Tag der offenen Tür im Rehabilitationszentrum planen
Ein Tag der offenen Tür im Rehabilitationszentrum braucht einen klaren Ablauf, damit Besucher Orientierung finden und der Betrieb sicher weiterläuft. Lege zuerst Datum, Programm und Führungsroute fest, bevor du Einladungen verschickst oder Catering bestellst. Plane Vorführungen, Rundgänge und Gespräche so, dass sich Gruppen nicht in Fluren oder Eingangsbereichen stauen. Besonders häufig werden Anmeldungen, Ernährungswünsche, Technik und barrierefreie Wege zu spät geprüft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Rundgang zusammenstellen
2 Personen
- 3
Vorführungen auswählen
2 Personen
- 4
Mitarbeiter für Aktivitäten einteilen
2 Personen
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Parkinformationen versenden
- 10
Programm drucken
2 Personen
- 11
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 12
Führungen reservieren
- 13
Catering bestellen
- 14
Getränke und Haltbarkeit kontrollieren
2 Personen
- 15
Technik testen
2 Personen
- 16
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
- 17
Fluchtwege freihalten
2 Personen
- 18
Räume endgültig einteilen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Frisches Catering abholen
2 Personen
- 21
Räume reinigen
3 Personen
- 22
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 23
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
- 24
Führungsroute markieren
2 Personen
- 25
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
- 26
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 27
Demonstrationsmaterial bereitstellen
4 Personen
- 28
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
- 29
Präsentation und Video testen
2 Personen
- 30
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 31
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 32
Getränke kalt stellen
2 Personen
Event
- 33
Besucherempfang besetzen
2 Personen
- 34
Besucher registrieren
2 Personen
- 35
Programm verteilen
2 Personen
- 36
Besucher zu Aktivitäten lotsen
2 Personen
- 37
Eröffnungsrede halten
2 Personen
- 38
Führungen begleiten
4 Personen
- 39
Physiotherapie demonstrieren
3 Personen
- 40
Ergotherapie vorführen
3 Personen
- 41
Logopädie demonstrieren
2 Personen
- 42
Rehabilitationsgeräte erläutern
3 Personen
- 43
Besucherfragen beantworten
4 Personen
- 44
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
- 48
Mülleimer leeren
2 Personen
- 49
Toiletten kontrollieren
- 50
Fundsachen sammeln
- 51
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 52
Catering aufräumen
3 Personen
- 53
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 54
Geräte ausschalten
2 Personen
- 55
Demonstrationsmaterial verstauen
4 Personen
- 56
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 57
Dekoration entfernen
2 Personen
- 58
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 59
Räume gründlich reinigen
3 Personen
- 60
Toiletten reinigen
2 Personen
- 61
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 62
Unbenutztes Catering einlagern
2 Personen
- 63
Registrierungsliste archivieren
- 64
Dankesnachricht versenden
- 65
Foto- und Videomaterial archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 120
- BarhockerAnz. 6
- Empfangstresen
- KleiderständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 12
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- KaffeelöffelAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- KannenAnz. 8
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadestationenAnz. 2
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 8
- KühlelementeAnz. 16
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- TischdeckenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- PfeiltafelnAnz. 12
- PräsentationstafelnAnz. 8
- BilderrahmenAnz. 12
- Batterie-LichterkettenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Registrierung
- NamensschilderAnz. 150
- BadgehalterAnz. 150
- KugelschreiberAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 8
- BesucherformulareAnz. 150
- ProgrammhefteAnz. 150
- InformationsbroschürenAnz. 300
- StiftkästenAnz. 6
Beschilderung
- PfeilaufkleberAnz. 40
- BodenmarkierungsbandAnz. 8
- KreidetafelnAnz. 8
- StifteAnz. 24
- KlebebandrollenAnz. 12
- SeilrollenAnz. 4
Sportmaterial
- TherabänderAnz. 12
- GymnastikbälleAnz. 6
- BalancekissenAnz. 6
- SchaumstoffrollenAnz. 8
- HandgewichteAnz. 12
- KegelAnz. 20
- ÜbungsmattenAnz. 12
- GehgestellAnz. 2
- EllbogenstützenAnz. 4
- RollstühleAnz. 4
- TransferbrettAnz. 2
- Übungssprung
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 12
Sicherheit
- WarnschilderAnz. 6
- Rutschfeste MattenAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 4
Tipps
- Lege Programm und Rundgang spätestens 6 Wochen vorher fest. Plane feste Zeitfenster für Führungen und Vorführungen ein und reserviere pro Gruppe eine verantwortliche Person.
- Verschicke Einladungen 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bitte um Anmeldung und erfasse dabei Ernährungswünsche, benötigte Unterstützung sowie die geplante Führung.
- Prüfe die Besucherführung mindestens 2 Wochen vorher vor Ort. Markiere die Route, stelle Informationsschilder auf und halte Fluchtwege sowie barrierefreie Durchgänge frei.
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone 3 bis 5 Tage vorher gemeinsam am vorgesehenen Platz. Lade außerdem alle Geräte und lege Verlängerungskabel dort bereit, wo sie tatsächlich gebraucht werden.
- Bestelle Catering und Getränke nach der Anmeldefrist und rechne mit einer Reserve von etwa 10 Prozent. Kontrolliere am Vortag Haltbarkeit, Kühlung und die benötigten Tassen, Gläser, Teller sowie Servierutensilien.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Rehabilitationszentrum planen?
- Beginne etwa 8 bis 10 Wochen vorher mit Datum, Programm und Rundgang. Sechs Wochen vor dem Termin sollten Einladungen verschickt und Mitarbeitende für Aktivitäten eingeteilt sein.
- Wie viele Besucher kann eine Führung im Rehabilitationszentrum aufnehmen?
- Plane je nach Raumgröße meist 10 bis 15 Personen pro Gruppe. Bei mehreren Führungen sollten die Startzeiten mindestens 15 Minuten auseinanderliegen, damit sich die Gruppen nicht an Engstellen begegnen.
- Wann muss man Catering und Getränke bestellen?
- Bestelle das Catering nach Ablauf der Anmeldung, in der Regel 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Frische Speisen holst du am Veranstaltungstag möglichst 1 bis 2 Stunden vor Beginn ab; Getränke und Haltbarkeit prüfst du am Vortag.
- Was muss man bei der Barrierefreiheit am Tag der offenen Tür beachten?
- Kontrolliere die gesamte Besucherroute spätestens 2 Wochen vorher und erneut am Veranstaltungstag. Plane für Rollstuhl- und Gehhilfennutzer ausreichend breite Wege, gut erreichbare Sitzplätze und mindestens eine barrierefreie Führung ein.
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