Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en un centro de rehabilitación
Empieza por fijar la fecha, el programa y el recorrido de la visita antes de enviar las invitaciones. Después asigna responsables para las demostraciones, abre las inscripciones y recoge las necesidades dietéticas y de aparcamiento. En los días previos, comprueba la accesibilidad, la técnica y la distribución de los espacios. El montaje final debe dejar claras la recepción, la ruta guiada y las zonas de demostración, sin bloquear las salidas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Elaborar la visita guiada
2 personas
- 3
Seleccionar demostraciones
2 personas
- 4
Asignar personal a las actividades
2 personas
- 5
Redactar invitaciones
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Enviar la información de aparcamiento
- 10
Imprimir el programa
2 personas
- 11
Preparar acreditaciones
2 personas
- 12
Reservar visitas guiadas
- 13
Pedir el catering
- 14
Comprobar bebidas y caducidades
2 personas
- 15
Probar la técnica
2 personas
- 16
Comprobar la accesibilidad
2 personas
- 17
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
- 18
Distribuir definitivamente los espacios
2 personas
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Recoger el catering fresco
2 personas
- 21
Limpiar espacios
3 personas
- 22
Montar mesas y sillas
4 personas
- 23
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 24
Marcar la ruta de la visita guiada
2 personas
- 25
Colocar los paneles informativos
2 personas
- 26
Colgar la decoración
2 personas
- 27
Preparar el material de demostración
4 personas
- 28
Montar el sistema de sonido
2 personas
- 29
Probar la presentación y el video
2 personas
- 30
Preparar café y té
2 personas
- 31
Preparar el buffet
3 personas
- 32
Enfriar las bebidas
2 personas
Evento
- 33
Atender el mostrador de visitantes
2 personas
- 34
Registrar a los visitantes
2 personas
- 35
Repartir el programa
2 personas
- 36
Dirigir a los visitantes a las actividades
2 personas
- 37
Dar el discurso de apertura
2 personas
- 38
Guiar visitas
4 personas
- 39
Demostrar fisioterapia
3 personas
- 40
Demostrar terapia ocupacional
3 personas
- 41
Demostrar logopedia
2 personas
- 42
Explicar el equipo de rehabilitación
3 personas
- 43
Responder preguntas de los visitantes
4 personas
- 44
Servir café y té
2 personas
- 45
Servir aperitivos
3 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
- 48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 49
Comprobar los baños
- 50
Recoger objetos perdidos
- 51
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 52
Recoger el catering
3 personas
- 53
Lavar la vajilla
3 personas
- 54
Apagar el equipo
2 personas
- 55
Guardar el material de demostración
4 personas
- 56
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 57
Retirar la decoración
2 personas
- 58
Clasificar y retirar residuos
2 personas
- 59
Limpiar a fondo los espacios
3 personas
- 60
Limpiar los baños
2 personas
- 61
Devolver el material prestado
2 personas
- 62
Guardar el catering no utilizado
2 personas
- 63
Archivar la lista de registro
- 64
Enviar mensaje de agradecimiento
- 65
Archivar el material fotográfico y de vídeo
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 120
- Taburetes de barcant. 6
- Mostrador de recepción
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharillas de cafécant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarrascant. 8
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Estaciones de cargacant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Bandejas de serviciocant. 8
- Acumuladores de fríocant. 16
Decoración
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Paneles de flechascant. 12
- Paneles de presentacióncant. 8
- Marcos de fotoscant. 12
- Guirnaldas de luces con bateríacant. 6
Catering
- Compras
Registro
- Tarjetas de nombrecant. 150
- Portabadgescant. 150
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 8
- Formularios de visitantescant. 150
- Programascant. 150
- Folletos informativoscant. 300
- Cajas para bolígrafoscant. 6
Señalización
- Pegatinas de flechascant. 40
- Cinta de marcaje para sueloscant. 8
- Pizarrascant. 8
- Rotuladorescant. 24
- Rollos de cinta adhesivacant. 12
- Rollos de cuerdacant. 4
Material deportivo
- Bandas de terapiacant. 12
- Pelotas de gimnasiocant. 6
- Cojines de equilibriocant. 6
- Rodillos de espumacant. 8
- Mancuernascant. 12
- Conoscant. 20
- Colchonetas de prácticacant. 12
- Andadorcant. 2
- Muletas de codocant. 4
- Sillas de ruedascant. 4
- Tabla de transferenciacant. 2
- Escalón de práctica
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Papeleracant. 12
Seguridad
- Señales de advertenciacant. 6
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
- Linternascant. 4
Consejos
- Cierra el programa al menos 3 semanas antes y calcula la duración de cada visita guiada. Deja entre 10 y 15 minutos de margen para entradas, preguntas y desplazamientos entre espacios.
- No envíes solo una invitación general: incluye el horario, el punto de recepción, la información de aparcamiento y la fecha límite de inscripción. Pide las preferencias dietéticas como mínimo 7 días antes para que el catering pueda ajustarse.
- Asigna una persona responsable de cada demostración y otra para la recepción. Prepara las acreditaciones y el programa impreso el día anterior; así no tendrás que atender la bienvenida mientras buscas materiales o confirmas reservas.
- Haz una prueba completa de portátil, proyector, pantalla, altavoces y micrófonos entre 24 y 48 horas antes. Comprueba también los cables, las regletas y las estaciones de carga, porque suelen faltar cuando el equipo se mueve a otra sala.
- Revisa la accesibilidad y las rutas de evacuación antes de colocar mesas, sillas, postes separadores y paneles informativos. Monta la recepción y marca el recorrido antes de que llegue el catering fresco, para no tener que desmontar zonas durante la llegada del público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Fija la fecha y el programa durante la primera semana, envía las invitaciones al menos 3 semanas antes y cierra las inscripciones y preferencias dietéticas 7 días antes.
- ¿Cuánto debe durar una visita guiada en un centro de rehabilitación?
- Calcula entre 30 y 45 minutos por visita, según el número de espacios y demostraciones. Añade 10 o 15 minutos entre grupos para evitar cruces en los pasillos y permitir preguntas sin retrasar el siguiente recorrido.
- ¿Cuándo hay que probar la técnica para el evento?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela el mismo día, al menos 2 horas antes de abrir. Comprueba sonido, imagen, alimentación eléctrica y baterías de los micrófonos.
- ¿Cuándo se debe pedir el catering para una jornada de puertas abiertas?
- Confirma el pedido entre 7 y 10 días antes, cuando ya tengas una previsión real de asistentes y sus preferencias dietéticas. Recoge el catering fresco el mismo día y conserva bebidas y alimentos que lo necesiten en neveras portátiles con acumuladores de frío.
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