Organiser une journée portes ouvertes dans un centre de rééducation

Une journée portes ouvertes réussie se construit autour d’un parcours simple : accueillir, informer, montrer les activités, puis répondre aux questions. Commencez par fixer la date et le programme avant de répartir les espaces et le personnel. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations de parking doivent être traités en amont. Le jour venu, l’accueil, la signalétique, l’accessibilité et les démonstrations doivent fonctionner sans interrompre les soins ni gêner les déplacements.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Préparer la visite guidée
2 personnes
3
Sélectionner les démonstrations
2 personnes
4
Répartir le personnel pour les activités
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les infos de parking
10
Imprimer le programme
2 personnes
11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
12
Réserver des visites guidées
13
Commander le catering
14
Vérifier les boissons et la date de péremption
2 personnes
15
Tester la technique
2 personnes
16
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
17
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
18
Répartir définitivement les espaces
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Aller chercher le catering frais
2 personnes
21
Nettoyer les espaces
3 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
24
Balisage du parcours de visite
2 personnes
25
Placer les panneaux d’information
2 personnes
26
Suspendre la décoration
2 personnes
27
Préparer le matériel de démonstration
4 personnes
28
Installer le système son
2 personnes
29
Tester la présentation et la vidéo
2 personnes
30
Préparer le café et le thé
2 personnes
31
Mettre le buffet en place
3 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

33
Assurer l’accueil des visiteurs
2 personnes
34
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
35
Distribuer le programme
2 personnes
36
Orienter les visiteurs vers les activités
2 personnes
37
Faire le discours d’ouverture
2 personnes
38
Accompagner les visites guidées
4 personnes
39
Faire une démonstration de physiothérapie
3 personnes
40
Présenter l’ergothérapie
3 personnes
41
Faire une démonstration d’orthophonie
2 personnes
42
Présenter le matériel de rééducation
3 personnes
43
Répondre aux questions des visiteurs
4 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
50
Rassembler les objets trouvés
51
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

52
Ranger le service traiteur
3 personnes
53
Faire la vaisselle
3 personnes
54
Éteindre l’équipement
2 personnes
55
Ranger le matériel de démonstration
4 personnes
56
Remettre le mobilier en place
4 personnes
57
Retirer la décoration
2 personnes
58
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
59
Nettoyer les espaces en profondeur
3 personnes
60
Nettoyer les toilettes
2 personnes
61
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
62
Stocker la restauration non utilisée
2 personnes
63
Archiver la liste d'inscription
64
Envoyer un message de remerciement
65
Archiver les photos et les vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 6
Accueil
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pains de glaceqté 16

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux de directionqté 12
Panneaux de présentationqté 8
Cadres photoqté 12
Guirlandes lumineuses à pilesqté 6

Catering

Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 150
Stylos à billeqté 30
Presse-papiersqté 8
Formulaires visiteursqté 150
Brochures du programmeqté 150
Brochures d’informationqté 300
Boîtes à stylosqté 6

Signalétique

Autocollants flèchesqté 40
Ruban de marquage au solqté 8
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueursqté 24
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Rouleaux de cordeqté 4

Matériel de sport

Bandes Therabandqté 12
Salles de gymqté 6
Coussins d’équilibreqté 6
Rouleaux de mousseqté 8
Poids à mainqté 12
Cônesqté 20
Tapis d'exerciceqté 12
Déambulateurqté 2
Béquillesqté 4
Fauteuils roulantsqté 4
Planche de transfertqté 2
Marche d’entraînement

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 12

Sécurité

Panneaux d'avertissementqté 6
Tapis antidérapantsqté 8
Lampes de pocheqté 4

Conseils

Fixez le programme au moins 4 semaines à l’avance. Prévoyez des créneaux précis pour les visites guidées et limitez chaque groupe à une taille que l’équipe peut réellement accompagner.
Répartissez les rôles avant d’envoyer les invitations : accueil, visites, démonstrations, questions du public et coordination technique. Gardez au moins une personne disponible pour les imprévus.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et demandez les besoins alimentaires dès la confirmation. Arrêtez le nombre de participants quelques jours avant de commander le catering et préparez une liste d’émargement.
Faites un test technique complet la veille, avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, les enceintes et les microphones sans fil. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et les stations de recharge à leur emplacement définitif.
Organisez le parcours avant d’installer les tables et les chaises. Dégagez les voies d’évacuation, contrôlez l’accessibilité et placez les panneaux suffisamment tôt pour que les visiteurs trouvent l’accueil, les visites et les espaces de démonstration sans demander leur chemin.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue, puis faites un rappel 7 jours avant. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et les réservations de visites guidées.
Combien de temps prévoir pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum 4 semaines pour une organisation fluide, et davantage si plusieurs équipes participent. Le programme, les démonstrations, le personnel et le catering doivent être confirmés avant la dernière semaine.
Comment organiser les visites guidées d’un centre de rééducation ?: Définissez des créneaux de 20 à 30 minutes et réservez les places à l’avance. Préparez un parcours balisé, vérifiez l’accessibilité de chaque zone et désignez une personne responsable par groupe.
Quand installer la signalétique et le matériel ?: Installez le balisage, les panneaux, l’accueil, les tables et les chaises la veille ou au moins 2 heures avant l’ouverture. Faites le test technique après l’installation, car la position des équipements peut modifier les câbles et les branchements.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.