Boodschappenlijst voor een open dag in een revalidatiecentrum

Voor een open dag in een revalidatiecentrum heb je meer nodig dan koffie en programmabladen. Bezoekers bewegen tussen ontvangst, rondleidingen en demonstraties, terwijl medewerkers informatie geven en ruimtes toegankelijk houden. Deze boodschappenlijst helpt je de catering, het servies, de ontvangstbalie en de techniek op tijd compleet te maken. Plan per bezoeker een stoel waar dat nodig is en controleer uiterlijk één week vooraf of alle apparatuur, verlengkabels en oplaadstations beschikbaar zijn.

De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.

Tips

Bereken voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per bezoeker en zet daarnaast water in kannen klaar. Controleer 2 dagen vooraf de houdbaarheid van koffie, thee en gekoelde catering.
Zet bij de ontvangstbalie naambadges, programma’s en parkeerinformatie klaar. Neem ongeveer 10% extra badges en geprinte programma’s mee voor onverwachte bezoekers.
Leg per demonstratie een laptop, beamer en projectiescherm klaar als er beeld wordt gebruikt. Test de techniek uiterlijk de dag ervoor en neem minimaal één verlengkabel en stekkerdoos per opstelling mee.
Gebruik afzetpalen en informatieborden om de rondleidingsroute zichtbaar te maken zonder doorgangen te blokkeren. Controleer de route op toegankelijkheid en houd vluchtroutes volledig vrij voordat bezoekers binnenkomen.
Haal verse catering zo laat mogelijk op en bewaar gekoelde producten in koelboxen met koelelementen. Leg serveerschalen, serveertangen en serveerbladen per buffetpunt klaar, zodat medewerkers niet tijdens de open dag hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel drinken heb ik nodig voor een open dag in een revalidatiecentrum?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief koffie, thee en water. Voor een programma van 3 uur plan je ongeveer 4 tot 6 drankjes per bezoeker, met extra marge voor medewerkers.
Wanneer moet ik de catering voor een open dag bestellen?: Bestel houdbare catering en dranken uiterlijk 7 dagen vooraf. Regel verse catering minimaal 2 tot 3 dagen vooraf en haal die op de dag zelf zo kort mogelijk voor de start op.
Hoeveel servies heb ik nodig voor bezoekers?: Plan per verwachte bezoeker minimaal één bord, één bestekset, één glas en één koffiekopje. Neem voor servies 10% extra mee; bij 100 bezoekers zijn dat bijvoorbeeld 110 stuks per soort.
Wanneer test ik de techniek voor rondleidingen en demonstraties?: Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en draadloze microfoons uiterlijk 1 dag voor de open dag. Controleer op de ochtend zelf nog één keer de aansluitingen, stroomvoorziening en opgeladen apparatuur.