Zo organiseer je een open bedrijfsdag

Begin met het doel, de datum en een programma dat bezoekers in een logische volgorde door het bedrijf leidt. Leg daarna ruimtes, parkeerplaatsen, aanmeldingen en rondleidingen vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel dieetwensen en presentaties tijdig en wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan. In de laatste week draait alles om bevestigen, klaarzetten en testen: van de registratiebalie en bewegwijzering tot koffiepunt, buffet en beamers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Ruimtes en bezoekersroute bepalen
2 personen
3
Parkeerplaatsen reserveren
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma naar deelnemers sturen
10
Sprekers en rondleiders bevestigen
2 personen
11
Presentaties verzamelen
2 personen
12
Rondleidingen plannen
2 personen
13
Demoruimtes inrichten
3 personen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Bezoekerslijst afdrukken
16
Leveringen bevestigen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Koelproducten opslaan
2 personen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Locatie volledig schoonmaken
3 personen
21
Entree en bewegwijzering controleren
2 personen
22
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
23
Registratiebalie opbouwen
2 personen
24
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
25
Koffiepunt installeren
2 personen
26
Decoratie ophangen
3 personen
27
Verlichting controleren
2 personen
28
Presentaties en schermen testen
2 personen
29
Rondleidingsroute vrijmaken
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
3 personen
31
Buffet en dieetopties labelen
2 personen
32
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
33
Briefing rondleiders geven
4 personen

Event

34
Registratiebalie bemannen
2 personen
35
Bezoekers verwelkomen
3 personen
36
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
37
Programma toelichten
38
Presentatie verzorgen
2 personen
39
Rondleidingen begeleiden
4 personen
40
Demonstraties begeleiden
4 personen
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Buffet aanvullen
3 personen
45
Afval en lege glazen ophalen
2 personen
46
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
47
Contactgegevens verzamelen
2 personen
48
Avondprogramma begeleiden
2 personen
49
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

50
Catering afbouwen
3 personen
51
Materialen naar opslag brengen
4 personen
52
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Ruimtes schoonmaken
4 personen
55
Toiletten schoonmaken
2 personen
56
Apparatuur controleren
2 personen
57
Geleende materialen retourneren
2 personen
58
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
59
Bedankbericht versturen
60
Bezoekersgegevens opvolgen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Bistrotafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Krukkenaantal 20
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplankenaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Koelelementenaantal 20

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Beamersaantal 2
Projectieschermenaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
Verdeelstekkersaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Welkomstbordenaantal 3
Pijlbordenaantal 12
Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 10
Bedrijfsvlaggenaantal 4
Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Pennenaantal 30

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledspotsaantal 8

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Maak eerst een bezoekersroute met entree, registratie, demoruimtes, presentatieruimte en uitgang. Controleer of bezoekers nergens tegen medewerkers, leveringen of openstaande opslag aanlopen.
Open het aanmeldformulier zodra datum en programma vaststaan. Vraag direct om dieetwensen en stuur het definitieve programma naar deelnemers zodra sprekers en rondleidingen zijn bevestigd.
Plan rondleidingen in vaste tijdsblokken en houd de groepen klein genoeg voor verstaanbaarheid. Reserveer extra tijd tussen twee rondleidingen voor teruglopen, vragen en vertraging.
Test presentaties, beamers, projectieschermen, HDMI-kabels en verlengkabels vóór de bezoekers binnenkomen. Leg presentaties bovendien op minstens één laptop klaar, zodat een spreker niet afhankelijk is van een eigen apparaat.
Werk de laatste dag met een opbouwvolgorde: eerst schoonmaken en meubels plaatsen, daarna registratie en bewegwijzering, vervolgens koffiepunt en buffet. Zet koelproducten pas na ontvangst gekoeld weg en plaats dranken tijdig koud.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een open bedrijfsdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en bezoekersroute. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en de aanmeldmogelijkheid klaar zijn, meestal 6 tot 8 weken voor de open dag.
Hoeveel tijd heb je nodig om een open bedrijfsdag op te bouwen?: Plan minimaal 3 tot 4 uur voor schoonmaak, tafels en stoelen, registratiebalie, bewegwijzering, koffiepunt en buffet. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor een technische test en een volledige controle van de bezoekersroute.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een open bedrijfsdag?: Vraag dieetwensen op het aanmeldformulier en sluit de inventarisatie 7 tot 10 dagen voor de open dag. Bevestig het definitieve aantal daarna met de catering en houd bij het buffet duidelijk bij welke opties geschikt zijn.
Hoeveel parkeerplaatsen moet je reserveren voor een open bedrijfsdag?: Baseer het aantal op de verwachte aanmeldingen en vraag bij registratie of bezoekers met de auto komen. Reserveer uiterlijk 2 weken vooraf de benodigde plaatsen en voeg de parkeerinformatie toe aan het programma voor deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.