Cómo organizar una jornada de puertas abiertas de empresa
Una jornada de puertas abiertas funciona cuando el visitante sabe adónde ir, qué va a ver y cuánto durará cada parte. Empieza por fijar el programa y la ruta, y después coordina inscripciones, ponentes, demostraciones y catering. Reserva tiempo para preparar las salas, comprobar la entrada y probar los equipos audiovisuales. Este orden evita que las entregas, las preferencias dietéticas o la señalización se resuelvan a última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Definir los espacios y la ruta de los visitantes
2 personas
- 3
Reservar plazas de aparcamiento
- 4
Redactar invitaciones
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Enviar el programa a los participantes
- 10
Confirmar ponentes y guías
2 personas
- 11
Recopilar las presentaciones
2 personas
- 12
Planificar las visitas guiadas
2 personas
- 13
Preparar las salas de demostración
3 personas
- 14
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 15
Imprimir la lista de visitantes
- 16
Confirmar entregas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Guardar los productos refrigerados
2 personas
- 19
Enfriar las bebidas
2 personas
- 20
Limpiar completamente el lugar
3 personas
- 21
Comprobar la entrada y la señalización
2 personas
- 22
Montar mesas y sillas
4 personas
- 23
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 24
Montar el bufé de catering
3 personas
- 25
Instalar el punto de café
2 personas
- 26
Colgar la decoración
3 personas
- 27
Comprobar la iluminación
2 personas
- 28
Probar las presentaciones y las pantallas
2 personas
- 29
Despejar la ruta de la visita guiada
2 personas
- 30
Preparar aperitivos
3 personas
- 31
Etiquetar el buffet y las opciones dietéticas
2 personas
- 32
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
- 33
Dar la briefing a los guías
4 personas
Evento
- 34
Atender la mesa de registro
2 personas
- 35
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 36
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 37
Presentar el programa
- 38
Realizar la presentación
2 personas
- 39
Guiar visitas
4 personas
- 40
Coordinar demostraciones
4 personas
- 41
Servir café y té
2 personas
- 42
Servir aperitivos
3 personas
- 43
Rellenar las bebidas
2 personas
- 44
Reponer el bufé
3 personas
- 45
Recoger la basura y los vasos vacíos
2 personas
- 46
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
- 47
Recopilar los datos de contacto
2 personas
- 48
Coordinar el programa de la noche
2 personas
- 49
Despedir a los últimos visitantes
3 personas
Seguimiento
- 50
Desmontar el catering
3 personas
- 51
Llevar los materiales al almacén
4 personas
- 52
Recoger y separar la basura
3 personas
- 53
Lavar la vajilla
3 personas
- 54
Limpiar espacios
4 personas
- 55
Limpiar los baños
2 personas
- 56
Comprobar el equipo
2 personas
- 57
Devolver el material prestado
2 personas
- 58
Guardar el stock restante
2 personas
- 59
Enviar mensaje de agradecimiento
- 60
Hacer seguimiento de los datos de los visitantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesa de recepcióncant. 2
- Mesas de buffetcant. 6
- Mesas bistrocant. 12
- Sillascant. 100
- Taburetescant. 20
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 150
- Copas de vinocant. 100
- Platoscant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Tablas para servircant. 12
- Cuencoscant. 20
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzas de servircant. 12
- Cucharonescant. 8
- Acumuladores de fríocant. 20
Equipo
- Portátilescant. 2
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Cables HDMIcant. 4
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavoces portátilescant. 2
- Baterías externascant. 4
Decoración
- Carteles de bienvenidacant. 3
- Carteles direccionalescant. 12
- Manteles runnerscant. 12
- Arreglos floralescant. 10
- Banderas de la empresacant. 4
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Portabadgescant. 120
- Bolígrafoscant. 30
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Focos LEDcant. 8
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Escoba y recogedorcant. 3
- Paños de microfibracant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Define el recorrido antes de enviar las invitaciones. Calcula la duración de cada visita guiada y deja al menos 10 minutos entre grupos para evitar cruces y retrasos.
- Abre el formulario de inscripción con suficiente antelación para recoger nombres, asistencia y preferencias dietéticas. Cierra las respuestas entre 3 y 5 días antes para poder ajustar comida, sillas y tarjetas identificativas.
- Confirma a ponentes y guías al menos una semana antes, y recopila sus presentaciones con 3 días de margen. Prueba portátiles, proyectores, pantallas, cables HDMI y regletas en la sala donde se usarán.
- Prepara la entrada como un punto de control, no solo como una mesa. Coloca la lista de visitantes, las tarjetas de nombre, la señalización y la información del programa antes de que llegue el primer grupo.
- Haz la compra y confirma las entregas 1 o 2 días antes. Guarda los productos refrigerados en cuanto lleguen, enfría las bebidas con antelación y monta el café y el bufé después de limpiar completamente el lugar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si habrá invitaciones, inscripciones, visitas guiadas y varios ponentes. Deja la última semana para confirmar participantes, entregas, presentaciones y necesidades técnicas.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones?
- Cierra el formulario entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes imprimir la lista de visitantes, preparar las tarjetas de nombre y calcular sillas, vasos, platos y comida sin trabajar con estimaciones antiguas.
- ¿Cuánto debe durar una visita guiada?
- Planifica normalmente entre 20 y 30 minutos por recorrido, según el número de salas de demostración. Añade unos 10 minutos entre grupos para que el guía termine, el siguiente grupo se reúna y nadie bloquee la ruta.
- ¿Cuándo se prepara el catering de la jornada?
- Confirma las entregas y haz la compra 1 o 2 días antes. El día del evento, guarda primero los productos refrigerados, enfría las bebidas y monta el bufé y el punto de café después de completar la limpieza y la señalización.
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