Zo organiseer je een ondernemersvereniging open dag

Begin met een kort programma en een duidelijke indeling van de publieksruimte. Bevestig daarna welke ondernemers meedoen, wijs hun standplaatsen toe en leg vast wie welke informatie aanlevert. Regel promotie en aanmeldingen ruim vóór de open dag, zodat je dieetwensen en bezoekersaantallen op tijd hebt. In de laatste week draait alles om briefing, plattegrond, catering, materialen en een controle op stroom, koeling en bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemende ondernemers bevestigen
2 personen
3
Locatie en publieksruimte indelen
2 personen
4
Standplaatsen aan ondernemers toewijzen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Open dag online publiceren
8
Promotieposters verspreiden
3 personen
9
Socialmediaberichten plaatsen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Bezoekersinformatie bevestigen
13
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
14
Reserveringen voor materialen maken
15
Ondernemersbriefing versturen
16
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
17
Naambadges voorbereiden
2 personen
18
Programmafolders printen
2 personen
19
Aanmeldlijst printen
20
Voorraad controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Catering gekoeld opslaan
2 personen
25
Materialen naar locatie brengen
4 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Tenten opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Ondernemersstands inrichten
8 personen
30
Registratietafel opbouwen
2 personen
31
Bewegwijzering ophangen
3 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Verlichting ophangen
3 personen
34
Koffiepunt inrichten
2 personen
35
Buffet klaarzetten
4 personen
36
Hapjes uitstallen
3 personen
37
Muziek en microfoon testen
2 personen
38
Toiletten controleren
2 personen
39
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
40
Briefing cateringteam geven
3 personen

Event

41
Deuren openen
3 personen
42
Bezoekers ontvangen
4 personen
43
Bezoekers registreren
3 personen
44
Programmafolders uitdelen
2 personen
45
Ondernemersstands bemannen
12 personen
46
Rondleidingen begeleiden
3 personen
47
Presentaties begeleiden
2 personen
48
Koffie en thee serveren
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet aanvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
54
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
55
Fotomomenten begeleiden
56
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

57
Ondernemersstands afbouwen
8 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Catering opruimen
3 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Koelboxen legen
2 personen
62
Versiering verwijderen
3 personen
63
Verlichting uitschakelen
2 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Ruimtes schoonmaken
4 personen
66
Tenten afbreken
4 personen
67
Materialen terugbrengen
4 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
70
Verloren voorwerpen verzamelen
71
Foto- en deelnemersbestanden archiveren
72
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 18
Krukkenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 150
Dessertbordjesaantal 100
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveertraysaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Microfoon
Mobiele speakeraantal 2
Muziekspeler
Kassaladesaantal 2
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 3
Bloemstukkenaantal 8
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 6
Statafelrokkenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Serveertangenaantal 12
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handgelhoudersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, openingstijden en indeling eerst vast. Zonder definitieve standplaatsen kun je geen goede plattegrond, bezoekersinformatie of ondernemersbriefing maken.
Vraag bij aanmeldingen meteen dieetwensen en praktische vragen uit. Sluit de inventarisatie uiterlijk enkele dagen voor de open dag, zodat je cateringbestelling nog aangepast kan worden.
Plan promotie in meerdere rondes: publiceer de open dag online, verspreid posters en plaats socialmediaberichten. Zet de laatste oproep niet pas op de dag zelf, maar enkele dagen vooraf.
Maak naast de plattegrond ook bewegwijzering naar stands, publieksruimte en catering. Print programmafolders, naambadges en de aanmeldlijst vóór de opbouw, zodat je ter plaatse niet hoeft te improviseren.
Controleer vóór vertrek alle techniek en cateringmaterialen. Test microfoon, mobiele speaker, verlengkabels en stekkerdozen, koel dranken tijdig en zorg dat hapjes gekoeld kunnen worden opgeslagen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een ondernemersvereniging open dag?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en deelnemende ondernemers. Gebruik de laatste 2 weken voor promotie, aanmeldingen, catering en de definitieve materiaalcontrole.
Wanneer moet je ondernemers uitnodigen voor een open dag?: Stuur de eerste uitnodiging minimaal 6 weken voor de open dag. Vraag om een bevestiging binnen 1 à 2 weken, zodat je standplaatsen en de plattegrond op tijd kunt vastleggen.
Wanneer bestel je catering voor een ondernemersvereniging open dag?: Plaats de eerste cateringbestelling ongeveer 2 weken vooraf, op basis van de verwachte bezoekers. Werk aantallen en dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 dagen van tevoren bij.
Hoe deel je de stands in tijdens een open dag?: Wijs iedere ondernemer één vaste standplaats toe en houd looproutes vrij tussen de tafels. Maak de plattegrond uiterlijk 1 week vooraf en controleer bij de opbouw of stroom, stoelen en bewegwijzering op hun plek staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.