Organiser une journée portes ouvertes, étape par étape

Une journée portes ouvertes réussie se prépare d’abord comme un parcours visiteur : invitation, inscription, accueil, activités et départ. Commencez par publier le programme et l’itinéraire, puis fixez une date limite pour les inscriptions et les besoins alimentaires. La veille, concentrez-vous sur le lieu, le matériel, les boissons et le briefing des bénévoles. Le jour même, installez d’abord les zones indispensables — accueil, circulation, activités et restauration — avant la décoration.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier le programme et l’itinéraire
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer les livraisons et le matériel
6
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
7
Imprimer les consignes pour les bénévoles
8
Préparer les badges visiteurs
2 personnes
9
Vérifier les prévisions météo
10
Faire les courses
3 personnes
11
Récupérer le matériel
2 personnes
12
Nettoyer le lieu à l’avance
3 personnes
13
Mettre les boissons au frais
2 personnes
14
Préparer les en-cas et les sandwichs
4 personnes
15
Préparer l’espace café et thé
2 personnes
16
Monter les tentes de réception
4 personnes
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
19
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
20
Installer les stations d’activités
4 personnes
21
Installer la signalétique
2 personnes
22
Suspendre la décoration
3 personnes
23
Tester l'éclairage et les enceintes
2 personnes
24
Préparer la trousse de premiers secours
25
Accueillir et briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

26
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
27
Accueillir les visiteurs
2 personnes
28
Accompagner les visites guidées
3 personnes
29
Encadrer les activités
4 personnes
30
Servir le café et le thé
2 personnes
31
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Ranger le buffet et les tables
2 personnes
34
Vider les poubelles
2 personnes
35
Vérifier l’éclairage du soir
36
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

37
Ranger le service traiteur
3 personnes
38
Démonter le mobilier
4 personnes
39
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
40
Faire la vaisselle
3 personnes
41
Éteindre l’équipement
2 personnes
42
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
43
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
44
Inventorier le matériel
2 personnes
45
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
46
Rassembler les objets trouvés
47
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Comptoir d'inscription

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Panneaux de signalisationqté 12
Badges visiteursqté 150

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pinces de serviceqté 8
Bouteilles verseusesqté 8
Bacs de rangementqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Publiez le programme et l’itinéraire au moins 10 jours avant l’événement. Indiquez clairement l’adresse, les horaires, le stationnement et la procédure d’inscription pour éviter les visiteurs qui arrivent sans repère.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant la journée portes ouvertes. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, de recueillir les besoins alimentaires et de préparer les badges visiteurs.
Faites un plan du lieu avant d’installer les tables et les chaises. Prévoyez un chemin visible entre le comptoir d’inscription, les stations d’activités, le buffet et les sorties, puis placez les panneaux de signalisation à hauteur des yeux.
Réunissez les bénévoles 30 minutes avant l’ouverture. Donnez à chacun ses consignes imprimées, son emplacement et la procédure à suivre en cas de question, de retard ou de besoin de premiers secours.
Ne gardez pas les vérifications techniques pour l’ouverture. Testez l’éclairage, les enceintes, le microphone, les rallonges et les multiprises la veille, et mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les au moins 10 jours avant la date prévue. Une relance 3 jours avant permet de récupérer les inscriptions manquantes et de confirmer les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée portes ouvertes ?: Prévoyez 3 à 4 heures pour installer les tentes, les tables, les chaises, l’accueil, le buffet, les activités et la signalétique. Ajoutez 30 minutes pour accueillir et briefer les bénévoles.
Quand préparer les badges visiteurs ?: Préparez les badges 1 à 2 jours avant, après la clôture des inscriptions. Gardez quelques badges vierges au comptoir pour les visiteurs non prévus ou les modifications de dernière minute.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?: Vérifiez la météo, les livraisons, le matériel récupéré, l’éclairage et les enceintes. Préparez aussi les consignes des bénévoles, la trousse de premiers secours et le plan de circulation avant le jour de l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.