Zo organiseer je een open dag in een revalidatiecentrum

Begin met een compact programma waarin rondleidingen en demonstraties elkaar logisch afwisselen. Leg daarna vast hoeveel bezoekers je per tijdslot aankunt en koppel medewerkers aan ontvangst, activiteiten en begeleiding. Verstuur uitnodigingen pas wanneer programma, aanmeldingen en parkeerinformatie kloppen. In de laatste week zitten de risico’s vooral in toegankelijkheid, techniek, bewegwijzering en catering. Op de dag zelf moet een bezoeker vanaf de ontvangstbalie zonder uitleg de juiste route en activiteit kunnen vinden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Rondleiding samenstellen
2 personen
3
Demonstraties selecteren
2 personen
4
Medewerkers voor activiteiten indelen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Parkeerinformatie versturen
10
Programma afdrukken
2 personen
11
Naambadges voorbereiden
2 personen
12
Rondleidingen reserveren
13
Catering bestellen
14
Dranken en houdbaarheid controleren
2 personen
15
Techniek testen
2 personen
16
Toegankelijkheid controleren
2 personen
17
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
18
Ruimtes definitief indelen
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Verse catering ophalen
2 personen
21
Ruimtes schoonmaken
3 personen
22
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
23
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
24
Rondleidingsroute markeren
2 personen
25
Informatieborden plaatsen
2 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Demonstratiemateriaal klaarzetten
4 personen
28
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
29
Presentatie en video testen
2 personen
30
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
31
Buffet klaarzetten
3 personen
32
Dranken koud zetten
2 personen

Event

33
Bezoekersbalie bemannen
2 personen
34
Bezoekers registreren
2 personen
35
Programma uitdelen
2 personen
36
Bezoekers naar activiteiten verwijzen
2 personen
37
Openingswoord verzorgen
2 personen
38
Rondleidingen begeleiden
4 personen
39
Fysiotherapie demonstreren
3 personen
40
Ergotherapie demonstreren
3 personen
41
Logopedie demonstreren
2 personen
42
Revalidatieapparatuur toelichten
3 personen
43
Vragen van bezoekers beantwoorden
4 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
50
Gevonden voorwerpen verzamelen
51
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

52
Catering opruimen
3 personen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Apparatuur uitschakelen
2 personen
55
Demonstratiemateriaal opbergen
4 personen
56
Meubilair terugplaatsen
4 personen
57
Versiering verwijderen
2 personen
58
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
59
Ruimtes grondig schoonmaken
3 personen
60
Toiletten schoonmaken
2 personen
61
Geleende materialen retourneren
2 personen
62
Ongebruikte catering opslaan
2 personen
63
Registratielijst archiveren
64
Bedankbericht versturen
65
Foto- en videomateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 6
Ontvangstbalie
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffielepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Kannenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveerbladenaantal 8
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Pijlenbordenaantal 12
Presentatiebordenaantal 8
Fotolijstenaantal 12
Batterijlichtslingersaantal 6

Catering

Boodschappen

Registratie

Naamkaartjesaantal 150
Badgehoudersaantal 150
Balpennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Bezoekersformulierenaantal 150
Programmaboekjesaantal 150
Informatiefoldersaantal 300
Pennendozenaantal 6

Bewegwijzering

Pijlenstickersaantal 40
Vloermarkeringstapeaantal 8
Krijtbordenaantal 8
Stiftenaantal 24
Plakbandrollenaantal 12
Touwrollenaantal 4

Sportmateriaal

Therabandenaantal 12
Gymballenaantal 6
Balanskussensaantal 6
Foamrollersaantal 8
Handgewichtenaantal 12
Pionnenaantal 20
Oefenmattenaantal 12
Looprekaantal 2
Elleboogkrukkenaantal 4
Rolstoelenaantal 4
Transferplankaantal 2
Oefentrap

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Afvalbakkenaantal 12

Veiligheid

Waarschuwingsbordenaantal 6
Antislipmattenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Tips

Plan rondleidingen in vaste tijdsloten en reserveer per groep voldoende ruimte. Markeer de route vooraf met informatieborden en afzetpalen, zodat bezoekers niet door behandel- of werkruimtes gaan lopen.
Maak uiterlijk één week vooraf een definitieve medewerkersindeling. Wijs per activiteit één verantwoordelijke aan en regel daarnaast iemand voor vragen bij de ontvangstbalie en iemand die achterblijvende bezoekers opvangt.
Controleer toegankelijkheid niet alleen bij de ingang, maar bij de volledige route. Test doorgangen, stoelenopstelling, toiletten en eventuele hoogteverschillen minstens 48 uur vooraf met de ruimtes in hun definitieve indeling.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en draadloze microfoons op de plek waar ze worden gebruikt. Leg verlengkabels en stekkerdozen veilig weg en controleer de techniek nogmaals vóór de eerste rondleiding.
Bestel catering op basis van de aanmeldingen en houd dieetwensen apart bij. Controleer dranken op houdbaarheid, haal verse catering zo laat mogelijk op en zet koffiezetapparaten, waterkokers, kannen en thermoskannen klaar vóór de ontvangst start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een open dag in een revalidatiecentrum?: Leg datum, programma en rondleidingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken van tevoren en sluit de bezoekerslijst 7 dagen voor de open dag, zodat catering en medewerkersindeling definitief kunnen worden.
Hoeveel bezoekers plan je per rondleiding in een revalidatiecentrum?: Kies het aantal op basis van de smalste doorgang, de beschikbare zitplaatsen en de demonstratieruimte; plan liever groepen van 8 tot 12 bezoekers dan één grote groep. Zet minimaal 10 minuten tussen opeenvolgende rondleidingen voor wisselen en eventuele vragen.
Wanneer controleer je de toegankelijkheid voor een open dag?: Doe een volledige controle 48 uur vooraf en loop de route op de dag zelf nog één keer na. Controleer dan ook of tafels, stoelen, kabels, informatieborden en afzetpalen geen doorgangen blokkeren.
Wanneer bestel je catering voor een open dag?: Bestel houdbare dranken en verpakte catering ongeveer 7 dagen vooraf, zodra de aanmeldingen redelijk stabiel zijn. Haal verse catering op de dag zelf op en verwerk dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf in de bestelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.