Cómo organizar una jornada de puertas abiertas de una asociación empresarial

Una jornada de puertas abiertas empresarial necesita más coordinación que decoración. Empieza por fijar la fecha y el programa, confirma a los empresarios participantes y distribuye el recinto antes de enviar las invitaciones. Después, centraliza las inscripciones, las preferencias dietéticas y la información práctica para visitantes. En los últimos días, prepara la señalización, las acreditaciones, el catering y el material técnico siguiendo una lista única de control.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Confirmar los empresarios participantes
2 personas
3
Distribuir el espacio del recinto y la zona del público
2 personas
4
Asignar ubicaciones a los comerciantes
2 personas
5
Redactar invitaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
8
Distribuir carteles promocionales
3 personas
9
Publicar mensajes en redes sociales
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Confirmar la información para visitantes
13
Realizar el pedido de catering
2 personas
14
Hacer reservas de material
15
Enviar la briefing para empresarios
16
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
17
Preparar acreditaciones
2 personas
18
Imprimir folletos del programa
2 personas
19
Imprimir la lista de inscripción
20
Comprobar el inventario
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar aperitivos
4 personas
24
Guardar el catering en frío
2 personas
25
Llevar materiales al lugar
4 personas
26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Montar tiendas
4 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Montar los stands de los empresarios
8 personas
30
Montar la mesa de registro
2 personas
31
Colgar señalización
3 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Colgar la iluminación
3 personas
34
Montar el punto de café
2 personas
35
Preparar el buffet
4 personas
36
Montar aperitivos
3 personas
37
Probar la música y el micrófono
2 personas
38
Comprobar los baños
2 personas
39
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
40
Dar briefing al equipo de catering
3 personas

Evento

41
Abrir las puertas
3 personas
42
Recibir a los visitantes
4 personas
43
Registrar a los visitantes
3 personas
44
Repartir folletos del programa
2 personas
45
Atender los puestos de emprendedores
12 personas
46
Guiar visitas
3 personas
47
Coordinar presentaciones
2 personas
48
Servir café y té
3 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Reponer el bufé
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
54
Recoger la vajilla usada
2 personas
55
Coordinar los momentos fotográficos
56
Informar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

57
Desmontar los puestos de emprendedores
8 personas
58
Recoger mesas y sillas
4 personas
59
Recoger el catering
3 personas
60
Lavar la vajilla
3 personas
61
Vaciar neveras portátiles
2 personas
62
Retirar la decoración
3 personas
63
Apagar la iluminación
2 personas
64
Recoger la basura
3 personas
65
Limpiar espacios
4 personas
66
Desmontar las tiendas
4 personas
67
Devolver los materiales
4 personas
68
Devolver el material prestado
2 personas
69
Guardar el stock restante
2 personas
70
Recoger objetos perdidos
71
Archivar los archivos de fotos y participantes
72
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 8
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 6
Mantelescant. 18
Taburetescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 150
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Micrófono
Altavoz portátilcant. 2
Reproductor de música
Bandejas de cajacant. 2
Baterías externascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 3
Arreglos floralescant. 8
Credencialescant. 120
Portabadgescant. 120
Carteles direccionalescant. 12
Atriles para programascant. 6
Fundas para mesas altascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Pinzas de servircant. 12
Cuencos para mezclarcant. 6
Termoscant. 8
Cubiterascant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Escobacant. 3
Fregonascant. 3
Carros de limpiezacant. 2
Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y el reparto de ubicaciones antes de publicar la jornada. Si cambias los puestos después de enviar las invitaciones, tendrás que actualizar el mapa, la señalización y la información para visitantes.
Envía la invitación con un formulario de inscripción y pide las preferencias dietéticas desde el principio. Fija una fecha límite de respuesta de 7 días antes para poder encargar el catering con datos reales.
Prepara un briefing breve para cada empresario y envíalo al menos 5 días antes. Incluye la hora de llegada, su ubicación, el contacto responsable y qué debe llevar o instalar.
Imprime el mapa, los folletos del programa, las acreditaciones y la lista de inscripción como mínimo 2 días antes. Lleva también copias de reserva: durante la recepción siempre aparecen nombres no previstos o cambios de última hora.
Haz una prueba técnica y logística el día anterior: micrófono, altavoz, reproductor de música, máquinas de café, cables y regletas. Enfría las bebidas, guarda el catering en frío y transporta los materiales al recinto con una persona asignada a la descarga.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas empresarial?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar participantes, programa, espacio y comunicación. Reserva el catering y el material al menos 10 días antes, y cierra las inscripciones 7 días antes.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?: Envía la primera invitación entre 4 y 6 semanas antes y publica recordatorios durante las dos semanas siguientes. Manda la información final a los inscritos 3 días antes, con horario, acceso, mapa y datos de contacto.
¿Cuánto catering calcular por visitante?: Para una jornada de 2 a 3 horas, calcula 2 bebidas por persona y entre 4 y 6 bocados o aperitivos por persona si no hay comida completa. Añade un margen del 10 % para cubrir acompañantes, cambios y consumos superiores a lo previsto.
¿Qué hay que comprobar el día antes de la jornada de puertas abiertas?: Comprueba el inventario, la distribución de mesas y sillas, la señalización, las acreditaciones y todo el equipo eléctrico. Deja listas las bebidas frías, el catering refrigerado y una caja con cables, baterías externas y material de reserva.

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