Checklist voor een open dag in een revalidatiecentrum
Een open dag in een revalidatiecentrum vraagt om meer dan een programma en een ontvangstbalie. Bezoekers moeten zonder zoeken hun rondleiding, demonstratie en parkeerplek kunnen vinden. Plan daarom eerst het programma en de medewerkers, verwerk daarna aanmeldingen en dieetwensen en controleer in de laatste week techniek, toegankelijkheid en vluchtroutes. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke route, een bemande ontvangst en ruimtes die op tijd klaarstaan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Rondleiding samenstellen
2 personen
Demonstraties selecteren
2 personen
Medewerkers voor activiteiten indelen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Programma afdrukken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Rondleidingen reserveren
Catering bestellen
Dranken en houdbaarheid controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Ruimtes definitief indelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Verse catering ophalen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Rondleidingsroute markeren
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Demonstratiemateriaal klaarzetten
4 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Presentatie en video testen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Event
Bezoekersbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers naar activiteiten verwijzen
2 personen
Openingswoord verzorgen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Fysiotherapie demonstreren
3 personen
Ergotherapie demonstreren
3 personen
Logopedie demonstreren
2 personen
Revalidatieapparatuur toelichten
3 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Demonstratiemateriaal opbergen
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Ruimtes grondig schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Ongebruikte catering opslaan
2 personen
Registratielijst archiveren
Bedankbericht versturen
Foto- en videomateriaal archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 6
- Ontvangstbalie
- Kledingrekkenaantal 2
- Afzetpalenaantal 12
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Koffielepelsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Kannenaantal 8
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Draagbare speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
- Oplaadstationsaantal 2
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Serveerbladenaantal 8
- Koelelementenaantal 16
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenpompaantal 2
- Tafelkledenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Pijlenbordenaantal 12
- Presentatiebordenaantal 8
- Fotolijstenaantal 12
- Batterijlichtslingersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Registratie
- Naamkaartjesaantal 150
- Badgehoudersaantal 150
- Balpennenaantal 30
- Klembordenaantal 8
- Bezoekersformulierenaantal 150
- Programmaboekjesaantal 150
- Informatiefoldersaantal 300
- Pennendozenaantal 6
Bewegwijzering
- Pijlenstickersaantal 40
- Vloermarkeringstapeaantal 8
- Krijtbordenaantal 8
- Stiftenaantal 24
- Plakbandrollenaantal 12
- Touwrollenaantal 4
Sportmateriaal
- Therabandenaantal 12
- Gymballenaantal 6
- Balanskussensaantal 6
- Foamrollersaantal 8
- Handgewichtenaantal 12
- Pionnenaantal 20
- Oefenmattenaantal 12
- Looprekaantal 2
- Elleboogkrukkenaantal 4
- Rolstoelenaantal 4
- Transferplankaantal 2
- Oefentrap
Schoonmaak
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 12
Veiligheid
- Waarschuwingsbordenaantal 6
- Antislipmattenaantal 8
- Zaklampenaantal 4
Tips
- Leg het programma met rondleidingen en demonstraties minimaal 3 weken vooraf vast. Reserveer rondleidingen op tijd, zodat je het aantal groepen en begeleiders kunt afstemmen.
- Verstuur parkeerinformatie samen met de uitnodiging of uiterlijk 1 week voor de open dag. Vermeld ook waar bezoekers zich melden en hoe zij de rondleidingsroute herkennen.
- Controleer 2 tot 3 dagen vooraf alle techniek: laptop, beamer, projectiescherm, speakers, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen. Laad oplaadstations op en test het geluid in de ruimtes waar demonstraties plaatsvinden.
- Maak toegankelijkheid onderdeel van de laatste ruimteronde. Controleer doorgangen, zitplaatsen, bewegwijzering en vluchtroutes voordat tafels, stoelen en informatieborden definitief worden geplaatst.
- Plan verse catering en boodschappen op de ochtend van de open dag. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, kannen, glazen en servies klaar voordat de eerste bezoekers bij de ontvangstbalie aankomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een open dag in een revalidatiecentrum organiseren?
- Leg datum, programma, rondleidingen en demonstraties bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de open dag, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog kunt verwerken.
- Wanneer verstuur ik parkeerinformatie voor een open dag?
- Stuur de parkeerinformatie tegelijk met de uitnodiging en herhaal die uiterlijk 1 week vooraf. Zo kunnen bezoekers hun route plannen en voorkom je vragen bij de ontvangstbalie.
- Wanneer test ik de techniek voor een open dag?
- Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en microfoons 2 tot 3 dagen vooraf in de echte ruimtes. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van stroom, batterijen en aansluitingen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om het revalidatiecentrum klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 3 uur op de dag zelf voor schoonmaken, tafels en stoelen klaarzetten, de ontvangstbalie opbouwen, de route markeren en informatieborden plaatsen. Plan daarna nog 30 minuten voor een gezamenlijke veiligheids- en toegankelijkheidscontrole.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!