buffet durante la última hora. Prepara aperitivos y bocadillos cerca de la apertura, para que no pierdan frescura mientras se completa el montaje.
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