Organiser une journée portes ouvertes sans rien laisser au hasard

Une journée portes ouvertes se prépare d’abord comme un parcours visiteur, pas comme une simple réception. Commencez par fixer la date, le programme et les espaces, puis coordonnez les inscriptions, les visites guidées et les démonstrations. Les détails qui posent le plus souvent problème sont l’accueil, le stationnement, les besoins alimentaires et le matériel audiovisuel. Prévoyez aussi un responsable par zone afin que les visiteurs sachent où aller dès leur arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir les espaces et le parcours des visiteurs
2 personnes
3
Réserver des places de parking
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer le programme aux participants
10
Confirmer les intervenants et les guides
2 personnes
11
Rassembler les présentations
2 personnes
12
Planifier les visites guidées
2 personnes
13
Aménager les espaces de démonstration
3 personnes
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Imprimer la liste des visiteurs
16
Confirmer les livraisons
17
Faire les courses
2 personnes
18
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
20
Nettoyer entièrement le lieu
3 personnes
21
Vérifier l'entrée et la signalisation
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
24
Monter le buffet traiteur
3 personnes
25
Installer le point café
2 personnes
26
Installer la décoration
3 personnes
27
Vérifier l'éclairage
2 personnes
28
Tester les présentations et les écrans
2 personnes
29
Dégager le parcours de visite
2 personnes
30
Préparer les en-cas
3 personnes
31
Étiqueter le buffet et les options diététiques
2 personnes
32
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
33
Briefer les guides
4 personnes

Événement

34
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
35
Accueillir les visiteurs
3 personnes
36
Distribuer les badges
2 personnes
37
Présenter le programme
38
Assurer la présentation
2 personnes
39
Accompagner les visites guidées
4 personnes
40
Encadrer les démonstrations
4 personnes
41
Servir le café et le thé
2 personnes
42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
45
Ramasser les déchets et les verres vides
2 personnes
46
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
47
Recueillir les coordonnées
2 personnes
48
Encadrer le programme du soir
2 personnes
49
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

50
Démonter le catering
3 personnes
51
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
52
Collecter et trier les déchets
3 personnes
53
Faire la vaisselle
3 personnes
54
Nettoyer les espaces
4 personnes
55
Nettoyer les toilettes
2 personnes
56
Vérifier l'équipement
2 personnes
57
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
58
Ranger le stock restant
2 personnes
59
Envoyer un message de remerciement
60
Suivre les coordonnées des visiteurs
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Tables bistrotqté 12
Chaisesqté 100
Tabouretsqté 20
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Planches de serviceqté 12
Petits bolsqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 8
Pains de glaceqté 20

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Câbles HDMIqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Microphones sans filqté 2
Enceintes portablesqté 2
Batteries externesqté 4

Décoration

Panneaux de bienvenueqté 3
Panneaux indicateursqté 12
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 10
Drapeaux d'entrepriseqté 4
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Stylosqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 8

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez le parcours avant d’envoyer les invitations : indiquez l’entrée, le comptoir d’enregistrement, les espaces de démonstration, les sanitaires et la sortie. Un plan simple évite les croisements et les groupes qui attendent.
Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant la date prévue. Demandez le nombre de participants, les besoins alimentaires et, si nécessaire, le créneau souhaité pour une visite guidée.
Confirmez les intervenants et les guides 7 jours avant l’événement, avec les horaires précis et le contenu de chaque présentation. Rassemblez les fichiers sur un même ordinateur et testez chaque vidéoprojecteur avec son câble HDMI.
Préparez l’accueil la veille : badges nominatifs, liste imprimée des visiteurs, signalisation visible depuis l’entrée et places de parking réservées. Gardez une version papier de la liste, même si les inscriptions sont gérées en ligne.
Ne mettez pas les boissons et les produits réfrigérés en place trop tôt. Refroidissez les boissons quelques heures avant l’ouverture, puis installez séparément le buffet, le point café et les déchets pour éviter les files d’attente.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum 4 semaines pour une journée portes ouvertes avec invitations, inscriptions et visites guidées. Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant si plusieurs intervenants, espaces ou livraisons doivent être coordonnés.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez les invitations environ 3 semaines avant l’événement et relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant. Fermez les inscriptions 2 à 3 jours avant afin d’imprimer les badges et la liste des visiteurs.
Comment organiser le parcours des visiteurs ?: Limitez le parcours à 3 ou 4 étapes clairement signalées : accueil, présentation, démonstration et visite guidée. Prévoyez environ 45 à 60 minutes par groupe et désignez un guide pour chaque créneau.
Quel matériel prévoir pour les présentations ?: Prévoyez un ordinateur, un vidéoprojecteur, un écran, un câble HDMI, une multiprise et une rallonge par espace de présentation. Faites un test complet au moins 24 heures avant, puis gardez un câble et une multiprise de secours à l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.