Tag der offenen Tür organisieren: So gehst du vor

Bei einem Tag der offenen Tür entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern vor allem die Besucherführung. Lege zuerst Datum, Räume und Route fest, bevor du Einladungen verschickst oder Führungen planst. Danach koordinierst du Anmeldungen, Sprecher, Präsentationen, Technik und Verpflegung. Die letzten 24 Stunden gehören dem Aufbau, der Beschilderung und einer vollständigen Kontrolle vor dem Einlass.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Räume und Besucherroute festlegen
2 Personen
3
Parkplätze reservieren
4
Einladungen erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
6
Anmeldeformular öffnen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Programm an Teilnehmer senden
10
Sprecher und Führer bestätigen
2 Personen
11
Präsentationen sammeln
2 Personen
12
Führungen planen
2 Personen
13
Demoräume einrichten
3 Personen
14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
15
Besucherliste ausdrucken
16
Lieferungen bestätigen
17
Einkaufen gehen
2 Personen
18
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
19
Getränke kalt stellen
2 Personen
20
Veranstaltungsort vollständig reinigen
3 Personen
21
Eingang und Beschilderung prüfen
2 Personen
22
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
23
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
24
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
25
Kaffeestation einrichten
2 Personen
26
Dekoration aufhängen
3 Personen
27
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
28
Präsentationen und Bildschirme testen
2 Personen
29
Führungsroute freimachen
2 Personen
30
Snacks vorbereiten
3 Personen
31
Buffet und Diätoptionen beschriften
2 Personen
32
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
33
Briefing für Rundgangsleiter geben
4 Personen

Event

34
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
35
Besucher begrüßen
3 Personen
36
Namensschilder verteilen
2 Personen
37
Programm vorstellen
38
Präsentation übernehmen
2 Personen
39
Führungen begleiten
4 Personen
40
Vorführungen betreuen
4 Personen
41
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
42
Snacks servieren
3 Personen
43
Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Buffet auffüllen
3 Personen
45
Abfall und leere Gläser einsammeln
2 Personen
46
Besucherfragen beantworten
2 Personen
47
Kontaktdaten sammeln
2 Personen
48
Abendprogramm betreuen
2 Personen
49
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

50
Catering abbauen
3 Personen
51
Materialien ins Lager bringen
4 Personen
52
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
53
Geschirr abwaschen
3 Personen
54
Räume reinigen
4 Personen
55
Toiletten reinigen
2 Personen
56
Ausrüstung prüfen
2 Personen
57
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
58
Restbestand einlagern
2 Personen
59
Dankesnachricht versenden
60
Besucherdaten nachverfolgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstischAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
BistrotischeAnz. 12
StühleAnz. 100
HockerAnz. 20
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 150
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierbretterAnz. 12
SchälchenAnz. 20

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
KühlelementeAnz. 20

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
SteckdosenleistenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
FunkmikrofoneAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Dekoration

WillkommensschilderAnz. 3
WegweiserAnz. 12
TischläuferAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 10
FirmenflaggenAnz. 4
NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
StifteAnz. 30

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-SpotsAnz. 8

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Besucherroute vor der Einladung: Markiere Eingang, Registrierung, Demoräume, Toiletten und Ausgang. So kannst du Parkplätze, Beschilderung und die Zahl der Empfangsplätze passend vorbereiten.
Öffne das Anmeldeformular spätestens drei bis vier Wochen vorher. Erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und sende das endgültige Programm mindestens drei Tage vor der Veranstaltung.
Bestätige Sprecher und Führungen mindestens eine Woche vorher. Sammle Präsentationen frühzeitig und teste Laptops, Beamer, Projektionsleinwände, HDMI-Kabel sowie Verlängerungen am Vortag.
Rechne den Empfangsbereich für die erste Besucherwelle großzügig: Pro 50 angemeldete Personen sollten mindestens zwei Personen am Registrierungstresen stehen. Drucke die Besucherliste zusätzlich aus, falls die Technik ausfällt.
Stelle Getränke, Kühlprodukte und Catering nicht erst beim Einlass bereit. Getränke sollten vor Beginn kalt stehen, die Kaffeestation vollständig eingerichtet sein und Buffet, Geschirr, Besteck und Abfallbehälter mindestens 30 Minuten vorher geprüft werden.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Tag der offenen Tür planen?: Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm, Räumen und Besucherroute. Einladungen sollten etwa drei bis vier Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Führungen planbar bleiben.
Wann sollte man die Einladungen für einen Tag der offenen Tür verschicken?: Verschicke sie idealerweise drei bis vier Wochen vor der Veranstaltung. Schließe die Anmeldung etwa drei bis fünf Tage vorher, damit du Besucherliste, Namensschilder, Ernährungswünsche und Cateringmengen anpassen kannst.
Wie viele Führungen braucht man bei einem Tag der offenen Tür?: Plane die Gruppengröße nach Raum und Führungsdauer, nicht nur nach der Gesamtzahl der Gäste. Als praktische Orientierung eignen sich feste Startzeiten im Abstand von 30 bis 60 Minuten; bestätige jede Führung spätestens eine Woche vorher.
Wann sollte der Aufbau für einen Tag der offenen Tür beginnen?: Der vollständige Aufbau sollte am Veranstaltungstag mindestens zwei bis drei Stunden vor dem Einlass beginnen. Technik, Registrierung, Beschilderung und Kaffeestation prüfst du möglichst schon am Vortag, damit am Morgen nur noch Kühlprodukte und frische Verpflegung fehlen.

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