Tag der offenen Tür organisieren: Schritt für Schritt

Bei einem Tag der offenen Tür entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern vor allem die Besucherführung. Kläre zuerst Route, Stationen und Anmeldungen, bevor du Catering oder Dekoration planst. In der letzten Woche bestätigst du Lieferungen, Material und Helfer; am Veranstaltungstag richtest du Empfang, Verpflegung und Aktivitätsstationen in dieser Reihenfolge ein. Plane außerdem Zeit für Wetter, Technik und eine kurze Einweisung der Freiwilligen ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Programm und Route veröffentlichen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Lieferungen und Materialien bestätigen
6
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
7
Anweisungen für Freiwillige drucken
8
Besucherausweise vorbereiten
2 Personen
9
Wettervorhersage prüfen
10
Einkaufen gehen
3 Personen
11
Materialien abholen
2 Personen
12
Veranstaltungsort im Voraus reinigen
3 Personen
13
Getränke kalt stellen
2 Personen
14
Snacks und belegte Brötchen vorbereiten
4 Personen
15
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
16
Partyzelte aufbauen
4 Personen
17
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
18
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
19
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
20
Aktivitätsstationen aufbauen
4 Personen
21
Beschilderung anbringen
2 Personen
22
Dekoration aufhängen
3 Personen
23
Beleuchtung und Lautsprecher testen
2 Personen
24
Erste-Hilfe-Set bereitlegen
25
Freiwillige empfangen und einweisen
2 Personen

Event

26
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
27
Besucher begrüßen
2 Personen
28
Führungen begleiten
3 Personen
29
Aktivitäten begleiten
4 Personen
30
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
31
Snacks und Brötchen servieren
3 Personen
32
Getränke nachfüllen
2 Personen
33
Buffet und Tische aufräumen
2 Personen
34
Mülleimer leeren
2 Personen
35
Abendbeleuchtung prüfen
36
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

37
Catering aufräumen
3 Personen
38
Möbel abbauen
4 Personen
39
Zelte und Dekoration abbauen
4 Personen
40
Geschirr abwaschen
3 Personen
41
Geräte ausschalten
2 Personen
42
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
4 Personen
43
Abfall getrennt entsorgen
2 Personen
44
Materialien inventarisieren
2 Personen
45
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
46
Fundsachen sammeln
47
Anmeldedaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 6
Registrierungstheke

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
BestecksetsAnz. 120
ServierplattenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonbögenAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
WegweiserAnz. 12
BesucherbadgesAnz. 150

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ServierzangenAnz. 8
SchenkflaschenAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 6

Reinigung

BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
Erste-Hilfe-Set

Catering

Einkäufe

Tipps

Veröffentliche Programm und Route spätestens 10 bis 14 Tage vorher. So kannst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und die erwartete Besucherzahl rechtzeitig bearbeiten.
Lege den Lageplan nicht erst beim Aufbau fest. Markiere Eingang, Registrierungstheke, Aktivitätsstationen, Catering und Toiletten mindestens eine Woche vorher und drucke zusätzliche Wegweiser.
Bestätige Lieferungen und Abholungen drei bis fünf Tage vor dem Termin. Gerade Partyzelte, Tische, Stühle und Technik werden sonst schnell zu spät bereitgestellt.
Richte Empfang und Verpflegung getrennt voneinander ein. Halte für die ersten 60 Minuten etwa zwei bis drei Getränke pro angemeldeter Person bereit und stelle Kaffee, Snacks sowie belegte Brötchen vor dem Eintreffen der ersten Gäste auf.
Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Aufbau und Tests ein. Prüfe Lautsprecher, Mikrofon, Beleuchtung und Verlängerungskabel, lege das Erste-Hilfe-Set bereit und weise Freiwillige vor dem Einlass kurz ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür planen?: Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Programm, Route und Materialbedarf. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin laufen, damit du Verpflegung und Besucherbadges planen kannst.
Wann soll man die Einladungen für einen Tag der offenen Tür verschicken?: Verschicke die Einladungen idealerweise drei bis vier Wochen vorher. Eine Anmeldefrist von etwa sieben Tagen vor der Veranstaltung lässt genug Zeit, Ernährungswünsche und die benötigte Menge an Getränken und Snacks zu erfassen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?: Rechne mit mindestens 90 Minuten, wenn Zelte, Mobiliar, Registrierung, Catering und Stationen aufgebaut werden müssen. Für Techniktests und die Einweisung der Freiwilligen solltest du zusätzlich 20 bis 30 Minuten einplanen.
Wie viele Getränke braucht man beim Tag der offenen Tür?: Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro angemeldeter Person. Bei warmem Wetter oder längeren Aufenthalten solltest du ab der erwarteten Besucherzahl zusätzliche Kühlboxen und Nachschub einplanen.

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